Cập nhật nội dung chi tiết về 8 Mẹo Hay Xử Lý Cột Trong Microsoft Word mới nhất trên website Ngubao.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trang chủPhần mềm Office
8 mẹo hay xử lý cột trong Microsoft Word
Việc chuyển văn bản và ảnh thành dạng cột giúp bạn đọc tài liệu dễ dàng, phù hợp với nội dung nếu tài liệu chỉ có một trang duy nhất. 8 mẹo sau đây giúp bạn tạo cột một cách nhanh chóng đồng thời xử lý cột một cách hiệu quả hơn.
Để tạo cột, nhấn vào thẻ Page Layout, chọn số cột từ thanh đổ xuống Columns ở vùng Page Setup và bắt đầu nhập liệu. Trong Word 2003, nhấn chọn Columns trên thanh công cụ Standard và bạn có thể chọn số cột lên tới bốn hay chọn Columns từ thực đơn Format.
Để trở lại văn bản một cột mặc định như trước, hãy thực hiện lại các bước trên và chọn một cột. Nếu đã thực hiện các thao tác trên, nhưng văn bản chưa được chia cột, bạn hãy kiểm tra lại chế độ xem của tài liệu. Văn bản chỉ hiển thị dưới dạng cột nếu như bạn xem tài liệu dưới chế độ Print Layout.
Ngoài ra, có thể sử dụng Table tạo số cột tùy ý và một dòng. Sau đó nhập liệu riêng cho từng cột của bảng. Kế tiếp, dùng tính năng Borders And Shading và tại thẻ Border chọn None. Sau khi thao tác xong, bạn vẫn tạo ra văn bản được chia cột bình thường. Đây là cách gợi ý thêm về cách tạo cột trong Word. Tuy nhiên, những mẹo sau đây sẽ không áp dụng trên cách tạo cột dạng này.
Thao tác đúng với cột
Khi chuyển văn bản sang nhiều cột, phải lưu ý rằng những thao tác định dạng sẽ áp dụng cho cột chứ không phải văn bản một cột như trước đây. Văn bản sẽ đi từ trên xuống từ cột bên trái nhất và đến đầu của các cột tiếp theo tương tự như những gì bạn thấy trên các tờ báo giấy. Khi bạn cần hiệu chỉnh văn bản trên trang trong chế đột cột, có thể kết hợp dùng Tab hay Table.
Hiển thị ranh giới văn bản giữa các cột
Tính năng này cho phép hình dung văn bản của mình sẽ nằm trong giới hạn nào để có thể thao tác khi chỉnh sửa.
Muốn bật tính năng này, hãy làm theo các bước sau:
Nhấn vào File,
chọn
Options (dưới Help). Trong Office 2007, nhấn vào nút
Office
và sau đó nhấn
Word Options.
Chọn
Advanced
từ danh sách bên trái.
Trong nhóm
Show Document Content, đánh dấu chọn vào
Show Text Boundaries.
Nhấn
OK.
Đối với Word 2003, chọn
Options
từ thực đơn
Tools,
chọn thẻ
View,
đánh dấu chọn
Text Boundaries
ở nhóm
Print and Web Layout options.
Chỉnh độ rộng cột bằng nhau
Để tạo ra các cột có chiều rộng bằng nhau, hãy đánh dấu vào hộp chọn Equal Column Width trong hộp thoại Columns. Khi kích hoạt tùy chọn này, Word sẽ tự động lấy độ rộng từ cột thứ hai trở đi tương tự như cột thứ nhất. Trường hợp ngược lại, nếu bạn không kích hoạt thì có thể thiết lập độ rộng riêng cho từng cột cùng với các tùy chỉnh khác theo ý của riêng mình. Bạn có thể nhấn Ctrl + Z để hủy thao tác.
Chèn tiêu đề văn bản sau khi định dạng cột
Nếu chèn tiêu đề văn bản trước khi tạo cột thì rất đơn giản. Bạn chỉ cần nhập tiêu đề và định dạng nó như thông thường. Sau đó, tiến hành tạo cột và bắt đầu nhập văn bản. Mặt khác, nếu nhập tiêu đề sau khi tạo cột, sẽ gặp khó khăn vì trong một số trường hợp tiêu đề sẽ nằm trên một cột nào đó chứ không tách riêng với văn bản dạng cột nữa.
Nếu gặp tình trạng trên thì có thể áp dụng các bước sau:
Đặt con nháy ngay tại đầu của cột thứ nhất, nơi bạn muốn tiêu đề xuất hiện.
Nhập nội dung tiêu đề.
Nhấn
Enter
để đẩy văn bản ở cột thứ nhất xuống dòng tiếp theo, để lại tiêu đề nằm riêng trên một dòng.
Chọn tiêu đề.
Nhấn vào thẻ
Page Layout
và chọn thanh đổ xuống
Columns
trong nhóm
Page Setup,
sau đó chọn
One. Trong Word 2003, chọn công cụ
Columns
trên thanh công cụ Standard và cũng chọn một cột.
Với tiêu đề được chọn, chọn canh giữa (Center) trong nhóm
Paragraph
tại thẻ
Home.
Đối với Word 2003, bạn cũng chọn canh giữa từ thanh công cụ
Formatting.
Thêm một ngắt cột
Khi cần thiết, có thể tạo ra một ngắt cột bằng cách nhấn Ctrl + Shift + Enter. Khi thực hiện thao tác này, con nháy văn bản sẽ di chuyển sang đỉnh trên cùng của cột tiếp theo, phần còn lại của cột hiện tại sẽ bị trống. Nếu bạn chèn một ngắt cột ngay tại cột cuối cùng của một trang, thì thao tác này sẽ hoạt động tương tự như ngắt trang. Nếu không muốn ngắt trang, bạn chỉ còn cách là phải xóa ngắt cột đi.
Để chèn một ngắt cột, bạn cũng có thể vào thẻ Page Layout và chọn Column từ thanh đổ xuống Breaks trong nhóm Page Setup. Trong Word 2003, chọn Breaks từ thực đơn Insert, sau đó chọn Column break. Ngắt cột tương tự như ngắt trang do chúng cũng kế thừa định dạng của đoạn văn bản trước dấu ngắt cột.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột
Văn bản dạng cột thường làm cho nội dung dễ đọc hơn vì độ dài từng dòng ngắn hơn. Cũng có thể sử dụng font chữ nhỏ hơn so với thông thường. Do đó bạn có thể chỉnh sao cho nội dung của văn bản có thể vừa vặn một trang. Loại tài liệu sẽ quyết định đến số cột cũng như độ rộng của từng cột. Thông thường là từ 40 đến 60 kí tự trên một dòng. Nếu nhiều hơn hoặc ít hơn có thể gây khó khi đọc.
Để điều chỉnh khoảng cách giữa các cột cho thích hợp, bạn có thể chọn More Columns từ thanh đổ xuốngColumns (trên thẻ Page Layout). Đối với Word 2003, chọn Columns từ thực đơn Format. Sau đó điều chỉnh khoảng cách giữa các cột tại mục Spacing.
Độ dài một dòng thường ngắn hơn khi văn bản được chia cột. Do đó, bạn cần lưu ý về vấn đề thụt đầu dòng trên một đoạn. Khuyến khích bạn nên sử dụng thụt đầu dòng đoạn với khoảng cách nhỏ hay thậm chí là không dùng thụt đầu dòng.
Truy cập nhanh hộp thoại Columns
Nhiều tùy chọn định dạng cột nằm trong hộp thoại Columns. Để nhanh chóng mở hộp thoại này, bạn có thể đặt con nháy ngay tại bất kì một cột nào đó và nhấn đôi chuột vào khoảng trống trên cây thước ngang như hình sau:
Canh đều nội dung giữa các cột
Tùy thuộc vào lượng chữ mà bạn đã nhập cũng như độ rộng của từng cột thì có khả năng sau khi chia cột xong thì xảy ra hiện tượng là có cột dài, cột ngắn. Ở đây, để xử lý vấn đề này bạn có thể đặt con nháy ngay tại cột dài hơn và thực hiện thao tác thêm một ngắt cột.
Thao tác này sẽ chuyển văn bản sau con nháy sang cột kế tiếp. Nếu thấy nội dung giữa các cột chưa bằng nhau, bạn có thể nhấn Ctrl + Z để hủy thao tác và đặt con nháy tại vị trí thích hợp hơn và thực hiện lại thao tác ngắt cột để canh đều nội dung.
Theo XHTT
[Trở về]
Các tin đã đăng:
3 cách để chèn văn bản ngoài lề trang trong Word
Tạo shortcut tài liệu Word đang xem dang dở trên Desktop
Những chiêu độc, lạ cho người dùng PowerPoint
10 tính năng của Gmail mà bạn nên kích hoạt và dùng thử
Sao chép và di chuyển văn bản trong MS Word bằng phím F2
Fix lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word
Bỏ dấu gạch chân trong Word
Những Thủ Thuật Xử Lý Cột Trong Microsoft Word ⋆ Phần Mềm Hđđt Eiv
5
/
5
(
20
bình chọn
)
Bạn chọn đoạn văn bản mà bạn cần chia cột sau đó chọn PageLayout trên thanh công cụ sau đó chọn Columns rồi lựa chọn số cột cần chia, ví dụ ở đây lựa chọn chia thành 2 cột:
Kết quả như hình bên dưới văn bản đã được chia thành 2 cột:
Nếu bạn muốn tạo đường kẻ thêm ở giữa phân cách 2 cột thực hiện như sau: Chọn lại PageLayout trên thanh công cụ sau đó chọn Columns chọn tiếp More Columns:
Hộp thoại xuất hiện tích chọn vào mục Line between sau đó chọn OK:
Kết quả đã tạo đường kẻ dọc:
Các mẹo xử lý cột trong Word.
Bạn cần lưu ý là: Văn bản sẽ đi từ trên xuống dưới, từ cột trái nhất đến đầu của cột kế bên.
Hiển thị đường viền cột chứa văn bản.
Bước 1:
Vào thẻ File trên thanh công cụ sau đó chọn Option:
Bước 2:
Trong hộp thoại Word options bạn chọn Advanced di chuyển chuột tới mục Show document content bạn tích chọn vào mục Show text boundaries sau đó nhấn OK:
Kết quả bạn đã tạo được đường viền cho cột:
Tùy chỉnh kích thước độ rộng cột.
Thực hiện truy cập nhanh vào hộp thoại Columns từ Layout trên thanh công cụ, trong mục Width điều chỉnh độ rộng của từng cột tương ứng cột đầu tiên bên trái là cột số 1, các cột còn lại đánh số theo vị trí kế tiếp:
Ngoài ra nếu bạn muốn chỉnh độ rộng các cột đều bằng nhau tích chọn mục Equal column width, như vậy thay vì điều chỉnh độ rộng từng cột bạn chỉ cần điều chỉnh cho 1 cột:
Chèn tiêu đề vào văn bản sau khi chia cột.
Để chèn tiêu đề cho cột thực hiện như sau:
Bước 1:
Nhập tiêu đề ở dòng đầu tiên của cột thứ 1:
Bước 2:
Bôi đen dòng tiêu đề chọn thẻ layout chọn tiếp Columns sau đó chọn One cho dòng tiêu đề đã bôi đen:
Kết quả đã tạo được tiêu đề cho cột:
Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột.
Truy cập nhanh vào hộp thoại Columns sau đó trong mục Spacing nhập giá trị tương ứng với khoảng cách giữa 2 cột, vì ở ví dụ này chỉ có 2 cột nên chỉ nhập 1 lần khoảng cách mà bạn muốn rồi nhấn OK để xác nhận lựa chọn của bạn.
Kết quả sau khi điều chỉnh khoảng cách giữa các cột:
Ngắt cột sau khi chia.
Ví dụ 1 đoạn văn bản của bạn nằm trên 2 cột, trong đó nội dung nằm ở đầu cột thứ 2 là nội dung của cột 1. Bạn muốn chỉnh lại để đầu cột 2 tương ứng nội dung bắt đầu của đoạn 2 như ví dụ dưới:
Đặt con trỏ chuột tại vị trí đầu của đoạn 2 trên cột (lưu ý vị trí đặt con trỏ chuột) sau đó chọn thẻ Layout chọn Break chọn tiếp Column:
Kết quả nội dung còn lại của đoạn 1 được đẩy sang cột thứ 1. Nội dung đầu cột 2 chính là nội dung bắt đầu của đoạn 2:
Canh đều nội dung giữa các cột.
Để thực hiện Canh đều nội dung giữa các cột thực hiện áp dụng cách ngắt cột và sử dụng thêm các kiểu căn lề, giãn dòng… sẽ đem lại cho bạn 1 văn bản với hình thức ưa nhìn và bắt mắt.
Cách Chia Cột Trong Word Và Một Số Thủ Thuật Hay Ho Khác
Cách chia cột trong Word 2010
Bước 1: Trước hết, bạn cần bôi đen toàn bộ văn bản bạn muốn chia cột. Hãy nhớ phải thực hiện thao tác này nếu không Microsoft Word sẽ tự động chia cột cả văn bản đó!
Cách chia cột trong Word 2013 được thực hiện tương tự.
Chia nhiều cột hơn
Đó là cách chia văn bản thành 2 cột, vậy bạn có tự hỏi nếu muốn chia văn bản thành 4 hoặc 5 cột thì phải làm thế nào không? Câu trả lời sẽ có ngay đây, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau là được:
Trong hộp thoại “Colums“, hãy điền số lượng cột mà bạn muốn chia tại mục “Number of columns” rồi cuối cùng nhấp “OK” là hoàn tất.
Cách chia 2 cột trong Word đều nhau
Thông thường sau khi làm xong bạn sẽ phát hiện ra văn bản giữa 2 cột không đều nhau cho lắm, cột ít cột nhiều. Nếu muốn đẹp hơn bạn chỉ cần đưa đoạn văn từ cột này sang cột khác cho đều nhau là được.
Cách chia đều các cột trong WordBạn tạo cột xong và phát hiện 2 cột của mình không đều nhau, nhìn khá mất thẩm mỹ, vậy phải làm sao? Cách xử lý đó chính là đưa đoạn văn từ cột này sang cột kia để chúng đều nhau. Cách thực hiện cụ thể như sau:
Thêm đường kẻ giữa các cột văn bản
Bước 2: Chọn cột muốn chia tại mục “Number of columns” hoặc “Presets“. Sau đó, bạn tích vào ô “Line between” ở phía bên phải và nhấn “OK” để lưu là xong.
Cách chỉnh kích thước cột và khoảng cách giữa các cột
Thông thường chúng ta hay để kích thước cột và khoảng cách các cột ở chế độ mặc định nhưng nếu bạn muốn chỉnh sửa chúng theo ý mình thì cũng chẳng có gì khó khăn cả. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Chỉnh kích thước cột và khoảng cách giữa các cột
Ngoài ra, nếu bạn muốn điều chỉnh cho riêng từng cột thì hãy bỏ dấu tích ở ” Equal column width” rồi chỉnh sửa tùy ý. Còn nếu bạn muốn điều chỉnh khoảng cách giữa các cột thì hãy điền thông số tại ” Spacing “.
Cách bỏ chia cột
Sau khi chia cột cho văn bản, nếu bạn đổi ý và muốn nó trở lại như ban đầu thì hãy bôi đen đoạn văn bản bạn muốn khôi phục. Tiếp đó vào lại mục ” Columns” và chọn ” One” là được. Ngoài ra, nếu bạn muốn nhanh gọn hơn nữa thì hãy sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Z.
►► Bạn nên biết: Cách chèn bảng Excel vào Word: 2 cách cực dễ ai cũng làm được
Những Mẹo Nhỏ Làm Chủ Microsoft Word 2007
Dù hiện có rất nhiều trình soạn thảo văn bản mới nhưng Microsoft Word vẫn là phần mềm phổ biến nhất. Ngoài những kỹ thuật căn bản, bạn đọc tham khảo một số mẹo nhỏ sau để có thể thật sự làm chủ công cụ soạn thảo đa năng này. Cấu hình các tùy chọn dán
Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word.
Trong bốn menu đổ xuống, bạn có thể chọn Keep Source Formating nếu muốn giữ định dạng gốc của đoạn văn bản bạn vừa sao chép, hoặc tự động thay đổi dịnh dạng cho phù hợp với văn bản hiện tại.
Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justification
Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.
Tự động cách khoảng
Trong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canh Tab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn văn bản lùi vào so với các dòng còn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ít dùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).
Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên.
Đánh số trang
Việc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word, thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh số trang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tính năng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.
Sao lưu thanh công cụ Quick Access
Thanh truy cập nhanh (Quick Access) như đã nói ở trên đó là môt menu chứa những lệnh thường dùng. Nếu bạn đã mất nhiều thời gian để tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệ điều hành bạn không phải làm lại thanh công cụ này. Hoặc đơn giản là bạn có thể mang thanh công cụ đã tạo trên máy tính của bạn sang máy tính của cơ quan có cài đặt MS Word 2007.
Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: Documents and Settings [tên máy tính hoặc người dùng] Settings Local Application Data Microsoft Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đường dẫn C: Users [tên máy tính hoặc người dùng] AppData Local Microsoft Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên chúng tôi bạn có thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.
Hủy bỏ định dạng
Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).
So sánh các văn bản
So sánh hai văn bản
Có nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cung cấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (và nó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap của Window 7).
Di chuyển nhiều đối tượng bằng Spike
Khi soạn thảo, động tác cắt, dán là những thao tác thường dùng nhất. Thế nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng văn bản. Trong MS Word 2007 có một tính năng ít được biết đến, tính năng này giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành.
Đầu tiên bạn chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (bạn có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.
Cách làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thao tác cắt dán thông thường khi bạn muốn di chuyển nhiều đối tượng văn bản cùng một lúc.
Bạn đang đọc nội dung bài viết 8 Mẹo Hay Xử Lý Cột Trong Microsoft Word trên website Ngubao.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!