Cập nhật nội dung chi tiết về Bỏ Túi Ngay 9 Thủ Thuật Microsoft Outlook — Chia Sẻ Hay mới nhất trên website Ngubao.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Bỏ túi ngay 9 thủ thuật Microsoft Outlook
1. Thay đổi số dòng hiển thị trong phần Message Preview
Mặc định, bạn sẽ chỉ thấy được 1 dòng của email được preview trong cột giữa của Outlook như thế này:
2. Chọn thư mục mặc định khi mở Outlook
Mặc định trong Outlook khi mở lên bạn sẽ đứng ở thư mục Inbox tổng. Nếu muốn bạn có thể ẩn bớt thông tin trong mục Inbox. Bạn hãy thực hiện theo bước sau: File / Options / Advanced / Outlook start and exit sau đó chọn tới thư mục mặc định mà bạn muốn thấy khi mở lên.
3. Tạo thư mục tìm kiếm
Nếu có nhu cầu tách các mail chưa đọc (Unread), bạn có thể tạo Search Folder để dễ dàng tìm kiếm và áp dụng tips 2 ở trên.
4. Clean up Folder
5. Cài lịch gửi email
Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai, nên bạn có thể lên lịch gửi một email đã soạn từ trước.Để thực hiện tính năng này, bạn vào cửa sổ soạn email, chọn thẻ Options, chọn Delivery Options và cài đặt thời gian trong chỗ “Do not deliver before…”
Cuối cùng, bạn chỉ cần bấm gửi và sẽ thấy thư được chạy vào thư mục Outbox trong hàng đợi.
6. Sử dụng Quick Steps
7. Mở nhiều cửa sổ Outlook
Trong Outlook bạn có thể nhiều cửa sổ 1 lúc, mục đích của việc này có thể giúp cho bạn sử dụng song song 2 account trên 2 cửa sổ hoặc một cửa sổ duyệt mail, 1 cửa sổ mở Calendar…
8. Thay đổi tên trên tài khoản Outlook
9. Khởi chạy Outlook bằng lệnh
Outlook cho phép bạn có thể chạy được nhiều tác vụ bằng các câu lệnh mà không cần phải thao tác trực tiếp trên giao diện GUI.
Ví dụ bạn cần gửi một email tới địa chỉ abc@dammaynho.vn, bạn chỉ việc mở Run lên và gõ vào
outlook.exe /c chúng tôi /m abc@dammaynho.vnhoặc nếu bạn muốn gửi kèm attachment thì bạn dùng câu lệnh sau:
outlook.exe /c chúng tôi /m bathi@dammaynho.vn /a "D:attachment.xlsx"Thủ Thuật Tăng Tốc Microsoft Outlook
Một trong những thói quen của người dùng Outlook là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù bạn không sử dụng các email này, không hề mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.
1. Tự động lưu trữ thư mục
Một trong những thói quen của người dùng là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù các email mà bạn không sử dụng, không mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.
Nếu muốn lưu trữ tất cả các email cũng, bạn có thể lưu các email này ra một thư mục riêng để có thể truy cập bất cứ khi nào cần thiết để Outlook hoạt động nhanh hơn.
Để lưu trữ bất kỳ một thư mục nào đó, bạn kích chuột phải vào thư mục đó rồi chọn Properties.
Mặc dù thiết lập mặc định khá ổn, tuy nhiên bạn có thể tiến hành điều chỉnh một số tùy chọn khác.
Theo mặc định Outlook sẽ lưu trữ email cũ của bạn trong khoảng 6 tháng hoặc hơn. Bạn có thể tùy chọn này nếu cần. Với người dùng Outlook, trung bình chỉ cần lưu trữ email trong vòng 2 tháng là hợp lý.
2. Vô hiệu hóa/gỡ bỏ Add-ins
Lúc này trên màn hình bạn sẽ nhìn thấy danh sách các Add-ins được cài đặt. Chỉ cần bỏ tích một Add-ins mà bạn muốn vô hiệu hóa hoặc sử dụng nút Remove ở phía bên phải để gỡ bỏ một Add-in.
3. Luôn update (cập nhật) Outlook
Cập nhật Outlook cùng các phiên bản Window update để đảm bảo rằng bạn đã cài đặt tất cả phiên bản Outlook update mới nhất. Các bản vá lỗi của Microsft có thể khắc phục một số lỗi để tăng tốc Outlook, hoạt động nhanh hơn.
4. Nén file PST
Khi bạn sử dụng Outlook và lưu trữ dữ liệu, các file PST sẽ ngày càng nhiều hơn. Thậm chí khi bạn xóa tất cả các dữ liệu thì file PST vẫn còn nguyên đó và không hề bị xóa. Điều này là nguyên nhân dẫn đến Outlook càng ngày càng chậm và khối lượng file PST ngày càng nhiều hơn. Do đó để khắc phục vấn đề này bạn nên nén file PST lại.
Để nén file PST, bạn vào Tools chọn Account Settings (đối với Outlook 2007) hoặc vào File chọn Account Settings (với các phiên bản khác).
5. Vô hiệu hóa RSS Feed
Theo mặc định, Outlook tìm nạp RSS Feed từ Internet Explorer để thêm vào Outlook Client. Tuy nhiên bạn nên vô hiệu hóa tính năng này để Outlook hoạt động nhanh hơn bởi khi nhận quá nhiều feed, RSS Feed chính là nguyên nhân khiến Outlook chậm hơn rất nhiều.
Trên cửa sổ Advanced Options, bạn bỏ tích tùy chọn Sync RSS Feeds to the Common Feed List để vô hiệu hóa tính năng RSS Feed.
Ngoài ra bạn nên xóa tất cả feed không cần được lưu trữ trên Outlook bằng cách vào Account Settings rồi thực hiện các bước tiếp theo.
Những Thủ Thuật Cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần Cuối)
V. Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu
1. Sao lưu cơ sở dữ liệu
Tiếp đó bạn chọn thư mục cần sao lưu và đánh dấu vào Include subfolders để tránh bỏ sót thư. rồi bấm Next.
Bước tiếp theo bạn bấm Browse để chọn nơi lưu tập tin .pst và bấm Finish để Outlook thực hiện.
↑ Lên đầu trang ↑
2. Thực hiện phục hồi
Tiếp đó, bạn chọn Personal Folder File (.pst) và bấm Next lần nữa.
↑ Lên đầu trang ↑
VI. Khai thác các tính năng khác của Outlook
1. Duyệt tin tức từ RSS
Không chỉ dùng để gửi thư, từ phiên bản 2007 người dùng còn có thể sử dụng để nhận tin tức qua RSS. Muốn lấy đường dẫn RSS của một trang web, bạn có hai cách như sau:
Lúc này trang xem trước nội dung sẽ mở ra, bạn chỉ cần copy đường dẫn trên thanh địa chỉ là xong.
Trên thanh địa chỉ của trình duyệt sẽ mở ra đường dẫn RSS cho trang, bạn copy vào bộ nhớ rồi thực hiện bước tiếp.
Trong Outlook bạn tìm đến thư mục Personal Folder rồi bấm chuột phải vào RSS Feeds, chọn Add a New RSS Feed.
Ở hộp New RSS Feed bạn dán nội dung đã copy vào rồi bấm Add, cứ thế bạn thực hiện cho nhiều nội dung RSS khác nhau.
Tên feed lấy theo mặc định có thể không như ý bạn, vì vậy bạn bấm Advanced rồi tại Feed Name bạn đổi tên của nguồn tin cho phù hợp và bấm OK.
Cuối cùng, bạn bấm Yes để kết thúc.
Sau đó Outlook sẽ thực hiện tải tiêu đề và một phần trích yếu nội dung tin, để xem nội dung gốc của tin này bằng trình duyệt bạn bấm vào View article.
Với cách làm này bạn vừa soạn thảo thư vừa có thể tranh thủ xem tin tức mới. ↑ Lên đầu trang ↑
2. Ghi chú trong Outlook
Muốn gắn màu sắc cho ghi chú, bạn bấm chuột vào góc trên bên trái của ghi chú đó, tại danh sách bên dưới bạn chọn màu sắc bên trong phần Categorize.
↑ Lên đầu trang ↑
3. Tạo lịch làm việc với Outlook
Ở Subject bạn đặt tiêu đề cho công việc, Location là nơi để địa điểm, tiếp đó bạn đặt thời gian bắt đầu tại Start time, chọn thời điểm kết thúc ở End time rồi gõ nội dung công việc vào. Xong, bạn bấm Save & Close để lưu lại. Để dễ phân biệt, bạn có thể gán màu theo nhóm công việc bằng cách bấm vào Catogorize ở thanh công cụ và chọn màu.
Outlook sẽ thực hiện nhắc nhở thường xuyên cho bạn.
Bạn bấm Dismiss để tắt hẳn hoặc chọn chọn Snooze để tắt đi, ngoài ra bạn có thể chọn thời gian nhắc nhở cho lần kế bên ở mũi tên cạnh nút Snooze.
(Tiếp theo và hết)
ABCMáytính
↑ Lên đầu trang ↑
Những Thủ Thuật Cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)
III. Nhận thư và trả lời thư từ Microsoft Outlook
1. Nhận thư
Khi cần nhận, gửi thư bạn chỉ cần khởi động Outlook lên, Outlook sẽ thực hiện truy vấn và báo số lượng thư chưa đọc ở Inbox. Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản thì tại Personal Folder cũng có thư mục Inbox chứa tất cả thư chưa đọc của các tài khoản này. Để đọc thư nào, bạn bấm chuột vào thư đó và theo dõi nội dung ở khung xem trước. Muốn xem ở cửa sổ mới thì bấm đúp chuột vào thư đó.
Một lưu ý quan trọng là bạn phải chờ Oulook tải xong thì mới mở thư, trong lúc đang tải nếu bạn bấm đôi chuột vào đó, thư sẽ bị đánh dấu là thư rác và đưa vào thư mục Junk E-mail.
Với thư có chứa các tập tin đính kèm định dạng của Microsoft Office, Outlook cho phép bạn xem nội dung mà không cần tải về. Khi mở thư bạn có thể thấy Outlook chia thành 2 phần là Message và phần chứa tập tin đính kèm. Bạn bấm vào tập tin đính kém và chọn Preview file để xem.
↑ Lên đầu trang ↑
2. Trả lời thư
Để trả lời thư, bạn bấm Reply trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + R rồi thực hiện soạn thảo thư. Trường hợp thư được gửi đi cho nhiều người cùng lúc, bạn có thể trả lời cho tất cả mọi người bằng cách bấm Reply to All hoặc Ctrl + Shift + R.
Tiêu đề sẽ được tự động thêm RE: trước tiêu đề cũ, bạn có thể thay đổi hoặc giữ lại.
↑ Lên đầu trang ↑
3. Chuyển tiếp thư
Khi cần chuyển tiếp nội dung thư cho một người nào đó, bạn mở thư ra rồi bấm Forward trên thanh công cụ (tổ hợp phím Ctrl + F), nếu trường hợp trả lời thư tiêu đề sẽ có thêm RE: thì khi chuyển tiếp sẽ là FW:. ↑ Lên đầu trang ↑
4. Cho quét thư thủ công
Muốn cập nhật lại toàn bộ cơ sở dữ liệu, bạn bấm vào nút Send/Receive hoặc nhấn F9 và quan sát tiến trình chi tiết để biết.
↑ Lên đầu trang ↑
5. Hiện hình ảnh từ hộp thư đến
Để Outlook tự động nhận tải hình từ tất cả các thư của một địa chỉ nào đó, bạn làm như trên và chọn Add Sender to Safe Sender List. Bạn cũng có thể chọn Add the Domain … to Safe Sender List để “mở cửa” cho toàn bộ thư được gửi từ domain đó. ↑ Lên đầu trang ↑
6. Tìm kiếm trong Outlook
Muốn giới hạn phạm vi tìm kiếm, thay đổi kiểu hiển thị kết quả, bạn bấm chuột vào mũi tên ở ô tìm kiếm, chọn Search Options.
Khi muốn tìm thông tin về ai đó trong danh bạ, trên thanh công cụ bạn nhập tên vào ô tìm kiếm rồi nhấn Enter. Nếu tên trùng khớp với từ khóa thì Outlook sẽ mở tên người đó trong sổ địa chỉ ra, trường hợp có nhiều kết quả sẽ có danh sách hiện ra, bạn chọn rồi bấm OK.
↑ Lên đầu trang ↑
7. Đánh dấu và báo thư rác
↑ Lên đầu trang ↑
8. Cách nhận biết khi thư được mở
Muốn biết thư bạn gửi đi đã thư đã được mở chưa là điều rất quan trọng. Khi soạn thảo, bạn qua thẻ Options và đánh dấu vào Request a Read Receipt trong phần Tracking.
Khi người nhận mở thư ra sẽ có yêu cầu xác nhận, người nhận chỉ cần bấm Yes là được.
Khi đó bạn sẽ nhận được thông báo về thư gửi đi đã được mở.
Điều kiện để sử dụng tính năng này là người nhận cũng sử dụng Outlook hay chương trình quản lý thư khác như Outlook Express, Mozilla Thunderbird.
↑ Lên đầu trang ↑
9. Tìm tất cả thư do một người gửi cho bạn
(Còn nữa)
ABCMáytính
↑ Lên đầu trang ↑
Bạn đang đọc nội dung bài viết Bỏ Túi Ngay 9 Thủ Thuật Microsoft Outlook — Chia Sẻ Hay trên website Ngubao.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!