Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… mới nhất trên website Ngubao.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo,…
Đăng bởi: Nguyễn Hải Tâm – Monday 13/02/2017 – 203215 lượt xem.
Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.
Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Webketoan sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng. Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.
Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)
Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:
Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.
Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 7: Chọn Next: Write your letter.
Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.
Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.
Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.
Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.
Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…
Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
THUTHUATEXCEL.COM – THỦ THUẬT EXCEL, THỦ THUẬT WORD, TIN HỌC VĂN PHÒNG
THUTHUATEXCEL.COM – THỦ THUẬT EXCEL, THỦ THUẬT WORD, TIN HỌC VĂN PHÒNG
2019-09-19T08:44:00+07:00
2021-02-05T04:58:35Z
Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word , đây là một cô…
Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo…
Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụngtrong word hay còn gọi là, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo…
Hướng dẫn này sử dụng
Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.
Hướng dẫn này sử dụng Office 365 chạy trên nền tảng Windows 7, các phiên bản Office khác có thể khác một chút nhưng về cơ bản cách thực hiện như nhau.Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.
Bạn hoàn toàn có thể tự nhập trong word, nhưng để nhanh và dễ dàng thì các bạn nên tạo danh sách ở file excel trước, và lưu chúng lại ở một thư mục nào đó.
Chọn Letters sau đó nhấn chuột vào Starting document
Ở đây các bạn chọn Use an existing list và nhấn Next: Write your letter
Chọn file excel chứa danh sách mà ở đầu bài có đề cập tới và nhấn Open
Chọn sheet mà bạn đã tạo danh sách và nhấn OK, các bạn chú ý ở đây nếu file của bạn nhiều sheet thì hãy chọn đúng sheet mà bạn cần
Chọn các dữ liệu mà bạn muốn, nếu chọn hết thì tick chuột vào Data Source sau đó nhấn OK
Nhấn Next: Write your letter
More items
Chọn menu mà bạn muốn ghéo vào word và nhấn Insert
Lúc này quay ra word các bạn sẽ thấy như hình này
Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.
Nhấn vào Next: Preview your letters
Next: Complete the merge
Để xem toàn bộ danh sách mà bạn đã ghép vào hoặc để in ấn hoặc lưu lại các bạn vào Edit individual letters…
Chọn All và nhấn OK
Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.
5
THUTHUATEXCEL.COM – THỦ THUẬT EXCEL, THỦ THUẬT WORD, TIN HỌC VĂN PHÒNG: Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word , đây là một cô…
Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003
Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:
Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC
Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.
Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.
Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.
Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau
+ Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file Dulieu và Mau
Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013
Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư
Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào
Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:
Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.
Trộn tài liệu (Mail Merge) Các Khái niệm:
Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.
Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.
Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnha.Form letterBước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau
Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.
Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2
Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3
Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.
Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…
Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:
Nhấn nút Next sang bước thứ 6.
Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.
Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.
b.Envelopes Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.
c. Labels Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1. d.Catologes Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.
Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau: – Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận. – Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. – Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động. – Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.
Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/
Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…
Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau: Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.
Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.
Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.
Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.
Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.
Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:
Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư
Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.
Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.
Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:
Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút [IMG]file:///C:/DOCUME%7E1/NGUYEN%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.jpg[/IMG]trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:
Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:
Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.
Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.
Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau: – Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in. – Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục + All: In toàn bộ tài liệu. + Current Page: In trang hiện thời. + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12. – Copies: chỉ số bản cần in. Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word: – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver). – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
Spam Mail: Hướng Dẫn Bạn Cách Chặn Thư Rác Gmail A
Mỗi khi nghe thông báo mail, bạn nghĩ rằng có thể mình nhận được email từ một người quan trọng, vậy mà mỗi lần mở ra đều là spam mail – thư rác?
Bạn cảm thấy phiền hà bởi những email này và muốn loại trừ chúng?
Tại sao bạn luôn nhận được spam mail?
Các email spam thường đến từ hai nguồn sau đây:
Từ tài khoản người có quen biết hoặc có tương tác
Từ tài khoản người lạ
1. Người có quen biết hoặc tương tác
Ở trường hợp này, hoặc là đối tượng muốn quấy rối với thư rác, làm phiền bạn hoặc là họ quên xóa mail bạn khi gửi mail.
Thông thường, việc spam gmail từ người quen biết xảy ra nhiều nhất khi bạn làm ở một công ty và nghỉ việc. Những người dùng thuộc công ty này có thể biết (nhưng quên xóa mail bạn) hoặc họ không biết rằng bạn đã nghỉ việc nên tiếp tục gửi mail đến bạn.
Trường hợp này phổ biến nhất với những công ty lớn, nhiều nhân viên gây khó kiểm soát, điều phối thông tin.
2. Spam mail từ người lạ
Hack: Mặc dù độ bảo mật của các dịch vụ email khá là tốt, tuy nhiên đôi khi vẫn có khả năng bị hack. Bạn có thể là một trong số những người dùng email bị rò rỉ ra ngoài.
3. Trường hợp gửi email bắt nạt
Có một từ tiếng anh để diễn tả vấn nạn bắt nạt trên mạng, đó là cyberbullying.
Những email này đến từ cả người quen lẫn người lạ. Internet và mạng xã hội càng phát triển thì tình trạng này càng nhiều. Nếu bạn bị những nội dung bắt nạt quấy rối, nếu bạn là nạn nhân của nạn bạo hành qua mạng, hãy tiến hành ba bước sau đây:
Lưu lại chứng cứ – Nếu bạn nhận được những lá thư đe dọa, đừng vội xóa chúng đi. Hãy chụp màn hình hoặc lưu những nội dung ấy lại làm bắng chứng khi báo cáo.
Báo cáo – Hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đang sử dụng biết bạn đang bị người dùng khác đe dọa. Bạn có thể báo cáo email hoặc báo cáo tài khoản người gửi đều được.
Chặn người gửi: Nếu những người này tiếp tục gửi mail cho bạn. Đừng ngần ngại mà phải loại bỏ chúng, ngăn chặn những tin nhắn không mong muốn trong tương lai.
Cách chặn thư rác trong gmail
1. Cách lọc gmail theo cá nhân
Lọc mail hoặc chặn thư rác trong gmail không khó. Bạn có thể ngăn một người cụ thể gửi mail cho bạn bằng cách chặn hoặc đẩy mail của họ vào một hộp thư riêng.
Cách 1: Chặn thư spam trong gmail từ một người cụ thể
Bạn có thể chặn spam mail trong gmail một người cụ thể.
Đầu tiên, sau khi truy cập vào hộp thư, hãy mở mail của người mà bạn muốn chặn ra. Tôi sẽ ví dụ bằng hình ảnh ứng dụng Gmail trên máy tính để dễ nhìn.
Bước 2: Bạn nhấn vào biểu tượngmở rộng bên phải mail, sẽ có một list những tùy chọn hiện ra.
Bước 3: Nhấn vào “Block + tên người dùng” để chặn email từ người ấy:
Trong trường hợp này chúng ta sẽ chọn Block “Laura Spencer”. Một bảng xác nhận sẽ hiện ra, yêu cầu bạn xác nhận rằng những tin nhắn sau này của Laura Spencer sẽ được gửi vào hộp thư rác ( Spam folder).
Bước 4: bạn chỉ cần nhấn “Block” để xác nhận là xong.
Nếu bạn muốn mở chặn, nhấn vào biểu tượng mở rộng và chọn Unblock.
Một bảng xác nhận sẽ hiện ra, thông báo rằng những email tương lai của người này sẽ hiển thị trong Inbox (hộp thư đến). Bạn nhấn Unblock để xác nhận là được.
Cách 2: Tự động lọc tin từ người gửi cụ thể
Bộ lọc email của Gmail có thể dùng để lọc những thư của người gửi cố định.
Ví dụ: Tôi muốn lọc tất cả mail của 1 nhân viên cũ, tôi sẽ truy cập vào Inbox, nhấn vào phần mở rộng của ô search mail:
Bộ lọc tìm kiếm nâng cao sẽ hiện ra như hình bên dưới:
Bước 2: nhập email người gửi vào ô From, bạn thể điền các thông tin chi tiết khác vào những ô còn lại. Sau đó bạn nhấp vào liên kết ở bên phải: “Create filter with this search”.
Hộp Create filter sẽ xuất hiện như hình bên dưới.
Khi tin nhắn đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của bạn thì có những tùy chọn sau hiển thị:
Skip the Inbox (Archive it) – Đưa vào hộp thư lưu trữ
Mark as read – Đánh dấu đã đọc
Star it – Đánh dấu sao
Apply the label – Áp dụng nhãn
Forward it (add forwarding address) – Chuyển tiếp (thêm địa chỉ bạn muốn chuyển tiếp)
Delete it – Xóa mail
Never send it to Spam – Không gửi đến hộp thư spam
Always mark it as important – Luôn đánh dấu quan trọng
Never mark it as important – Không đánh dấu quan trọng
Categorize as – Phân loại thư (chọn hộp phân loại)
Bạn nên lưu ý: những tùy chọn như Delete it và Skip the Inbox sẽ loại bỏ mail khỏi hộp thư của bạn. Nếu bạn vẫn muốn giữ chúng, thì có thể lựa chọn Apply the label và nhấn vào phần choose label và chọn các nhãn có sẵn hoặc tạo mới.
Ở đây tôi đã tạo sẵn nhãn Former Employees:
Bước 4: Chọn nút Create filter ở góc trái. Sẽ có một thông báo hiển thị ở trên cùng, thông báo là hộp thư đã được tạo: Your filter was created.
Như vậy, kể từ lúc này những tin nhắn người này gửi sẽ đi thẳng vào hộp Former Employees, bạn sẽ không truy cập phải chúng nữa. Đối với các tin nhắn cũ, bạn có thể lọc và chọn ” Move to ” để đẩy vào hộp Former Employees.
2. Cách chặn spam mail theo nhóm
Để ngăn chặn việc lợi dụng gửi thư spam này, hầu hết các nước đều đưa ra bộ luật chống spam mail. Những người gửi mail hàng loạt sẽ phải cung cấp cho người nhận quyền tùy chọn cách nhận mail – thông thường sẽ là nút Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở cuối mỗi email.
Cách chặn thư rác trong gmail, bạn có thể làm theo hai bước sau đây:
Bước 1: Sử dụng Unsubscribe trong ô tìm kiếm
Nhập chữ “unsubscribe” rồi nhấn vào biểu tượng tìm kiếm
Trong giao diện Gmail, có hai cách để bạn có thể hủy đăng ký nhận mail như sau:
Bạn mở mail và kéo xuống phần cuối cùng, ở đây sẽ có một liên kết Unsubscribe. Chỉ cần nhấn vào, làm theo hướng dẫn hoặc chờ điều hướng trang hoàn thành là bạn đã không còn phải nhận mail từ người này nữa.
Cách 2: Sử dụng tính năng hủy đăng ký của Gmail
Nếu Gmail xác định được email có nút hủy đăng ký, nó sẽ hiển thị một link ở ngay đầu email, gần tài khoản của người gửi. Bạn chỉ cần làm y hệt như cách 1 ở trên, nhấn unsubscribe và làm theo hướng dẫn.
3. Cách báo cáo – ngăn chặn spam gmail
Gmail đã xây dựng nên bộ tùy chọn xử lý thông tin email rác với hệ thống thuật toán phức tạp, giúp người dùng tiết kiệm thời gian lọc thư rác.
Các email sẽ tự động nhận dạng và đi thẳng đến hộp spam nếu chứa những mail có nội dung sau:
Không có nội dung
Mạo danh các công ty nổi tiếng
Chứa các thông tin lừa đảo về cá nhân hoặc lừa đảo về tài chính
Hoặc:
Từ người bạn đã cố hủy đăng ký
Có người gửi thư chưa được xác nhận
Được bạn đánh dấu là spam mail
Còn với việc chặn thư rác trong Gmail, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau đây.
Cách 1: Báo cáo spam mail từ tài khoản gmail spam
Đối với những email mà bạn không muốn nhận, hãy đánh dấu nó là thư rác. Hành động này sẽ giúp Gmail xác định được những loại email mà bạn muốn đặt vào hộp thư spam.
Email này sẽ được gửi đến hộp thư spam ngay lập tức.
Cách 2: Đưa mail bị đánh dấu spam về lại hộp inbox
Nếu người dùng vô tình đánh dấu email spam hoặc do hiểu nhầm, vẫn còn có cách đưa nó về tại hộp thư chính (inbox).
Bạn truy cập hộp thư Spam của Gmail bằng cách nhấn vào chữ Spam ở danh sách phía bên tay trái.
Khi đã vào được hộp thư spam, bạn cần nhấp chọn vào ô của email bạn muốn hồi phục và nhấn vào nút Not spam ở trên để thực hiện thu hồi gắn nhãn Spam. Bạn có thể thấy tin nhắn này ngay khi quay về hộp thư inbox.
4. Báo cáo lừa đảo và giả mạo
Nếu bạn phát hiện ra những email gửi đến có dấu hiệu lừa đảo, chiếm đoạt tài sản hoặc giả mạo cá nhân, tổ chức, hãy báo cáo lên Gmail và cơ quan chức năng.
Những trường hợp spam mail này rất nguy hiểm bởi họ có thể đang thu thập thông tin cá nhân hoặc tài chính của bạn thông qua email.
Hiện nay, các hình thức lừa đảo qua mạng được thực hiện rất tinh vi, chúng có thể sử dụng tài khoản giả mạo chính phủ, tổ chức tài chính hoặc thậm chí cả ngân hàng để trộm thông tin hoặc tiền từ người dùng.
Ví dụ: Một email từ ngân hàng mà bạn đang sử dụng yêu cầu bạn truy cập liên kết vào nhập thông tin tài khoản hoặc thông tin cá nhân. Đó chính là lừa đảo.
Những spam mail này là trái pháp luật, bạn có thể báo cáo lên Gmail bằng cách điền form Báo cáo vi phạm của Gmail hoặc liên hệ trực tiếp với các cơ quan chức năng để tránh thiệt hại về tài sản cũng như ngăn chặn việc có thêm nhiều nạn nhân.
Cách khôi phục mail rác đã xóa
Nếu bạn vô tình gắn tag spam mail và xóa nó đi nhưng sau đó lại nhận ra email ấy chưa thông tin quan trọng thì cũng đừng lo lắng.
Khi một email bị bạn xóa đi, nó sẽ ở trong thư mục Trash 30 ngày mới bị xóa vĩnh viễn. Trong 30 ngày này bạn hoàn toàn có thể thực hiện thao tác giúp khôi phục mail đã xóa.
Bước 1: Truy cập vào thư mục Trash, tùy chọn bất kỳ mail bạn muốn khôi phục
Bước 2: Nhấn vào nút Move ở trên và chọn Move to Inbox. Thế là thư của bạn đã được khôi phục rồi!
Kết luận
Việc chặn thư rác trong gmail hoặc lọc các tin nhắn không mong muốn khác sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư inbox, từ đó bạn có thể làm việc thoải mái và có năng suất hơn.
How to Stop Spam Email in Gmail – wikiHow
5 ways to stop spam from invading your email – PCworld
What is spam, and how to avoid it – runbox
Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… trên website Ngubao.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!