Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Dùng Outlook 2013 Cho Người Mới mới nhất trên website Ngubao.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
3 tháng trước,
Thủ thuật email,
583 Lượt xem
3 tháng trước,
Đăng ký cập nhập video từ netweb.vn
Outlook được biết đến là một trong những nơi gửi mail hiện đại nhất ngày nay. Thường thì các công ty, doanh nghiệp dùng outlook để liên lạc, gửi các dự án, và những bản báo cáo với nhau. Hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu và dướng dẫn đến các bạn cách dùng outlook cho người mới.
Các bước sử dụng outlook 2013
Bước 1. Cách gửi mail qua outlook
Bước 2. Cách tạo chữ ký
Bước 3. Hướng dẫn gửi mail.
Sau khi tạo chữ ký xong thì bạn có thể gửi mail qua outlook như sau:
Bước 4. Hướng dẫn Reply mail
Lưu ý:
Reply là gửi cho mỗi cá nhân
Reply All là gửi trong một nhóm
Bước 5. Hướng dẫn tạo Rules quản lí mail
Các bạn nên chọn cho mình 1 cái mail nha, phải chọn đúng mail nha các bạn.
Một Số Thủ Thuật Cho Outlook 2013
Về cơ bản, cách dùng Outlook 2013 không có nhiều khác biệt so với các phiên bản Outlook trước đó. Nhưng có một số tính năng mới được thêm vào giúp cho trải nghiệm người dùng trên Outlook tốt hơn.
Giao diện Outlook 2013
Thay đổi cửa sổ trả lời – chuyển tiếp
Theo mặc định khi bạn trả lời hay chuyển tiếp 1 email nào đó trong các phiên bản trước thì một cửa sổ mới sẽ được mở ra. Tuy nhiên với Outlook 2013 thì khi bạn bấm vào trả lời/chuyển tiếp 1 tin nhắn từ bên trong cửa sổ đọc thì sẽ được chuyển sang khung trả lời như vị trí của khung đọc. Nhiều người dùng có thể cảm thấy không thích với cửa sổ trả lời thư như thế này, muốn trở về khung trả lời tại 1 cửa sổ mới thì thực hiện 1 số thay đổi như bên dưới chuyển về phong cách cũ.
Từ giao diện Outlook 2013, truy cập bản tùy chọn bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Mail, kéo xuống dưới mục Replies and forwards. Gỡ bỏ đánh dấu khỏi dòng Use inline replies when replying or forwarding. Cuối cùng bấm Ok và trở ra kiểm tra kết quả. Từ đây khi bạn bấm vào nút trả lời hay chuyển tiếp thì sẽ được đưa đến cửa sổ riêng giống các phiên bản trước. Lưu ý rằng khi bạn tạo 1 thư mới thì vẫn được mở ra với cửa sổ mới theo mặc định, tùy chỉnh ở đây chỉ có tác dụng khi bạn trả lời hoặc chuyến tiếp 1 nội dung bất kỳ.
Thay đổi đơn vị đo nhiệt độ trong Outlook 2013
Một tính năng khá thú vị trong Outlook 2013 là có hiển thị thông tin nhiệt độ thời tiết được nằm phía trên cùng của bảng lịch. Và mặc định thông tin thời tiết được hiển thị là ở New York và nó không phụ thuộc vào múi giờ cấu hình trong Outlook. Bạn bấm vào mũi tên bên cạnh địa điểm và chọn Add location rồi nhập địa điểm cần nhập vào. Công cụ này rất hữu ích khi bạn có kế hoạch cho các chương trình và sự kiện. Ví dụ như bạn có thể xem trước được thời tiết của những ngày tiếp theo trước khi lên kế hoạch cho 1 chương trình, sự kiện nào đó và chắc chắn ngày đó có nhiệt độ tốt, trời không mưa hay âm u. Tuy nhiên, theo mặc định thì thông tin thời tiết hiển thị theo độ F(Fahrenheit) – đơn vị nhiệt độ ít ai để ý hay sử dụng đối với Việt Nam. Để chuyển sang đơn vị đo nhiệt độ thông thường là C thì bạn hãy thực hiện theo 1 vài bước đơn giản sau.
Từ cửa số Outlook, truy cập bảng tùy chon bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Calendar và kéo xuống dưới cuối trang để tìm mục chỉnh sửa thời tiết – Weather. Bạn chuyển sang hiển thị bằng đơn vị C (Celsius) bằng cách chọn sang nó rồi bấm Ok. Cài đặt thời tiết sẽ thay đổi từ F sang C ngay lập tức.
Thay đổi chế độ xem trước nội dung
Theo mặc định Outlook sẽ hiển thị 1 dòng mô tả của mỗi email để người dùng có thể xem trước và tìm email dễ dàng. Tính năng này rất tốt nhưng có thể tiết lộ chút ít thông tin nhạy cảm bên trong các email đó mà bạn không muốn người khác nhìn thấy. Nếu bạn cần bảo mật thì có thể tắt chế độ xem trước trong Outlook, và ngược lại nếu người dùng muốn mở rộng nội dung tin nhắn cần xem trước thì có thể bổ sung thêm.
Khi chọn thay đổi hiển thị, Outlook sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng cho thư mục hiện hành hoặc là tất cả email trong thư. Chỉ cần chọn 1 trong 2 cái mà bạn muốn và sau đó quá trình sẽ bắt đầu. Sự thay đổi sẽ như thế này, ở đây tác giả thực hiện với quá trình tắt bỏ và hiển thị 3 dòng xem trước.
Thay đổi Font và màu của thư chưa đọc
Theo mặc định trong Outlook 2013 thì các là thứ chưa đọc sẽ có thông báo màu xanh và được in đậm lên. Tuy nhiên như thế vẫn khó phát hiện đối với những người không quen. Để đơn giản hóa việc tìm kiếm để xem các tin nhắn mới đến, người dùng có thể tùy chỉnh việc thay đổi màu sắc văn bản hoặc có thể thay đổi Font hiển thị cho những thư chưa đọc.
Đối với Outlook, mặc định hiển thị cho thư là văn bản màu đen trên nền trắng. Và tin mới chưa đọc sẽ được in đậm nhưng chỉ hiển thị trong phần mô tả. Để làm nổi bật các tin nhắn mới, người dùng có thể thường xuyên thay đổi màu sắc hoặc font chữ cho các email này.
Tại giao diện Outlook đang sử dụng, chuyển sang thẻ View và chọn View Settings bên trong thẻ View này. Trong cửa sổ View Settings, bạn tìm chọn và bấm vào nút Conditional Formating. Tại cửa sổ tùy chọn thiết lập, bạn chọn vào mục Unread messenges, sau đó bấm vào nút Font để thay đổi phông chữ, kiểu chứ và màu hiển thị cho các lá thư chưa đọc.
Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thay đổi phông chữ mà màu sắc cho nhiều những loại thư khác nhau như: thư chưa đọc, nhóm thư…
Thêm đường viền giữa các Email
Trong phiên bản Outlook 2013, mặc định các email trong hộp thư đến hiển thị trên nền trắng mà không có bất kỳ dải phân cách nào giữa các email. Điều này làm cho việc tìm kiếm và quản lý email trong Outlook trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi các thiết lập mặc định trong Outlook, và tùy chọn hiển thị đường phân cách giữa các Email, điều này sẽ giúp cải thiện khả năng hiển thị bằng cách cho phép người dùng tùy chọn phân biệt giữa các Email dễ dàng hơn.
Từ giao diện sử dụng của Outlook, bạn chuyển sang thẻ View, rồi bấm vào nút View Settings.
Hướng Dẫn Vào Deep Web Cho Người Mới
Deep Web không phải là một vị trí duy nhất, nhưng gồm nhiều vị trí khác nhau có một điểm chung, ẩn khỏi các công cụ tìm kiếm và người dùng Internet thông thường. Các khu vực khác nhau của Deep Web có các yêu cầu truy cập khác nhau và bất kỳ công nghệ nào được sử dụng sẽ chỉ cho phép truy cập vào khu vực cụ thể của Internet ẩn. Có rất ít công nghệ được sử dụng để tạo ra cái được gọi là “deep web” hoặc “darknet”, trong số đó nổi bật hơn cả là TOR.
TOR là từ viết tắt của “The Onion Router”, nó có tên đó vì bạn sẽ phải “lột” nhiều lớp để tìm ra danh tính thật sự của bất kỳ người dùng nào.
Tor chủ yếu là một ‘mạng riêng tư’ cho phép người dùng Internet thông thường không bị theo dõi. Nó thực hiện việc này bằng cách đánh lừa giao tiếp với nhiều máy tính khác nhau, vì vậy thay vì yêu cầu trang web từ máy chủ Z, người dùng A sẽ yêu cầu người dùng B để yêu cầu người dùng C yêu cầu trang web (tất nhiên đây là một sự đơn giản hóa và khá không chính xác). Điều này có nghĩa là bất kỳ bên thứ ba nào cố gắng theo dõi người dùng sẽ thấy rất khó để biết được ai đang xem trang web, gửi email hoặc làm bất cứ điều gì.
Ngoài tính năng bảo mật được tăng cường cho các trình duyệt web, TOR cũng cung cấp cách để host “các dịch vụ ẩn”. Một dịch vụ TOR ẩn là một trang web hoặc ứng dụng của một số loại vị trí, được ẩn theo cùng một cách vị trí thực sự hoặc nhận dạng trình duyệt web được ẩn trong ví dụ trên. Những dịch vụ ẩn này chỉ có thể được truy cập bởi những người sử dụng TOR khác – không phải bởi các công cụ tìm kiếm hoặc người dùng Internet thông thường. Nó kết thúc bằng .onion và thường bao gồm một chuỗi ký tự dường như ngẫu nhiên. Khi đã cài đặt TOR trên máy tính, bạn có thể truy cập vào các dịch vụ ẩn này như chợ đen, nơi buôn bán các bitcoin, ma túy và các thông tin thẻ tín dụng giống hệt như cách truy cập vào một trang web thông thường.
Cài đặt TOR trên máy tính rất đơn giản không khác gì việc cài đặt bất kỳ phần mềm nào khác và nó rất dễ sử dụng.
Sử dụng VPN với Tor
Mạng riêng ảo hoặc VPN là một loại phần mềm bảo mật khác che giấu địa chỉ IP nhưng không cho phép truy cập các trang Deep Web. Một số người dùng sử dụng VPN cùng với Tor để che giấu việc sử dụng Tor. Điều này là không cần thiết, nhưng một số người chỉ muốn có thêm mức độ riêng tư. Bạn nên sử dụng IPVanish nếu đang tìm kiếm một VPN hoạt động tốt với Tor và cung cấp một dịch vụ tuyệt vời với mức giá hợp lý.
I2P – Đây là một mạng giấu tên, người dùng cần có một chút kiến thức về công nghệ để có thể sử dụng và chạy nó.
FAI (Free Anonymous Internet) – Dựa trên công nghệ blockchain, mạng này cho phép xuất bản và duyệt nội dung vô danh. Nó có một trang chủ kiểu mạng xã hội cho phép theo dõi những người dùng khác, chia sẻ nội dung với những người theo dõi.
FreeNet – Một trong những hệ thống cũ và được đánh giá cao nhất. FreeNet kết hợp Deep Web với DarkNet, có nghĩa là bạn có thể duy trì một danh sách các peer đáng tin cậy và chỉ kết nối với chúng, hoặc kết nối với các peer ít đáng tin cậy hơn. Điều này mang lại mức độ riêng tư và bảo mật cao nhất cho mọi hệ thống.
ZeroNet – Dựa trên công nghệ torrent kết hợp với mã hóa Bitcoin, đây là một hệ thống mới và đang được phát triển.
Cách vào Deep Web
Cách vào Deep Web cũng tương tự như vào Internet thông thường. Bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm hoặc một trang web như Tor Hidden Wiki có chứa một danh sách các liên kết thú vị, nhưng thường cũ và không miễn phí.
Thậm chí có một công cụ tìm kiếm đặc biệt cho việc tìm kiếm các dịch vụ ẩn và cho phép xem các trang web .onion thông qua một proxy – ngay cả khi không cài đặt TOR. Nó có thể được tìm thấy tại chúng tôi và có lẽ đây là cách dễ dàng và thuận tiện nhất để truy cập mạng Internet ẩn, nhưng nếu không có cài đặt TOR và chỉ sử dụng một dịch vụ proxy như thế này bạn sẽ không ẩn danh.
Nếu đang tìm kiếm cách truy cập vào các chợ đen thì có thể truy cập chúng tôi nó cung cấp thông tin về nhiều chợ đen khác nhau bao gồm các số liệu thống kê về thời gian hoạt động, công nghệ sử dụng, hàng hóa bán, đánh giá, v.v…
Hướng Dẫn Sử Dụng Outlook 2010
, Business Development Manager at Công Sở Xanh Co., Ltd
Published on
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Outlook 2010
1. [Type text]
3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 2. Contact ………………………………………………………………………………………….. 40 a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) ………………………………………………….. 40 b. Tạo Contact từ email đã nhận…………………………………………………………. 41 c. Tạo Contact Group trong Microsoft Outlook…………………………………….. 42 d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 ………………………………. 45 3.Tạo chữ ký cho Email ………………………………………………………………………. 51 a. Nội dung chữ ký Email …………………………………………………………………. 51 b. Cách tạo chữ ký trong Email ………………………………………………………….. 52 c. Đƣa hình ảnh vào chữ ký……………………………………………………………….. 54 d. Đƣa Business Card vào chữ ký……………………………………………………….. 55 e. Chèn một chữ ký tự động………………………………………………………………. 55 f. Chèn chữ ký bằng tay……………………………………………………………………. 56 4.Các tính năng khác…………………………………………………………………………… 56 a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ ……………………………………………………….. 56 b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR ……………………………………………… 57 c. Cách tắt, mở TO-DO BAR …………………………………………………………….. 59 e. Sắp xếp hộp thƣ bằng màu sắc ……………………………………………………….. 59 e. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories……………………………………. 62 f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp ………………………………………………………. 66 Cách tạo thƣ mục …………………………………………………………………………. 66 Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo ………………………………………… 66 Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh…………………………………….. 67 Tạo quy tắc nhận mail …………………………………………………………………… 67 g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu ……………………………………………….. 67 h. Sao lƣu và phục hồi Rules trong Outlook …………………………………………. 70
4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 i. Xóa các thƣ mục chứa Email…………………………………………………………… 73 j. Tìm Email một cách nhanh chóng ……………………………………………………. 73 k. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search…………………………………….. 73 CHƢƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƢ CỦA BẠN VỀ DUNG LƢỢNG VÀ LƢU TRỮ ……………………………………………………………………………………………. 75 1. Xác định kích thƣớc hộp thƣ và làm giảm dung lƣợng…………………………… 75 a. Dung lƣợng của Email…………………………………………………………………… 75 b. Xem dung lƣợng hộp thƣ……………………………………………………………….. 75 c. Kiểm tra dung lƣợng các thƣ mục bằng Mailbox Cleanup……………………. 77 d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa ……………………………………………… 80 e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ ………………………………………….. 81 f. Tác dụng của Junk Mail …………………………………………………………………. 82 2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thƣ mục cá nhân……………………. 82 a. Căn bản về kho lƣu trữ ………………………………………………………………….. 82 b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân…………………………………………………. 84 c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân…………………………………………………………. 85 d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân ………………………………… 86 e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân……………………………………………… 87 f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa……………………………………………………………………… 88 g. Phân loại thƣ ……………………………………………………………………………….. 90 3. Lƣu trữ các thƣ từ cũ ……………………………………………………………………….. 97 a. Làm quen với AutoArchive ……………………………………………………………. 97 b. Xác định Email cũ trong AutoArchive……………………………………………… 98 g. Lƣu trữ Calendar ………………………………………………………………………….. 99 CHƢƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ………. 101 1. Căn bản về Outlook Calendar ………………………………………………………….. 101
5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 a. Tạo các mục trong Calendar …………………………………………………………. 101 b. Kiểm tra Calendar ………………………………………………………………………. 104 c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar …………………………………………… 106 d. Tạo các cuộc hẹn………………………………………………………………………… 107 e. Tạo lịch cho các cuộc họp…………………………………………………………….. 109 f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo………………………………………………… 109 g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra ……………………………………………………. 112 h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook …………………………… 113 i. Hiển thị lại các nhiệm vụ………………………………………………………………. 113 j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ………………………………………………….. 114 k. Chọn cách nhắc nhở ……………………………………………………………………. 115 l. Tô màu cho các hạng mục …………………………………………………………….. 116 2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc…………………………………………………….. 117 a. Tạo một Calendar mới …………………………………………………………………. 117 b. Quản lý các thƣ mục cá nhân………………………………………………………… 119 c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar……………………………………………….. 119 d. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane………………………….. 120 e. Sử dụng và chia sẻ Calendar …………………………………………………………. 120 CHƢƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN…………………………………………… 128 a. Tạo các thông tin về bản thân ……………………………………………………….. 128 c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card………………………………………. 129 d. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card…………………………………… 130 e. Điều chỉnh tất cả trong Business Card…………………………………………….. 132 f. Gửi Email có kèm theo Business Card ……………………………………………. 133 g. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký ……………………………………. 134 h. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts …………………………… 136
6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 i. Tạo khoảng trắng trong Business Card ……………………………………………. 137 Chƣơng VI: Thủ thuật:………………………………………………………………………….. 138 1. Đừng lƣu những gì quan trọng trong hộp thƣ “phế thải”……………………….. 139 2. Thƣ rác – thiết lập một lần để quên hẳn …………………………………………….. 139 3. Gửi thƣ số lƣợng lớn với Word………………………………………………………… 140 4. Tạo hộp thƣ tìm kiếm……………………………………………………………………… 140 chúng tôi lƣu Microsoft Outlook không cần phần mềm………………………………… 140 6.Skylook 2.0…………………………………………………………………………………… 142 7.Cấu hình tài khoản gmail…………………………………………………………………. 142 8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc …………………………………… 145 9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar………………………………………………………… 146 10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ………………………………………………… 146 11. Tùy biến thanh Ribbon………………………………………………………………….. 147 12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email ……………………………………………………. 148 13. Bỏ các add-in không cần thiết………………………………………………………… 148 14. Các phím tắt………………………………………………………………………………… 149 15. Kéo và thả bất cứ thứ gì………………………………………………………………… 150 16. Kích phải bất cứ thứ gì………………………………………………………………….. 150 17. Tìm kiếm mọi thứ ………………………………………………………………………… 150 18. Tạo các thƣ mục mở cho bất cứ thứ gì …………………………………………….. 151 19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email ……………. 151
7. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 6 CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 1. Làm quen Outlook 2010 a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thƣ nhiều. Đồng bộ hóa các loại email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ nhƣ Hotmail, Gmail hoặc chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010. b. Social Networking Integration: Microsoft nhận ra xu hƣớng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lƣới xã hội của bạn tốt hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu. Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang chủ của mình cho một thư mục.
8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng đồng bộ đúng với lịch hiện tại. Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng. Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước.
9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn.
12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 11 f. Tác dụng của Contacts Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa chỉ … của từng người. Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts. 2. Các thao tác cơ bản a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC
13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 Show Profiles Nhấn nút Add
14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 13
15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 14
16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 b. Một số khái niệm: Các giao thức gửi và nhận Email a. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) — hay là giao thức chuyển thƣ đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đƣờng trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng nhƣ là lo việc chuyển thƣ điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thƣ điện tử gửi thƣ qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể đƣợc lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP. b. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) — hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này ngƣời dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời
17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thƣ mà không cần phải tải các thƣ về. c. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tƣơng tự nhƣng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ đƣợc phát triển bởi đại học Standford năm 1986. d. POP (từ chữ Post Office Protocol) — hay là giao thức phòng thƣ. Giao thức này đƣợc dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP. Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể đƣợc dùng mà không cần tới SMTP. – Mục Inbox: Là hộp thƣ đến, cho biết số lƣợng thƣ đã gửi đến, khi chọn mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung,… hộp thƣ của ngƣời gửi đến. – Mục Drafts: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã soạn nhƣng chƣa hoàn chỉnh và không gởi đi. – Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi (chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu). – Mục Sent Items: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã gởi đi thành công – Mục Deleted Items: Các thƣ đã xóa, khi xóa thƣ thì địa chỉ và nội dung thƣ đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chƣa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn
19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 d. Đính kèm file vào Email Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter.
21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 20 f. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bƣớc sau: 1 Chọn hình ảnh bạn đã đƣa vào trong email. 2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó. 3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc tin nhắn.
24. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 23 Sau cùng nhấn nút OK i. Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook Cách khôi phục các file bị xoá ở mức lƣu trữ mailbox và trong Public Folders trong môi trƣờng Exchange Server. Chú ý: Phƣơng thức này không chỉ đƣợc dùng để phục hồi thƣ hay tin nhắn bị xoá. Đây có thể đƣợc coi là một chƣơng trình phục hồi, giảm thời gian khôi phục cho các phần tử bị xoá dù không phải là giải pháp sao lƣu hoàn chỉnh. Chƣơng trình này có thể đƣợc dùng với các giải pháp sao lƣu Exchange Server hoặc thành phần khác nhƣ Recovery Storage Groups (Các nhóm lƣu trữ khôi phục), Restore online and offline (Khôi phục trực tuyến và phi trực tuyến). Hiểu về xoá mềm và xoá cứng trong môi trƣờng Exchange Server Có hai kiểu xoá dữ liệu trong môi trƣờng Exchange Server: xoá mềm và xoá cứng Xoá mềm: là khi dữ liệu bị xoá bằng phím DELETE và các dữ liệu đó sẽ bị chuyển vào thƣ mục Deleted Items. Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động đƣợc loại bỏ khỏi ổ cứng máy. Các thƣ thƣờng bị xoá cứng trong trƣờng hợp: Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thƣ. Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thƣ bị xoá vào thƣ mục Deleted Items. Chuyển thƣ sang định dạng file PST. Cấu hình Exchange Server Trƣớc khi nghĩ về khôi phục dữ liệu thì chuẩn bị cách thức duy trì nó nhƣ thế nào cũng hết sức quan trọng. Mặc định Exchange Server cho phép lƣu lại các thƣ bị xoá trong 7 ngày và tất cả các tài khoản bị xoá trong 30 ngày. Bạn có thể tự chỉnh lại thời gian giới hạn nếu thấy cần, nhƣng phải đảm bảo có đủ dung lƣợng đĩa trống để lƣu trữ các file đã bị xoá cùng với lƣợng ngày tăng lên.
27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 Hiển thị hộp thoại “Recover deleted items” Trong hộp thoại hiện tất cả các phần tử bị xoá bên trong thƣ mục Deleted Items. Bạn sẽ thấy hai lựa chọn: xoá vĩnh viễn các message đƣợc chọn (nút thứ ba) hoặc phục hồi chúng (nút thứ hai) trở lại thƣ mục ban đầu (thƣ mục Deleted Items). Mặc định, thành phần trên chỉ làm việc với thƣ mục Deleted Items (xoá mềm). Nếu một message bị xoá bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xoá cứng) từ thƣ mục khác, nó sẽ không xuất hiện trong phần Recover Deleted Items của thƣ mục Deleted Items. Một trƣờng hợp phổ biến khác: khi ngƣời dùng chuyển các message từ mailbox (Inbox, Sent Items) thành dạng file “.pst”, các message này cũng không đƣợc lƣu trong thƣ mục xoá tạm thời. Trong trƣờng hợp đó bạn có thể phục hồi lại bằng cách chỉnh sửa thanh ghi: bổ sung thêm thành phần DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho phép thực hiện khôi phục các phần tử bị xoá (Recover Deleted Items ) trên tất cả thƣ mục Outlook. Để chỉnh sửa thanh ghi, thực hiện theo những bƣớc sau: 1. Vào Start, chọn Run, gõ regedit rồi chọn OK. 2. Vào HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftExchangeCli entOptions 3. Kích phải chuột lên khung bên phải rồi vào New, chọn DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điền giá trị 1 vào để kết thúc (Hình 5).
28. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 27 4. Khởi động lại Outlook. Bổ sung thêm giá trị DumpsterAlwaysOn Sau khi thay đổi lại thanh ghi bạn có thể dùng thành phần Recover Deleted Items cho tất cả các thƣ mục Outlook. Chú ý: Khi các message trong hộp Inbox của bạn đƣợc để dƣới dạng file *.pst, những message nào đƣợc chuyển đi trong chƣơng trình đều đƣợc coi là xoá cứng. Một số mẹo khi sử dụng thành phần Recover Deleted Items Dƣới đây là trả lời cho một số câu hỏi thƣờng đƣợc đặt ra về Recover Deleted Items. Mẹo 1: Có thể khôi phục các phần tử bị xoá cứng trong thư mục có dấu cách như thế nào? Không có khó khăn gì, chỉ cần dùng ký tự “%20” giữa các từ. Dƣới đây là một số ví dụ: Một ngƣời Brazin có hộp Inbox gọi là: “Caixa de Entrada” có thể phục hồi các phần tử đã bị xoá bằng cách dùng cú pháp sau: http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=Sh owDeleted Mẹo 2: Những phiên bản nào của Microsoft Outlook có chức năng Recover Deleted Items
32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 Dĩ nhiên, đây không phải là thư rác như bạn có thể hiển lầm. Việc huỷ thư sẽ giống một dạng thư điện tử có lệnh huỷ trong nó. Tưởng tượng như bạn đặt một “quả bom” hẹn giờ trong thư, và nó sẽ “nổ tung” để “phá huỷ” bức thư khi đến thời gian bạn đặt lệnh “gây nổ”. Sau khi gõ xong nội dung lá thư, bạn nhấn nút Options…; trong dòng Delivery opitions, Bạn đánh dấu chọn Expires after rồi định thời gian huỷ thư – tương tự như định thời gian gửi thư trong tương lai vậy. Chọn xong, bạn nhấn OK để xác nhận và nhấn Send để gửi thư đi. Khi đến đúng ngày hẹn, thư sẽ tự huỷ và không còn dấu vết để thu hồi.
33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 k. Sử dụng nút voting Thu hồi đáp từ một nhóm ngƣời là một cái gì đó rất phổ biến trong môi trƣờng văn phòng. Cho dù bạn đang cố gắng để yêu cầu loại bánh pizza để đặt hàng cho một cuộc họp, hoặc đi bỏ phiếu về ai sẽ bỏ kế tiếp, những gì bạn cần là một cuộc thăm dò. Những gì bạn có thể không nhận ra đƣợc rằng nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 và Exchange tại nơi làm việc, bạn đã có mọi thứ bạn cần để gửi ra một cuộc bầu chọn thông qua email. Soạn một email mới trong Outlook, chọn tab Options và chọn Use Voting Buttons. Ở đây bạn có thể chọn mặc định hoặc tạo ra các câu trả lời của riêng bạn cho câu hỏi thăm dò ý kiến.
34. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 33 Nếu bạn chọn Custom chỉ cần gõ vào các trả lời bạn muốn xuất hiện trong lĩnh vực Sử dụng các nút biểu quyết, cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Bây giờ bạn có các tùy chỉnh liệt kê các câu trả lời. Khi ngƣời nhận mở email, sẽ có một thông báo tƣ vấn cho họ để đáp ứng bằng cách sử dụng nút bình chọn bao gồm các phản ứng tùy chỉnh.
35. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 34 Sau khi ngƣời nhận đã có những sự lựa chọn của mình một hộp sẽ bật lên xác minh, các cuộc thăm dò phản ứng và tùy chọn để thêm thông tin bổ sung trong email. Khi họ trả lời bạn sẽ có một lá cờ vào email tƣ vấn cho họ có đƣợc trả lời các cuộc thăm dò … tƣơng tự nhƣ một nhận đọc. Để xem các số tổng cộng của các cuộc thăm dò, bạn có thể mở thƣ gốc trong thƣ mục tin nhắn gửi của bạn, và sau đó nhấp vào nút Theo dõi. You’ll
36. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 35 see a list of totals underneath the ribbon, and then a list below that of all the responses. Bạn sẽ thấy một danh sách các số tổng cộng bên dƣới ribbon, và sau đó một danh sách dƣới đây là của tất cả các phản ứng. l. Theo dõi e-mail gửi đi Đã bao giờ bạn gặp trƣờng hợp này chƣa: bạn có một e-mail quan trọng gửi cho một ngƣời bạn, thế nhƣng đợi mãi chẳng thấy hồi âm. Bạn thật sốt ruột và nóng lòng muốn biết họ có đọc e-mail của mình chƣa, hay là e-mail mình gửi đi đã bị thất lạc, bị máy chủ mail chặn lại rồi… Nếu bạn dùng chƣơng trình Microsoft Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 để gửi nhận thƣ và ngƣời bạn của bạn cũng dùng chƣơng trình này thì việc theo dõi e-mail gửi đi thật đơn giản vô cùng. Với tính năng Email Tracking của Microsoft Outlook, bạn có thể biết đƣợc chính xác ngày giờ e-mail đến đƣợc hộp thƣ của bạn mình và ngày giờ ngƣời đó đọc thƣ của mình. Theo mặc định, tính năng này không có hiệu lực. Để sử dụng nó, bạn vào Tab Options. Nhắp chọn 2 checkbox: – Request a Delivery Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận đƣợc một e-mail thông báo ngày, giờ khi mail đến đƣợc hộp thƣ ngƣời nhận. Tuy nhiên, nếu mailserver của ngƣời nhận không hỗ trợ tính năng này thì cũng đành chịu thua. – Request a Read Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận
37. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 36 đƣợc một e-mail khi ngƣời nhận đọc Cuối cùng, bạn soạn thƣ và gửi đi nhƣ bình thƣờng. CHƢƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK 1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ a. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện) Nhiều ngƣời ít dùng hoặc chƣa biết đến tính năng quản lý công việc (Tasks) của MS Outlook: quản lý công việc của chính mình, giao việc cho nhân viên và theo dõi đốc thúc nhân viên, biết đƣợc hôm nay, ngày mai, tuần tới… phải làm gì, việc gì ƣu tiên, việc gì đã giao mà chƣa xong… Sử dụng tính năng này, ngƣời dùng đã học và áp dụng đƣợc 2 kỹ năng “mềm” là quản lý và ủy thác công việc. Outlook giúp bạn quản lý, nhắc nhỡ các nhiệm vụ mà bạn đã đề ra. Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện theo các bước sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Bar. Danh sách các tác vụ xuất hiện.
38. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 37 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Các từ biến mất, và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy). 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ Nhiệm vụ xuất hiện trong khối bên dưới dòng Subject trên Task List 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List với các nhiệm vụ khác khác. b. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất
39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 Các nhiệm vụ khi hoàn thành xong bạn có thể xóa nó đi, nhƣng hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành thay vì xóa nó, nhƣ vậy sẽ hay hơn. Để đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất, làm theo các bƣớc sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Pane (hay nhấn Ctrl+4). Module Tasks mở. 2 Nhấp các từ Simple List trong mục Current View của Navigation Pane.
40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 3 Nhấp hộp kế bên tên nhiệm vụ mà bạn muốn đánh dấu đã hoàn tất. Hộp trong cột thứ hai kể từ bên trái là hộp bạn cần đánh dấu kiểm. Khi đánh dấu kiểm vào hộp, tên của nhiệm vụ thay đổi màu và có một đƣờng thẳng xuyên qua nó. Nhƣ vậy là bạn đã đánh dấu xong một nhiệm vụ hoàn tất.
41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 2. Contact a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) Bạn muốn lƣu lại nhƣng thông tin ngƣời gửi email cho bạn, thì chính Outlook là một công cụ tuyệt vời về quản lý danh sách các tên và địa chỉ và nó dễ sử dụng nhƣ sổ tay nhỏ của bạn. Để nhập một contact mới, nhấn nút Contacts trong Navigation Pane, sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact. Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close. .
42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 b. Tạo Contact từ email đã nhận Mở hoặc xem trƣớc e-mail có chứa tên mà bạn muốn thêm vào danh sách liên lạc của bạn. Nhấp chuột phải vào tên của ngƣời mà bạn muốn, sau đó nhấp Add to Contacts. Lƣu ý: Trong Outlook, không có tùy chọn để thêm thông tin liên lạc tự động vào Danh bạ hoặc sổ địa chỉ khi bạn trả lời cho một contact.
46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 10. Kiểm tra lại xem đã gửi mail đến các địa chỉ trong group chƣa d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 Bạn đang sử dụng Gmail theo dạng Webmail, nay lại muốn chuyển sang sử dụng với Microsoft Outlook 2010 nhƣng không muốn phải nhập thủ công từng địa chỉ e-mail vào contact? Cách đơn giản nhất là trích xuất toàn bộ contact trong Gmail để đƣa chúng vào Outlook 2010, cách thực hiện nhƣ sau:
47. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 46 Khởi động trình duyệt Web rồi đăng nhập vào tài khoản Gmail cần trích xuất contact. Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail, bạn nhấn chuột vào liên kết Contacts nằm trong khung bên trái. Trong cửa sổ contact vừa hiện ra, bạn nhấn vào liên kết All Contact để làm xuất hiện tất cả các contact hiện có rồi nhấn vào liên kết All ở khung thứ hai bên phải để chọn tất cả các contact vừa hiện ra. Tiếp tục, nhấn chuột vào liên kết Export. Trong cửa sổ Export, bạn đánh dấu chọn vào mục Everyone (All Contacts) và mục Outlook CSV format (for importing into Outlook or another application). Sau cùng nhấn nút Export rồi đặt tên và chọn nơi lƣu trữ cho tập tin CSV sắp tạo (ví dụ contact.CSV). Tập tin này sẽ chứa toàn bộ contact hiện có trong tài khoản Gmail.
49. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 48 Khi cửa sổ Import and Export Wizard hiện ra, bạn chọn Import from another program or file rồi nhấn Next để tiếp tục. Trong cửa sổ Import a File, bạn chọn Comma Separated Values (DOS) rồi nhấn Next để tiếp tục.
50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 Trong cửa sổ tiếp theo, bạn nhấn nút Browse trong mục File to import rồi chọn tập tin chúng tôi chứa toàn bộ contact đã trích xuất từ Gmail. Đồng thời, đánh dấu chọn vào ô Do not import duplicate items để loại bỏ các contact trùng lắp. Nhấn Next để tiếp tục.
51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Trong cửa sổ tiếp theo, bạn chọn thƣ mục sẽ dùng để lƣu các contact sắp thêm vào, tốt nhất nên chọn luôn thƣ mục Contacts của Outlook 2010 Nhấn Next để tiếp tục. Trong cửa sổ cuối cùng, bạn đánh dấu chọn vào ô Import “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhấn Finish để hoàn tất.
52. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 51 3. Tạo chữ ký cho Email Chữ ký của bạn có thể tự động đƣợc thêm vào thƣ gửi đi, hoặc bạn có thể tự thêm chữ ký để chỉ những thƣ mà bạn chọn. a. Nội dung chữ ký Email Nội dung chữ ký Email Chữ ký của bạn bao gồm các thông tin về bạn, các nhà kinh doanh thì thƣờng để thông tin liên lạc, để các khách hàng và đối tác của họ dễ dàng liên lạc với họ. Một chữ ký cũng có thể bao gồm một thông điệp tiếp thị hoặc thậm chí là một nơi yêu thích để thể hiện giá trị hài hƣớc hay cá nhân Thông tin trong một email rất đơn giản với chữ ký có thể bao gồm: 1 Tên của bạn. 2 Chuyên môn của bạn. 3 Địa chỉ và số điện thoại. Bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ Website, hay một chữ ký bằng tay. Logo của công ty, hoặc hình ảnh của mình. Hình ảnh, hình ảnh, clip và nghệ thuật có thể làm chậm việc gửi Email. Do đó dung lƣợng của các thông điệp bạn thêm vào phải tƣơng đối nhỏ.
53. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 52 b. Cách tạo chữ ký trong Email Mở một tin nhắn mới, trên tab Message, trong nhóm Include, nhấp chuột vào Signature, và sau đó bấm vào Signatures. Trên E-mail Signature tab, bấm vào New. Nhập tên cho chữ ký, và sau đó nhấn OK.
54. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 53 Trong hộp thoại Edit signature, nhập văn bản mà bạn muốn bao gồm trong chữ ký Để định dạng văn bản, chọn văn bản, và sau đó sử dụng thanh công cụ bên dƣới để định dạng
56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 d. Đƣa Business Card vào chữ ký Business Card (hoặc EBCs) là tính năng mới của Outlook 2010, nó cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin liên lạc với những ngƣời khác. Sau khi tạo một số thông tin cho chính mình, bạn sẽ có một Business Card để sử dụng, sau đó bạn có thể đƣa vào chữ ký trong Email: Chỉ cần bấm vào nút Business Card trong Chữ ký và hộp thoại sẽ hiển thị nhƣ trong hình trên. Một EBC sẽ thêm vào một chuyên môn để liên lạc, ngƣời nhận email có thể dễ dàng lƣu thông tin liên lạc của bạn, bởi vì một EBC có hai phần: một hình ảnh và một tập tin. Tập tin ở định dạng vCard (tiêu chuẩn cho việc gửi và nhận thông tin liên lạc trên internet), có nghĩa là thông tin liên lạc, liên kết với các thẻ sẽ dễ dàng cho ngƣời nhận để tiết kiệm thời gian. e. Chèn một chữ ký tự động Trên tab Message, trong nhóm Include , nhấp chuột Signatures. Bên dưới mục Choose default signature, Chọn e-mail account và chữ ký theo mặc định
57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Trong New messages, nhấp vào một tài khoản e-mail mà bạn muốn chữ ký làm mằc định. Nếu bạn muốn có một chữ ký mặc định khi trả lời hoặc khi chuyển tiếp email, trong Replies /forwards, chọn chữ ký. Nếu không bấm (none). f. Chèn chữ ký bằng tay Nếu bạn đã tạo chữ ký trƣớc đó, bạn sẽ thấy họ liệt kê ở đây Bấm vào Signnature, chọn một chữ ký trong danh sách liệt kê. 4. Các tính năng khác a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ
58. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 57 Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email, hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Để đánh dấu bằng cờ, hãy làm các bƣớc sau: 1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up. 2 Sau đó chọn màu cờ. Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có hình lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu. b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR
59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR, hãy làm các bƣớc sau: 1 Nhấn vào Contacts, thanh công cụ TO-DO BAR sẽ xuất hiện ở bên phải Outlook. 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đƣờng nhấp nháy). 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Nhiệm vụ xuất hiện trong Task Lis của To-Do Bar 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với những nhiệm vụ khác.
61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 Hộp thoại Advanced View Settings hiện thị Nhấp chọn Conditional Formatting
64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Bạn cũng có thể Nhấp chuột phải vào tin nhắn bên dƣới phần mục để thay đổi thể loại. Bạn có thể đổi tên từng loại thành bất kỳ ý nghĩa đối với bạn.
65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 Bạn có thể muốn thực hiện một thể loại mới cho thƣ khác nhau. Go to Actions Categorize and All Categories Trên màn hình Color Categories chọn New nhập các loại tên và màu sắc, bạn cũng có thể gán một phím tắt cho nó
66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông qua các thƣ email của bạn dựa trên loại thể
67. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 66 f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp Mục đích của việc tạo các thƣ mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa. Cách tạo thƣ mục Cách tạo các thƣ mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn New Folder, đặt tên cho thƣ mục vừa tạo và OK. Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo
68. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 67 Sau khi đã tạo ra một thƣ mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong thƣ mục đó. Email có thể di chuyển vào thƣ mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thƣ mục và bạn thả chuột ra. Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này. Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bƣớc sau: 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Move To Folder. 3 Chọn thƣ mục bạn muốn lƣu 4 Ok Tạo quy tắc nhận mail g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu Nếu sử dụng một dạng email thƣờng ngày đƣợc gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thƣờng gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác… Để tạo một email mẫu, ta thực hiện nhƣ sau: – Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ đƣợc lặp lại theo hƣớng khuôn mẫu. Ví dụ nhƣ: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.
69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 – Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tƣợng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần “Save as type”, đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lƣu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2010 có vị trí lƣu template khác nhau. + Windows XP: thƣ mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
70. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 69 + Windows Vista: thƣ mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các ngƣời dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New Itém trên tab Home, chọn “More Items”, chọn “Choose From…”. Hộp thoại “Choose Form” hiển thị
72. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 71 Ở hộp thoại vừa hiển thị ra, chọn Options.
77. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 76 Hiển thị hộp thoại Properties
81. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 80 d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa Sau khi xem qua dung lƣợng của các Email, bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lƣợng lớn thƣờng bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu cần để lƣu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thƣ. Bạn sử dụng Lƣu tập tin đính kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lƣu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn. Sau khi đã lƣu các tệp đính kèm, bạn có thể xóa các Email không cần thiết đó.
82. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 81 Trƣớc khi bắt đầu lƣu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng, phải nhớ vị trí đã lƣu để sau này ngƣời dùng có thể xem lại các tài liệu đó. Để lƣu tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau: 1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm. 2 Nhấn vào Tab File 3 Sau đó bạn chọn Save attachments. 4 Chọn đƣờng dẫn để lƣu tập tin, sau đó nhấp Ok e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ Mỗi khi bạn xóa một email, nó đi vào thƣ mục Deleted chúng tôi xoá nhiều thì thƣ mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lƣợng, do đó cần phải làm sạch thƣ mục Deleted Items cũng nhƣ dung lƣợng của toàn hộp thƣ. Bởi vậy, nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thƣ. Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thƣ mục Deleted Items, bạn sẽ thấy các Email xóa bên ngoài. Nhấp chuột vào các Email này, nhấn chuột phải chọn Delete.
84. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 83 Email tự động lƣu trữ vào hộp thƣ cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sử dụng lệnh AotoArchive thì các Email sẽ từ hộp thƣ của bạn sẽ tự di chuyển vào thƣ mục, thƣ mục đó gọi là thƣ mục tự lƣu trữ.
85. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 84 1 Nhấn Browse… để chọn thƣ mục lƣu trữ, chọn OK. 2 Email đang di chuyển vào trong hộp thƣ. 3 Và Email đƣợc lƣu vào thƣ mục tự lƣu trữ. Thƣ mục con trong hộp thƣ sẽ đƣợc tự động tạo ra trong thƣ mục lƣu trữ. b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân
86. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 85 Bạn muốn có một thƣ mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn, điều đó tƣơng tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thƣ mục cá nhân, bạn tạo tập tin riêng cho mình. Sau khi bạn đã tạo ra thƣ mục cá nhân và cách di chuyển các tập tin vào thƣ mục cá nhân này. c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân Để sử dụng một thƣ mục tập tin cá nhân, trƣớc tiên bạn cần phải tạo ra nó. Để tạo thƣ mục cá nhân bạn làm theo các bƣớc sau: 1 Chọn file sau đó nhấn vào Info chọn Account Settings 2 Bạn chọn tiếp Tab Data Files
87. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 86 3 Chọn Add, nhập tên 4 Thƣ mục cá nhân của bạn đã đƣợc tạo ra nhƣ hình dƣới. d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân
89. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 88 Sau khi bạn đã tạo xong các thƣ mục con trong thƣ mục các nhân. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thƣ mục con, bạn làm theo các bƣớc sau: 1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder 2 Bạn chọn thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân và nhấn OK. Những cách khác để di chuyển các Email vào thƣ mục cá nhân là dùng phƣơng pháp kéo thả. Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất hiện trong thƣ mục cá nhân. f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa Thông thƣờng bạn lƣu trữ các Email vào thƣ mục cá nhân. Nhƣng các thƣ mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lƣu trữ các Email vào ổ đĩa.
91. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 90 Chọn Move this file hoặc Copy this file Lƣu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lƣu toàn bộ hộp thƣ của bạn, thì bạn mới dùng công cụ này. g. Phân loại thƣ Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trƣớc tiên bạn cần làm là tạo các thƣ mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: “Mail đối tác” rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thƣ mục nếu bạn có nhiều phân loại ngƣời dùng. Bƣớc tiếp theo, bạn chọn : 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Rules.
92. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 91 Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tƣơng ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn Select Folder
93. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 92 Chọn thƣ mục đã đƣợc tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thƣ mục khác, rồi nhấn OK Trong mục “Move the item to folder” sẽ giúp tự động đƣa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thƣ mục đƣợc chỉ định sẵn. Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức nhƣ trên khi nhấn vào nút Advanced Options.
94. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 93 Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email
95. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 94 Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thƣ
96. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 95 Chọn điều kiện loại trừ cho quy tắc nhận thƣ
97. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 96 Đặt tên và nhấn Finish để hoàn thành. Bây giờ, thƣ của các bạn sẽ đƣợc tự động chuyển vào từng thƣ mục nhất định. Các thao tác khác: Trong hộp thoại Rules and Alerts
98. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 97 – Change Rule: chỉnh sửa điều kiện. – Copy Rule: sao chép điều kiện – Delete: xóa điều kiện – Run Rules Now: thực hiện ngay một điều kiện nào đó. 3. Lưu trữ các thư từ cũ a. Làm quen với AutoArchive Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách nhấp chuột vào File chọn Options. Nhấp chuột vào Advanced và sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive Settings.
99. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 98 Hộp thoại Auto Archive hiển thị. 1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thƣ tùy theo số ngày bạn chọn. (Và nếu bạn không thích AutoArchive, bạn có thể không chọn nó). 2 Số lƣợng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive sẽ chạy. b. Xác định Email cũ trong AutoArchive
100. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 99 Với AutoArchive, mỗi lần Email bị di chuyển sẽ nhận đƣợc một thông báo kiểm tra. Tuy nhiên, đôi khi bạn không nhận đƣợc thông báo kiểm tra, do AutoArchive đƣợc cài đặt mặc định. Sau khi di chuyển thì những Email đó đƣợc cho là cũ và bạn có thể thay đổi điều này. Đối với một số ngƣời Email có vẻ cũ sau khi hai tuần, nhƣng đối với ngƣời khác thì có thể là 2 tháng. Bạn là một đƣợc quyết định và bạn có thể làm đƣợc điều này trên một cơ sở cho mỗi thƣ mục nếu bạn muốn. g. Lƣu trữ Calendar AutoArchive có nhiều tác dụng ngoài việc lƣu trữ các Email. AutoArchive còn lƣu trữ đƣợc các nhiệm vụ đặt trong Calendar hoặc các thƣ mục trong nó. Và cũng giống nhƣ cách điều chỉnh cài đặt cho Email.
106. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 105 Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển ngày tháng một cách dễ dàng: 1 Nhấn vào Day, Week, Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem. 2 Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi 3 Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn.
107. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 106 c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar Bởi vì các yêu cầu khác nhau, nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó. Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian, do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian. Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian, dự kiến, giống nhƣ một cuộc hẹn. Sự khác biệt là bạn sẽ mời những ngƣời khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu đƣợc gửi qua email. Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài. Không giống nhƣ một cuộc hẹn hoặc cuộc họp, một sự kiện. Với một sự kiện, bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó.
108. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 107 Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian, bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày d. Tạo các cuộc hẹn Để nhập một cuộc hẹn, làm theo các bƣớc sau đây: 1 Nhấp biểu tƣợng Calendar trong Outlook Bar. Lịch xuất hiện, trình bày các cuộc hẹn của bạn 2 Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình. Form New Appointment xuất hiện.
109. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 108 3 Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn. Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn, chẳng hạn nhƣ “Có hẹn với John, Microsoft”. 4 Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time. Một lịch nhỏ xuất hiện
110. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 109 e. Tạo lịch cho các cuộc họp Khi tạo lịch cho cuộc họp, các yếu tố cần phải có là thời gian, thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp, trong khi đó bạn lại có một cuộc họp khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ. Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những: 1 Địa điểm của cuộc họp 2 Tên của cuộc họp f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo Nếu sử dụng Outlook, bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi ngƣời, chọn một khoảng thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi ngƣời có thể tham gia bằng Email.
114. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 113 Ví dụ, nếu bạn có một số công việc cần phải làm, chỉ cần nhập công việc đó nhƣ là một nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, kiểm tra nó. Khi nhiệm vụ hoàn thành trong một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó. Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trƣớc ngày kết thúc, nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó. h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook Trong Outlook thì Calendar giúp bạn tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian. Giúp bạn làm các công việc nhƣ: nhắc bạn về thời gian, giúp bạn làm đƣợc nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn… Nói về thời gian, Outlook nhắc nhở bạn về các cuộc họp quan trọng giúp ta luôn luôn chủ động để sắp xếp công việc. Outlook cũng cho phép bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn cho ngƣời khác biết, để họ có thể xem khi nào bạn sẵn sàng trao đổi công việc với họ. i. Hiển thị lại các nhiệm vụ
115. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 114 Các nhiệm vụ đƣợc nhập sẽ đƣợc hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm vụ đó. Outlook sẽ nhắc nhỡ nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn. Dƣới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó. j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ
117. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 116 1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó. 2 Chọn thời gian nhắc nhở 3 Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định. Các sự kiện sẽ đƣợc nhắc nhở tự động, Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện 18 giờ trƣớc khi họ bắt đầu. Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này, nhƣng bạn có thể sử dụng cùng một bƣớc mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện. l. Tô màu cho các hạng mục
119. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 118 Để tạo một Calendar mới bạn làm các bƣớc sau: 1 Nhấn nút phải vào Calendar chọn New Calendar 2 Hộp thoại Crete New Folder xuất hiện. 3 Bạn nhập tên cho Calendar muốn tạo sau đó nhấn OK 4 Một Calendar mới sẽ xuất hiện trong mục My Calendar.
120. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 119 b. Quản lý các thƣ mục cá nhân Sau khi tạo thêm các Calendar mới, các Calendar sẽ xuất hiện trong My calendar. Chúng ta sẽ xem nhiều Calendar theo hình trên. Muốn xem đƣợc lịch của Calendar nào thì bạn đánh dấu check vào một ô trƣớc tiêu đề của Calendar đó. Bên cột hiển thị sẽ thấy đƣợc toàn bộ thƣ mục trong Calendar đó. Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc đánh dấu hết cho tất cả các Calendar. Khi đó cột hiển thị sẽ thấy đƣợc tất cả các Calendar. Nếu bạn không muốn hiển thị Calendar nào thì chỉ việc bỏ dấu check đi c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar Đôi khi bạn muốn có một cuộc hẹn đƣợc để ở hai Calendars khác nhau. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar. Bạn không nên làm cách này vì
124. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 123 Thêm các ngày nghỉ lễ vào lịch biểu Lịch biểu sẽ không phát huy hết tác dụng khi mà các kỳ nghỉ không đƣợcđánh dấu sẵn. Mặc dù Microsoft không tự động đƣa vào các ngày nghỉ nhƣng bạn có thể. Có một cách dễ dàng để làm điều đó là tìm kiếm trênmạng và thêm lịch biểu Internet đã đƣợc đánh dấu sẵn đó vào Outlook. Một thƣ mục lịch biểu Internet phổ biển nhất là chúng tôi nhiên, lịch biểu này chỉ đánh dấu những ngày nghỉ lễ của Mỹ, do đó bạn sẽ phải tìm kiếm một lịch biểu phù hợp hơn hoặc tự mình tạo ra lịchbiểu có đánh dấu đầy đủ các ngày nghỉ lễ. Chia sẻ lịch biểu với các tài khoản Windows khác Để chia sẻ cùng một file dữ liệu Outlook cho tài khoản khác, trƣớc tiênbạn phải export file đã có vào một thƣ mục chung để các tài khoảnWindows khác có thể truy cập (ví dụ nhƣ thƣ mục Public của
Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Dùng Outlook 2013 Cho Người Mới trên website Ngubao.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!