Cập nhật nội dung chi tiết về Những Thủ Thuật Dành Riêng Cho Dân Kế Toán Và Văn Phòng mới nhất trên website Ngubao.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Biết và Sử dụng thủ thuật sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian, bên cạnh đó còn hướng đến bạn sự chuyên nghiệp hơn 🙂
Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.
Xem hướng dẫn cách trộn thư:
Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo,…
2/ Chèn file pdf hoặc word vào file excel Do nhu cầu công việc cần liên kết các file với nhau nên đôi lúc chúng ta cần chèn file word hay pdf vào bảng tính excel, vì vậy Webketoan sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ thực hiện theo đường dẫn sau:
Hướng dẫn cách chèn file pdf hoặc word vào file excel
3/ Tạo ghi chú ghi nhớ công việc trên màn hình máy tính
Thông thường chúng ta thường hay sử dụng giấy ghi nhớ để lưu lại hay ghi nhớ công việc, lịch hẹn,…. Tuy nhiên việc này sẽ bất tiện khi chúng ta làm việc thường xuyên trên máy tính
Sticky Notes là tiện ích được tích hợp sẵn trong hệ thống Windows giúp bạn tạo các ghi chú trên Desktop nhằm ghi lại các hoạt động, sự kiện, nhiệm vụ, … Nhờ có nó bạn sẽ không phải lo sẽ bỏ lỡ cuộc hẹn, sự kiện quan trọng nào.
Để xem hướng dẫn, vui lòng nhấn vào đường dẫn:
Hướng dẫn cách tạo ghi chú ghi nhớ công việc trên màn hình máy vi tính
4/ Thu hồi, lấy lại email đã gởi trong gmail
Email là 1 công cụ hữu ích trong việc trao đổi thư từ với nhau thông qua Internet, trong rất nhiều trường hợp như: công việc, học tập, giao lưu… Nếu bạn từng soạn email, rất có thể đôi khi sau khi nhấn nút gửi xong rồi chợt phát hiện ra một số sai sót, thiếu phần nào đó có thể gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng tới công việc. Lúc đó bạn tự hỏi, làm sao để xóa, hủy, thu hồi email đã gửi mà người nhận không nhận được nữa?
Hoàn tác thư đã gởi là một trong những chức năng tiện ích của Gmail, nó giúp chúng ta thu hồi lại email đã gởi nhanh chóng, tuy nhiên tính năng này của Gmail không được bật sẵn, vì thế chúng ta phải tiến hành thiết lập.
Để xem hướng dẫn, độc giả nhấn vào đường dẫn sau:
Hướng dẫn cách thu hồi, lấy lại email đã gởi trong gmail
5/ Đánh số tự động cho dòng, cột excel
Như các bạn đã biết, cột STT hầu như không thiếu ở các bảng tính và chúng ta vẫn thường hay dùng là nhập 2 số thứ tự đầu (ví dụ số 1, 2) sau đó bôi đen cả hai ô đó rồi di chuột đến phía dưới góc bên phải của ô thứ hai khi xuất hiện dấu “+” bạn kéo xuống hết cột muốn đánh số thứ tự. Nhưng cách dùng này sẽ rất bất tiện nếu bảng tính excel của bạn rất dài, nếu kéo hết chắc sẽ là rất mỏi tay 😥
Vì thế, WKT sẽ hướng dẫn các bạn cách đánh số thứ tự dòng, cột tự động 🙂 theo đường dẫn:
Hướng dẫn cách đánh số thứ tự cột, dòng tự động trong excel
6/ Cách in ấn chuyên nghiệp trong excel
7/ Cách đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại
15 Thủ Thuật Excel Hay Nhất Cho Dân Văn Phòng, Kế Toán
Nhatthienkt.net – 15 thủ thuật Excel hay và cần thiết cho dân văn phòng và kế toán giúp tiết tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc.
Bài viết này hướng dẫn trên Excel 2016, các phiên bản trước hoàn toàn có thể áp dụng thành công.
1. Đánh số thứ tự
– Đánh số thứ tự với bảng biểu được tạo với bảng kẻ sẵn số cột và số hàng thì việc đánh số thứ tự khá đơn giản:
+ Nhập số thứ tự 1 tại hàng đầu tiên
+ Nhập số thứ tự 2 tại hàng số 2
– Trường hợp không có kẻ bảng thì các bước làm như trên, tuy nhiên thay vì nhấp đôi chuột trái vào biểu tượng dấu “+” ta tiến hành nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí tùy ý.
2. Xóa dữ liệu có sẵn trong bảng
Sử dụng phím “DELETE” để xóa dữ liệu trog bảng hoặc bấm phải chuột chọn “Clear Content”
3. Chọn toàn bộ dữ liệu
4. Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít
– Hãy sử dụng Auto Fix Row và Auto Fix Column để tự động canh vừa kín giữa văn bản và các ô.
6. In theo tùy chọn
– Chỉ in vị trí được chọn (bôi đen)
+ Vào File/print và chọn Print Selection
7. Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền
hãy điều chỉnh theo ký tự biểu tượng cho đồng tiền
8. Tự động viết hoa ký tự đầu tiên
– Đầu tiên bạn tạo một cột tên “Hide” chẳng hạn, mục đích tạo cột này để nhập dữ liệu và ẩn đi. Bạn nhập bình thường không cần nhập ký tự hoa đầu tiên
– Tiếp theo bạn thêm một cột Họ tên và sử dụng hàm Proper để in hoa ký tự đầu tiên, kết quả như hình dưới
– Và cuối cùng bạn chọn cột “Hide” và bấm phải chuột chọn “Hide” để ẩn cột này đi, vậy là xong. Giờ ta chỉ còn cột TT, Họ và tên, Giới tính và năm sinh.
9. Kẻ đường ô tùy ý
Thực hiện các tùy chọn kẻ khung
10. Đánh số trang Excel
(Bấm vào hình để xem lớn hơn)
11. Nhập số điện thoại, dấu =, dấu +, dấu – vào bảng
– bạn sử dụng tính năng chuyển đổi định dạng sang định dạng text bằng cách nhập dấu ‘ trước khi nhập thông tin số 0
12. Ghép nối chuỗi, hoặc dữ liệu
Sử dụng “&” để thực hiện nối thành chuỗi
Nếu muốn tạo khoảng trắng, ta đặt khoảng trắng trong dấu ngoặc kép. Vd: &” “&
13. Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)
– sử dụng thủ thuật này bạn dể dàng theo dõi mọi thông tin vượt quá trang mà gióng được cái tiêu đề
Kết quả: Tiêu đề luôn ở trên cùng khi bạn kéo xuống phía dưới
14. Sửa dữ liệu trong ô
– Sử dụng phím F2 để sửa dữ liệu trực tiếp trong ô
15. Tự động chỉnh văn bản vừa ô, nhảy dòng chữ vừa ô
Với thủ thuật sử dụng Wrap Text, văn bản không vừa ô sẽ tự động nhảy xuống dưới
Với 15 thủ thuật Excel hay và cực hữu trên, nhatthienkt hy vọng sẽ có ích cho bạn. Hãy thực hành sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.
√ 9 Thủ Thuật Excel Hay Dành Cho Dân Văn Phòng
1. Tham chiếu ngay một số phép tính
Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count …
Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.
2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại
Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:
Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn
Paste Special
, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.
→ Value rồi nhấn OK .
Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.
Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:
Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.
5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau
Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.
6. Chuyển đổi dạng text thành số
Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.
Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:
Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.
7. “Đóng băng” dòng tiêu đề
Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:
Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp
Freeze Panes
nếu cố định dòng và cột
đối với word 2016 (như hình trên).
8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh
Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?
Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.
Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.
9. Phân tích nhanh số liệu
Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?
Những Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng
Hầu hết người dùng excel đều biết về những hàm excel thông dụng về tính toán thống kê. Ví dụ như sum để tính tổng, min max để tính giá trị nhỏ nhất lớn nhất trong một vùng dữ liệu nào đó. Bây giờ thay vì phải dùng hàm, các bạn có thể xem thống kê nhanh về số liệu của một vùng dữ liệu nào đó bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh trạng thái “Status bar”.
Ví dụ như hình:
(Nguồn ảnh: Internet)
2- Thủ thuật excel siêu tốc- Chuyển dòng sang cột và ngược lại
(Nguồn ảnh: Internet)
3- Thủ thuật excel siêu tốc- Tự động tính tổng không cần dùng hàm với “ALT + =”
Đa số người dùng Excel đều biết đến hàm tính tổng “SUM” dùng để tính tổng một vùng giá trị nào đó, hàm này thực sự rất đơn giản. Nhưng không phải ai cũng biết cách để dùng hàm này một cách nhanh nhất. Chúng ta thực sự không cần phải lúc nào cũng viết ra một cú pháp đầy đủ: Sum(number1, number 2,….) mà chỉ cần áp dụng một trong hai cách sau đây:
(Nguồn ảnh: Internet)
Cách 2: Nhấn vào nút lệnh (command) biểu tượng tổng trong toán học trên thanh ribbon – thẻ Home
* Chú ý vùng dữ liệu tính tổng phải liền kề nhau, không được tách rời
4- Thủ thuật excel siêu tốc- Bật tính năng lọc Data Filter cực nhanh cùng “Ctrl + Shift + L”
Như hiện tại công việc của tác giả bài viết này rất thường xuyên dùng tới chức năng lọc của Excel. Nếu cứ phải vừa nhập dữ liệu vừa quơ quơ con chuột thì rất là mệt. Nhưng thật may thay chúng ta có thể bật tính năng lọc dữ liệu CỰC NHANH, chỉ cần KHOẢNG MỘT GIÂY với cùng lúc 2 tổ hợp phím “Ctrl + A ” (Bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl + Shift + L” (Bật chức năng lọc) .
Chú ý là bảng dữ liệu bạn muốn lọc phải bao gồm những ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết chặt chẽ, không rời rạc. Như vậy thì bạn chỉ cần nhần vào MỘT Ô BẤT KỲ TRONG BẢNG, sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là xong.
*Các bạn có thể tắt chức năng lọc ở bất kỳ vị trí nào cũng với cùng tổ hợp phím trên.
5- Thủ thuật excel siêu tốc – Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”
Những bạn nào thường xuyên phải “đánh vật” với những công thức excel thì không thể không biết tổ hợp phím này. Thay vì phải vào tab Formulas – Show Formulas thì các bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là xong. Và đây là kết quả:
(Nguồn ảnh: Internet)
Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì lại lặp lại tổ hợp phím CTR + ~ thôi (ctrl + ` )
6- Thủ thuật excel siêu tốc- Di chuyển giữa các Sheet bằng “Crtl + Pg Up, Pg Dn”
Các bạn có thể di chuyển nhanh giữ các sheet hiện có bằng tổ hợp phím “Ctrl +Pg Up” (đi tới sheet bên trái sheet hiện tại), “Ctrl + Pg Dn” (đi tới sheet bên phải sheet hiện tại). Nếu file excel của bạn chỉ có vài Sheets thì những tổ hợp phím này thực sự quá là tuyệt vời.
7- Thủ thuật excel siêu tốc- Chèn ngày hiện tại với Ctrl + ;
Thay vì phải nhòm xuống cái đồng hồ bên dưới góc trái màn hình và gõ gõ nhập nhập ngày tháng vào một ô nào đó trong excel thì các bạn chỉ mất 1 giây với tổ hợp phím Ctrl + ; này, nhanh – gọn – lẹ.
Nguồn: Sưu tầm chúng tôi
Bạn đang đọc nội dung bài viết Những Thủ Thuật Dành Riêng Cho Dân Kế Toán Và Văn Phòng trên website Ngubao.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!