Top 10 # Xem Nhiều Nhất Thủ Thuật Excel 2007 Văn Phòng Mới Nhất 3/2023 # Top Like

Là dân văn phòng, excel là công cụ không thể không dùng đến của các bạn. Nhưng bạn có chắc chắn rằng mình đã biết được tất cả các thủ thuật excel văn phòng hữu ích để có thể làm việc với excel hiệu quả nhất chưa?

Đánh số thứ tự

– Đánh số thứ tự với bảng biểu được tạo với bảng kẻ sẵn số cột và số hàng thì việc đánh số thứ tự khá đơn giản:

+ Đầu tiên nhập số 1 tại hàng đầu tiên.

+ Tiếp theo nhập số 2 tại hàng số 2.

– Trường hợp không có kẻ bảng thì các bước làm như trên, tuy nhiên thay vì nhấp đôi chuột trái vào biểu tượng dấu “+” ta tiến hành nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí tùy ý.

Xóa dữ liệu có sẵn trong bảng

Bạn có thể sử dụng phím “DELETE” để xóa dữ liệu trong bảng hoặc bấm phải chuột chọn “Clear Content”.

Chọn toàn bộ dữ liệu

Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít

In theo tùy chọn

– Chỉ in vị trí được chọn (bôi đen):

+ Chọn văn bản muốn in.

+ Vào File/print và chọn Print Selection.

Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền

– Chọn cột cần thiết đặt:

– Hãy điều chỉnh theo ký tự biểu tượng cho đồng tiền:

Tự động viết hoa ký tự đầu tiên

– Đầu tiên bạn tạo một cột tên “Hide” chẳng hạn, mục đích tạo cột này để nhập dữ liệu và ẩn đi. Bạn nhập bình thường không cần nhập ký tự hoa đầu tiên.

– Tiếp theo bạn thêm một cột Họ tên và sử dụng hàm Proper để in hoa ký tự đầu tiên, kết quả như hình dưới.

– Và cuối cùng bạn chọn cột “Hide” và bấm phải chuột chọn “Hide” để ẩn cột này đi, vậy là xong. Giờ ta chỉ còn cột TT, Họ và tên, Giới tính và năm sinh.

Kẻ đường ô tùy ý

– Chọn bảng cần kẻ khung

Thực hiện các tùy chọn kẻ khung.

Đánh số trang Excel

Nhập số điện thoại, dấu =, dấu +, dấu – vào bảng

– Bạn sử dụng tính năng chuyển đổi định dạng sang định dạng text bằng cách nhập dấu ‘ trước khi nhập thông tin số 0.

Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)

– Sử dụng thủ thuật Excel văn phòng này bạn dễ dàng theo dõi mọi thông tin vượt quá trang mà vẫn xem được tiêu đề.

Kết quả: Tiêu đề luôn ở trên cùng khi bạn kéo xuống phía dưới

Sửa dữ liệu trong ô

Tự động chỉnh văn bản vừa ô, nhảy dòng chữ vừa ô

Kết luận: Với 13 thủ thuật Excel văn phòng hay và hữu ích trên, chúng tôi hy vọng sẽ có ích cho bạn. Hãy thực hành sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.

1. Tham chiếu ngay một số phép tính

Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count …

Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.

2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:

Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn 

Paste Special

, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.

→ Value rồi nhấn OK .

Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:

Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.

5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

6. Chuyển đổi dạng text thành số

Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.

Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:

Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.

7. “Đóng băng” dòng tiêu đề

Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:

Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp 

Freeze Panes

nếu cố định dòng và cột

 đối với word 2016 (như hình trên).

8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?

Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.

Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

9. Phân tích nhanh số liệu

Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?

Thủ thuật trong Ms Office Excel 2007

1/ Tùy chỉnh Quick Acess Toolbar (với các ứng dụng khác trong bộ Office 2007 cũng làm tương tự): Quick Acess Toolbar là một thanh công cụ nhỏ ở bên cạnh Office Button, thanh công cụ này rất hữu dụng nhưng ít ai dùng tới nó vì quá nhỏ, ít công cụ lại quá xa vùng soạn thảo. Thủ thuật này sẽ làm cho nó hữu dụng hơn.

 

 

– Đầu tiên bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn More Commands.

– Trong cửa sổ Excel Options mới xuất hiện, tại combo box Choose Comand from bạn chọn All Command để thấy toàn bộ các nút lệnh

chọn một cái vừa ý ở khung bên trái rồi bấm nút Add để bổ sung thêm vào Quick Access Toolbar. Còn để xóa bớt một nút tại Quick Access Toolbar thì bạn chọn tại khung bên phải rồi bấm nút Remove. Sau khi làm xong bạn bấm OK là sẽ được một thanh công cụ với đầy đủ các chức năng cần thiết sẵn sàng để sử dụng.

– Tuy nhiên, để nó được gần vùng soạn thảo hơn thì bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn Show below the Ribbon. Và bạn sẽ có một thanh công cụ y hệt trong các phiên bản Office trước.

 

2/ Làm một dòng (cột) luôn xuất hiện trên các dòng (cột) khác:giả sử trong danh sách bạn tạo một dòng đề mục có nội dung là Số thứ tự, Tên hàng, Mã hàng… và lần lượt nhập nội dung vào các cột tương ứng. Nếu danh sách này quá dài và khi bạn kéo xuống dòng 10, 11… thì dòng đề mục sẽ biến mất và mỗi khi bạn cần tra cứu dòng đề mục này lại phải kéo danh sách lên rất tốn thời gian. Thủ thuật này sẽ giúp bạn.

– Bạn bấm chọn toàn bộ dòng hoặc cột cần được luôn xuất hiện rồi chuyển qua Ribbon View, bạn bấm vào nút Freeze Panes và chọn một trong các mục:

+ Freeze Panes: làm cho dòng, cột bạn chọn luôn xuất hiện dù bạn kéo bản tính đến đâu, với lựa chọn này bạn cần phải chọn chính xác dòng hoặc cột.

+ Freeze Top Row: làm cho dòng cao nhất trong bản tính luôn xuất hiện

+ Freeze Firtst Column: làm cho cột đầu tiên trong bản tính luôn xuất hiện

 

3/ In cả đường kẻ trong bảng tính Excel: thông thường, khi bạn in một bảo tính Excel ra giấy thì chỉ thấy các giá trị có trong ô mà không hề thấy đường kẻ đâu cả, muốn thấy đường kẻ bạn buộc phải chọn màu cho nó. Nếu muốn mặc định luôn in ra đường kẻ thì bạn làm theo cách sau:

– Chuyển qua Ribbon Page Layout và vào bấm vào nút Page Setup Dialog Box Launcher (nút mũi tên rất nhỏ bên phải chữ Page Setup).

– Trong cửa sổ Page Setup hiện ra bạn chuyển qua thẻ Sheet, tại mục Print bạn đánh dấu chọn vào Gridlines rồi bấm OK.

 

 

 

– Cũng có một cách đơn giản hơn, đó là tại thẻ Page Layout, tại phần Gridlines của mục Sheet Options bạn đánh dấu chọn chữ tại Print.

 

 

5/ Lọc để xem ra một trong nhiều sản phẩm

Khi bạn bấm vào mũi tên đó, một trình đơn xuất hiện với hộp Select field để bạn chọn lựa và lọc thông tin. Trên trình đơn này là một danh sách cho thấy tất cả các hàng trong lĩnh vực mà bạn chọn. Xem các mục trong danh sách để chọn đúng sản phẩm cần tìm thông tin và sản phẩm nào cần lọc. 

Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes là sản phẩm bạn cần tìm thông tin.

– Để lọc thông tin bạn bỏ mục Select All, sau đó chọn Road Bikes cuối cùng nhấp Ok, báo cáo PivotTable sẽ cho thấy dữ liệu của phần road bikes. Các dữ liệu khác sẽ không thay đổi, nhưng chúng không xuất hiện.

 

b) Giới hạn cho bộ lọc 

 Bây giờ bạn đã lọc thông tin cho một sản phẩm và bạn muốn thu hẹp thông tin hơn nữa, do có nhiều loại xe đạp khác nhau. Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350- W, thì cách thực hiện như sau: Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W trong cột

 Road Bikes, sau đó nhấn chuột phải và đưa chuột đến filter, nó sẽ hiện ra một cửa sổ nhỏ và bạn chọn Keep Selected Items. Cuối cùng chỉ có dữ liệu của Road – 350-W hiện ra.

 

6/ Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao

 Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp nào có doanh số hơn $100.000, bạn có thể sử dụng Excel để xem thông tin trên, còn các không tin khác thì tạm thời ẩn.

 Bộ lọc đọc dữ liệu và chọn những dòng có những ô phù hợp với yêu cầu của bạn, chọn Greater Than Or Equal To và chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 trong hộp rỗng. Kết quả bao gồm 13 trong tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu hơn $100,000.

 

7/ Tìm tên trong danh sách

Chọn bôi đen vùng cần tìm kiếm

Nhấn Ctrl+F , xuất hiện hộp thoại, nhập tiếp thông tin cần tìm kiếm vào rồi nhấn Enter

 

8/ Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp bạn nhập liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá trị đầu tiên trong hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó nhấp vào rìa phải của ô đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả chuột để tự động điền số vào các ô kế tiếp.

Minh Triệu

Thủ thuật Excel văn phòng dành cho dân kế toán, tài chính – Microsoft Excel 2016

Tham khảo các dịch vụ thiết kế website, dịch vụ SEO, lập trình web-app, cắt HTML và lập trình di động

Thủ thuật Excel văn phòng dành cho dân kế toán

1. Đánh số thứ tự

– Đánh số thứ tự với bảng biểu được tạo với bảng kẻ sẵn số cột và số hàng thì việc đánh số thứ tự khá đơn giản:

+ Nhập số thứ tự 1 tại hàng đầu tiên

+ Nhập số thứ tự 2 tại hàng số 2

– Trường hợp không có kẻ bảng thì các bước làm như trên, tuy nhiên thay vì nhấp đôi chuột trái vào biểu tượng dấu “+” ta tiến hành nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí tùy ý.

2. Xóa dữ liệu có sẵn trong bảng

Sử dụng phím “DELETE” để xóa dữ liệu trog bảng hoặc bấm phải chuột chọn “Clear Content”

3. Chọn toàn bộ dữ liệu

4. Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít

– Hãy sử dụng Auto Fix Row và Auto Fix Column để tự động canh vừa kín giữa văn bản và các ô.

6. In theo tùy chọn

– Chỉ in vị trí được chọn (bôi đen)

+ Chọn văn bản muốn in

+ Vào File/print và chọn Print Selection

7. Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền

– Chọn cột cần thiết đặt

 hãy điều chỉnh theo ký tự biểu tượng cho đồng tiền

8. Tự động viết hoa ký tự đầu tiên

– Đầu tiên bạn tạo một cột tên “Hide” chẳng hạn, mục đích tạo cột này để nhập dữ liệu và ẩn đi. Bạn nhập bình thường không cần nhập ký tự hoa đầu tiên

– Tiếp theo bạn thêm một cột Họ tên và sử dụng hàm Proper để in hoa ký tự đầu tiên, kết quả như hình dưới

– Và cuối cùng bạn chọn cột “Hide” và bấm phải chuột chọn “Hide” để ẩn cột này đi, vậy là xong. Giờ ta chỉ còn cột TT, Họ và tên, Giới tính và năm sinh.

9. Kẻ đường ô tùy ý

– Chọn bảng cần kẻ khung

 Thực hiện các tùy chọn kẻ khung

10. Đánh số trang Excel

(Bấm vào hình để xem lớn hơn)

11. Nhập số điện thoại, dấu =, dấu +, dấu – vào bảng

– bạn sử dụng tính năng chuyển đổi định dạng sang định dạng text bằng cách nhập dấu ‘ trước khi nhập thông tin số 0

12. Ghép nối chuỗi, hoặc dữ liệu

Sử dụng “&” để thực hiện nối thành chuỗi

Nếu muốn tạo khoảng trắng, ta đặt khoảng trắng trong dấu ngoặc kép. Vd: &”      “&

13. Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)

– sử dụng thủ thuật này bạn dể dàng theo dõi mọi thông tin vượt quá trang mà gióng được cái tiêu đề

Kết quả: Tiêu đề luôn ở trên cùng khi bạn kéo xuống phía dưới

14. Sửa dữ liệu trong ô

– Sử dụng phím F2 để sửa dữ liệu trực tiếp trong ô

15. Tự động chỉnh văn bản vừa ô, nhảy dòng chữ vừa ô

Với thủ thuật sử dụng Wrap Text, văn bản không vừa ô sẽ tự động nhảy xuống dưới

Lời kết: