Top 3 # Xem Nhiều Nhất Thủ Thuật Excel 2010 Hay Mới Nhất 3/2023 # Top Like | Ngubao.com

Một Số Thủ Thuật Hay Khi Sử Dụng Excel 2007, 2010, 2013+

Trong bài viết này, chúng tôi xin được giới thiệu cùng các bạn một số thủ thuật Excel thường được sử dụng trong Excel bao gồm cách xem trước khi in trong Excel, cách viết số 0 ở đầu trong Excel, thêm cột trong Excel và gộp ô trong Excel.

Mặc dù đây chỉ là những mẹo nhỏ tuy nhiên sẽ rất hữu ích dành cho những bạn mới sử dụng Excel. Bạn có thể sử dụng các mẹo này dành cho các phiên bản Excel từ Excel 2003, 2007, 2010, 2013,…

Những thủ thuật Excel nhỏ mà hay

1. Ctrl + F2 – Xem trước khi in

Trong các phiên bản Office cũ, nếu bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để in tài liệu thì Excel sẽ không hiển thị khung Preview để bạn xem trước mà sẽ xuất hiện luôn hộp thoại Print. Vì vậy, nhiều bạn phải sử dụng chức năng Print Preview trong menu lệnh File.

Tuy nhiên, chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F2 vừa nhanh mà lại có tác dụng tương tự. Cùng thử nào!

2. Cách viết số 0 ở đầu trong Excel

Đã khi nào bạn nhập số điện thoại vào Excel chưa? Chắc hẳn các bạn đã gặp trường hợp Excel “lấy mất” số 0 ở đầu mà chuyển định sạng số điện thoại sang dạng số. Một số bạn sẽ chuyển định ô đó sang dạng Text và bắt đầu nhập lại.

Không cần! Bạn chỉ cần sử dụng ký tự ‘ (nằm giữa phím Enter và ; trên bàn phím) phía trước số cần nhập là được. Ví dụ, để nhập số điện thoại 01669808828 các bạn chỉ cần viết ‘01669808828. Đơn giản phải không các bạn?

Lưu ý: Cách này còn được sử dụng để nhập dữ liệu vào ô Excel mà bắt đầu bằng các ký tự như: dấu bằng (=); dấu cộng (+); dấu trừ (-)

3. Thêm cột trong Excel

– Bôi đen cả cột cần chèn cột phía trước. Giả sử chúng ta cần chèn thêm một cột giữa cột A và cột B, chúng ta chọn tất cả cột B.

– Excel sẽ “copy” định dạng của cột phía trước ô hiện tại và “paste” cho cột mới được tạo ra.

– Để tạo dòng mới, thay vì nhấn phím “C” (column), các bạn nhấn phím “R” (row).

4. Gộp ô trong Excel

Theo Dieu Tran

Nguồn: https://topthuthuat.com/thu-thuat-excel-hay/

Các Thủ Thuật Excel Hay

Hiển thị đối số của các hàm

Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.

2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.

3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.

3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.

Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.

Sử dụng hàm Sum + If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data Filter và xoá chọn trong AutoFilter.

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất “cố gắng” để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.

Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu “sống” từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là “25 Departments”, gõ (=A1 & “Departments”), trong đó A1 chứa số 25.

Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút ?

Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn ToolsMacro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View Toolbars Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories.

5 Thủ Thuật Hay Cho Office 2010

Thông thường bộ nhớ đệm của Windows chỉ lưu trữ 1 đối tượng mới nhất mà người dùng mới copy vào. Tất nhiên bạn có thể cài đặt thêm phần mềm để mở rộng khả năng lưu trữ này, tuy nhiên với Microsoft Office bạn có thể sử dụng bộ nhớ đệm riêng của ứng dụng. Nó cho phép người dùng lưu trữ tới 24 đối tượng mới nhất.

Để hiển thị những giá trị được lưu trữ này bạn vào Home tab, tìm mục Clipboard (ở góc bên trái của menu, ngay bên dưới biểu tượng Paste), nhấn vào mũi tên nhỏ ngay sau chữ Clipboard. Bộ nhớ đệm của Office sẽ tự động lưu 24 đối tượng mới nhất mà bạn đã copy. Để sử dụng chúng bạn chỉ cần chọn 1 đối tượng, nhấn phải vào đó rồi chọn Dán (Paste) hoặc Xóa (Delete).

2. Mở các file mới dùng gần đây

Trong các phiên bản cũ của Office trong menu File luôn hiển thị danh sách các tài liệu mới dùng gần đây. Và bằng tổ hợp phím Alt-F-1, Alt-F-2 … bạn có thể mở được tài liệu vừa dùng thứ nhất, thứ 2 … Tuy nhiên tính năng này mặc định bị tắt trong phiên bản mới 2010.

Để bật lại tính năng này, bạn chọn “Quickly access this number of recent documents” và điền số lượng tài liệu muốn hiển thị trong menu file vào ô số bên cạnh, danh sách tài liệu sẽ xuất hiện trong menu File.

Hơn thế trong mục “Recent Documents”, bạn có thể lựa chọn một tài liệu nào đó để nó luôn hiển thị trong danh sách, dù gần đây bạn không mở file đó ra. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn có một vài tài liệu luôn cần dùng đến. Ngoài ra bạn còn có thể lựa chọn hiển thị cả một thư mục, và thư mục này sẽ luôn hiển thị trong mục danh sách các thư mục mới dùng gần đây.

Nhấn phím Alt, các chữ và số sẽ xuất hiện trong các ô nhỏ trên thanh Ribbon và thanh Quick Access. Đây chính là các phím tắt để mở các ribbon hay thực hiện các tác vụ nhanh trên thanh Quick Access. Ví dụ nhấn Alt sau đó “H” sẽ giúp bạn mở tab Home, tiếp tục trong tab Home sẽ xuất hiện nhiều ô chứa các ký tự giúp bạn tiếp tục gọi các tính năng bên trong như “FF” cho việc chỉnh kiểu font chữ, “FS” cho việc chỉnh cỡ chữ …

Để tắt các ô gợi ý phím tắt này bạn chỉ cần nhấn Alt một lần nữa.

4. Tùy biến Ribbon

Office cho phép bạn sắp xếp lại rRbbon theo cách bạn muốn. Để thực hiện điều này bạn truy cập vào mục Options trong menu File, rồi chọn Customize Ribbon. Trong cột bên phải bạn có thể tạo một Tab mới hay một nhóm mới trên một Tab đã tồn tại. Bạn cũng có thể xóa hoặc sắp xếp các đối tượng trong cột bên phải, hay bổ sung thêm các đối tượng mới từ cột bên trái sang.

Người dùng Office lâu năm có thể sẽ cần phải chọn mục “những lệnh không có trên ribbon”(“Commands not in the ribbon”), bởi những tính năng này đã bị loại bỏ khỏi Ribbon do nhu cầu sử dụng ít.

Lưu ý: Nút Import/Export ở phía dưới góc phải cho phép bạn xuất những cấu hình này sang một máy khác hoặc nhập cấu hình từ một máy khác vào.

5. Mở những tài liệu mà Office không cho phép

Trong Office 2007, nếu bạn muốn mở một tài liệu được tạo bởi phiên bản Office rất cũ (Word 95, Excel 4.0 hoặc cũ hơn) thì Office 2007 sẽ hiện thông báo lỗi và từ chối mở file đó. Lý do là bởi Microsoft cho rằng những tài liệu này có thể chứa nhiều nguy cơ bảo mật.

Rất may ở Office 2010 bạn dễ dàng có thể cho phép mở những file này. Trong Word hay Excel từ menu File chọn Options, Trust Center, nhấn vào Trust Center Settings, sau đó chọn File Block Settings, bỏ các lựa chọn với các phiên bản Office cũ mà bạn muốn Office 2010 mở được.

Phím Tắt Và Thủ Thuật Trong Microsoft Excel 2010 Bài 2

Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ.

b. Tắt mở định dạng màu cho ô:

Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm được những ô có giá trị đặc biệt cho trước. Excel 2010 có nhiều định dạng khác nhau cho giá trị số nằm trong khoảng cho trước. Nhưng biện pháp để mở tắt bằng checkbox là không có sẵn.

Tương tự như phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô $C$2. Nhưng lần này ta đặt name cho nó là Chẳng hạn., ta cũng đặt name cho ô $A$2 là BeginNum và $B$2 là EndNum, với A2 là giới hạn dưới thí dụ 100, và B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000.

Bạn thấy đấy, nếu bạn chưa xem bài này mà thấy 1 file tương tự của người khác, bạn có thể lầm tưởng người ta sử dụng code của VBA.

4. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting

Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong s 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một.

Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau: Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: =CELL(“type”,A1). Nhưng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi.

Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh ấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dư ra một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành.

Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm 1 ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. ngược lại, nếu bạn sửa 1 công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào 1 ô, ô đó sẽ không có màu.

5. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn

Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ.

Ví dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE.

Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập.

Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1).

Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn.

Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực.

6. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực

Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào → nhóm → chọn Format Cells → vào Tab Alignment → chọn tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn → nhấn để đóng hộp thoại Format Cells lại.

Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái.

Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực

Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dạng văn bản sang số thực. Các bước thực hiện như sau:

Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh ( ) → quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) → nhấp phải chuột và chọn Paste Special → chọn Add tại nhóm → nhấn để hoàn tất.