Top 11 # Xem Nhiều Nhất Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng Mới Nhất 4/2023 # Top Like

Hầu hết người dùng excel đều biết về những hàm excel thông dụng về tính toán thống kê. Ví dụ như sum để tính tổng, min max để tính giá trị nhỏ nhất lớn nhất trong một vùng dữ liệu nào đó. Bây giờ thay vì phải dùng hàm, các bạn có thể xem thống kê nhanh về số liệu của một vùng dữ liệu nào đó bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh trạng thái “Status bar”.

Ví dụ như hình:

(Nguồn ảnh: Internet)

2- Thủ thuật excel siêu tốc- Chuyển dòng sang cột và ngược lại

(Nguồn ảnh: Internet)

3- Thủ thuật excel siêu tốc- Tự động tính tổng không cần dùng hàm với “ALT + =”

Đa số người dùng Excel đều biết đến hàm tính tổng “SUM” dùng để tính tổng một vùng giá trị nào đó, hàm này thực sự rất đơn giản. Nhưng không phải ai cũng biết cách để dùng hàm này một cách nhanh nhất. Chúng ta thực sự không cần phải lúc nào cũng viết ra một cú pháp đầy đủ: Sum(number1, number 2,….) mà chỉ cần áp dụng một trong hai cách sau đây:

(Nguồn ảnh: Internet)

Cách 2: Nhấn vào nút lệnh (command) biểu tượng tổng trong toán học trên thanh ribbon – thẻ Home

* Chú ý vùng dữ liệu tính tổng phải liền kề nhau, không được tách rời

4- Thủ thuật excel siêu tốc- Bật tính năng lọc Data Filter cực nhanh cùng “Ctrl + Shift + L”

Như hiện tại công việc của tác giả bài viết này rất thường xuyên dùng tới chức năng lọc của Excel. Nếu cứ phải vừa nhập dữ liệu vừa quơ quơ con chuột thì rất là mệt. Nhưng thật may thay chúng ta có thể bật tính năng lọc dữ liệu CỰC NHANH, chỉ cần KHOẢNG MỘT GIÂY với cùng lúc 2 tổ hợp phím “Ctrl + A ” (Bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl + Shift + L” (Bật chức năng lọc) .

Chú ý là bảng dữ liệu bạn muốn lọc phải bao gồm những ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết chặt chẽ, không rời rạc. Như vậy thì bạn chỉ cần nhần vào MỘT Ô BẤT KỲ TRONG BẢNG, sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là xong.

*Các bạn có thể tắt chức năng lọc ở bất kỳ vị trí nào cũng với cùng tổ hợp phím trên.

5- Thủ thuật excel siêu tốc – Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”

Những bạn nào thường xuyên phải “đánh vật” với những công thức excel thì không thể không biết tổ hợp phím này. Thay vì phải vào tab Formulas – Show Formulas thì các bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là xong. Và đây là kết quả:

(Nguồn ảnh: Internet)

Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì lại lặp lại tổ hợp phím CTR + ~ thôi (ctrl + ` )

6- Thủ thuật excel siêu tốc- Di chuyển giữa các Sheet bằng “Crtl + Pg Up, Pg Dn”

Các bạn có thể di chuyển nhanh giữ các sheet hiện có bằng tổ hợp phím “Ctrl +Pg Up” (đi tới sheet bên trái sheet hiện tại), “Ctrl + Pg Dn” (đi tới sheet bên phải sheet hiện tại). Nếu file excel của bạn chỉ có vài Sheets thì những tổ hợp phím này thực sự quá là tuyệt vời.

7- Thủ thuật excel siêu tốc- Chèn ngày hiện tại với Ctrl + ;

Thay vì phải nhòm xuống cái đồng hồ bên dưới góc trái màn hình và gõ gõ nhập nhập ngày tháng vào một ô nào đó trong excel thì các bạn chỉ mất 1 giây với tổ hợp phím Ctrl + ; này, nhanh – gọn – lẹ.

Nguồn: Sưu tầm chúng tôi

Nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm khá nhiều thời gian thông qua 12 thủ thuật Excel hữu ích.

Phiên bản Microsoft Excel 2010 đã cập nhật nhiều tính năng hữu ích giúp người làm việc văn phòng tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tuy nhiên không phải ai cũng tân dụng được hết lợi thế này, nếu bạn là một trong số đó hãy cập nhật ngay 12 thủ thuật mới nhất giúp việc làm trên bảng tính dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

2. Mở nhiều tập tin cùng một lúc

Với các phiên bản Excel trước, bạn phải nhấp từng tập tin một để mở trong khi có quá nhiều tập tin bạn cần xử lí cùng lúc. Với excel 2010, bạn có thể làm nhanh hơn chỉ với thao tác chọn tất cả tập tin bạn muốn mở và nhấn phím Enter.

3. Di chuyển qua lại giữa các tập tin

Khi bạn đang phải làm việc trên nhiều tập tin khác nhau đang mở, việc di dung chuột di chuyển qua lại thật phiền phức và dễ bị nhầm lẫn. Hãy hạn chế điều đó bằng cách sử dụng tở hợp phím Ctril + Tab để di chuyển qua lại giữa các tập tin một cách thoải mái và nhanh chóng hơn.

6. Thêm nhiều hơn một hàng hoặc một cột

Bạn có thể đã biết cách để thêm một hàng hoặc một cột mới vào bảng tính, tuy nhiên làm thế nào để thêm nhiều hơn một, nhiều người đã làm bằng cách lặp đi lặp lại một hành động n lần cho đến khi đủ số lượng mong muốn. Đừng lãng phí thời gian như thế, bạn có thể làm nhanh hơn bằng cách bôi đen n dòng hoặc cột (n là số lượng dòng hoặc cột cần thiết) sau đó chọn insert là xong.

7. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng

Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.

Hầu hết người dùng đều biết một hàng, một cột ẩn dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng Hide, nhưng làm cách nào để ẩn một ô dữ liệu? Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để ẩn dữ liệu đó là sử dụng tính năng Format Cells.

Lower: Viết thường tất cả

Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi.

Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau thì thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi chính xác.

1. Xem thống kê siêu nhanh

Hầu hết chúng ta đều biết trong excel có rất nhiều hàm để tính toán thống kê. Chẳng hạn như dùng hàm sum để tính tổng, hàm max để tính giá trị nhỏ nhất. Thế nhưng giờ đây bạn hoàn toàn có thể xem được các thống kê nhanh chóng mà không cần sử dụng đến các hàm. Rất đơn giản, bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Thanh trạng thái nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thống kê hữu ích về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….

2. Tự động nhập dữ liệu

Bạn đang nhập một trường dữ liệu trên bảng tính excel. Nếu muốn tiết kiệm thời gian hơn, bạn chỉ cần bôi đen trường dữ liệu đó rồi rê chuột xuống ô dưới cùng. Các ô trống được chọn sẽ tự động nhập dữ liệu được chọn. Đây là thủ thuật excel cho dân văn phòng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Excel cũng cung cấp tính năng “hoán đổi” cột thành dòng và ngược lại. Đây là tính năng rất đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Để thực hiện thao tác này, bạn chỉ cần chọn vùng cần hoán đổi dữ liệu (dòng hoặc cột). Tiếp đến hãy nhấn tổ hợp phím ctrl -c để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên cần paste dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột phải. Lúc này một menu đơn sẽ hiện ra, bạn chỉ cần chọn Paste Special, chọn tiếp Transpose “T” để thực hiện hoán đổi ngay lập tức.

4. Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Thông thường, để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau chúng ta sẽ copy và Paste sang từng ô một. Thao tác thủ công này khá mất thời gian. Thế nhưng, nếu nắm được thủ thuật excel cho dân văn phòng sau đây bạn hoàn toàn có thể tiến hành công việc nhanh chóng.

Đầu tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô chứa thông tin cần sao chép (ctrl-c). Tiếp đến, giữ nguyên phím ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần sao chép dữ liệu. Cuối cùng sử dụng tổ hợp phím (ctrl – v) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn.

5. Tự động tính tổng không cần dùng hàm

Hầu hết chúng ta đều biết để tính tổng trong Excel thì sẽ dùng hàm sum. Thao tác sử dụng hàm này vô cùng đơn giản. Thế nhưng áp dụng thủ thuật excel cho dân văn phòng sẽ giúp bạn sử dụng hàm này một cách nhanh nhất,

Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím “ALT =” , rồi nhấn Enter kết quả tính tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra nhanh chóng.

Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng tổng toán học (nút lệnh Command) trên thanh Ribbon của thẻ home để thực hiện tính tổng.

6. Chuyển đổi qua lại giữa các Tab làm việc

Trong quá trình làm việc bạn có thể sẽ phải thao tác rất nhiều sheet trong excel. Nhiều trường hợp phải di chuyển từ tab này sang tap kia trên trình duyệt tìm kiếm. Trong trường hợp bạn không có chuột thì việc thao tác thủ công thế này thật mất thời gian. Nhưng đừng lo! Hãy ứng dụng thủ thuật sử dụng phím tắt (ctrl+Page up) hoặc (Page down). Bạn có thể di chuyển các sheet qua lại trong excel mà không cần sử dụng chuột. Thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức đấy.

7. Hiển thị công thức cực nhanh

Nếu bạn thường xuyên đánh vật với những công thức trên Excel thì phải áp dụng ngay thủ thuật này. Thay vì phải vào tab Formulas hay Show Formulas để xem công thức bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là hàng loạt công thức sẽ hiển thị nhanh chóng.

8. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

9. Ẩn hàng và cột theo nhóm

Nếu muốn ẩn hàng và cột trong Excel bạn chỉ cần bôi đen những vị trí cần ẩn. Sau đó, bấm tổ hợp phím “Alt shift mũi tên phải” để hiển thị hộp thoại xuất hiện. Hộp thoại sẽ hỏi bạn ẩn cột hay hàng, bạn chỉ cần nhấn ok là có thể ẩn hàng/cột theo ý muốn. Lúc này, bạn sẽ thấy Workbook sẽ hiển thị thêm những nhóm hàng hoặc cột. Muốn nhóm đó ẩn đi bạn chỉ cần nhấp vào dấu trừ và muốn hiện ra bạn chỉ cần nhấn vào dấu cộng.

Excel là phần mềm cực kỳ hữu ích nhất là trong công việc. Để thao tác với excel được nhanh, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và để mọi người thấy được sự chuyên nghiệp của bạn thì những thủ thuật excel cho dân văn phòng rất quan trọng.

Các thủ thuật excel cho dân văn phòng

1. Hàm Vlookup nhiều điều kiện

Thủ thuật excel cho dân văn phòng đầu tiên chúng tôi muốn chia sẻ là hàm Vlookup – hàm tìm kiếm có điều kiện trong excel

-Đối với hàm Vlookup cơ bản nhưng chúng ta được học thì sẽ chỉ cho phép tra cứu trên một giá trị. Nhưng nếu bạn muốn tra cứu từ 2 giá trở lên thì sao? Sẽ có cách đơn giản để thực hiện đối với trường hợp này.

Cách sử dụng hàm Vlookup nhiều điều kiện sẽ được thiết lập qua 3 bước sau:

-Thêm một cột phụ có chứa các giá trị từ những cột mà bạn muốn sử dụng để làm điều kiện.

-Sau đó, thiết lập công thức Vlookup tham chiếu đến bảng dữ liệu bao gồm cả cột phụ.

-Lưu ý cột đầu tiên trong bảng phải là cột phụ.Đối với các giá trị tra cứu, khi nối cùng với một điều kiện sẽ cùng thứ tự để phù hợp với các giá trị trong cột phụ.

Ví dụ cụ thể cho bạn:

-Công thức mảng cần phải nhấn Ctrl + Shift + Enter sau khi bạn nhập xong cú pháp hàm

F3&F4 vẫn là điều kiện tìm kiếm giống như cách 1 (là gộp của Sản phẩm và Ca làm việc)

Hàm choose kết hợp với mảng 1,2 sẽ giúp tạo ra vùng tìm kiếm được gộp bởi sản phẩm và ca

2: Số thứ tự cột tìm kiếm

0: Kiểu tìm kiếm chính xác 100%

LƯU Ý:

Bạn phải tạo thêm một cột bổ sung để liên kết các giá trị với nhau, sau đó cung cấp cho hàm VLOOKUP giá trị tìm kiếm tương tự.

Cột liên kết là một cột ngoài cùng ở phía bên trái thuộc phạm vi tra cứu vì đây chính là nơi mà Vlookup luôn tìm kiếm được giá trị tra cứu và phải chứa tất cả các giá trị tra cứu để việc ghép nối chính xác như trong tiêu chí củ bạn

Còn một điều quan trọng bạn hãy luôn nhớ đó là hàm Vlookup chỉ giới hạn trong khoảng 255 ký tự. Lưu ý điều đó và đảm bảo rằng tổng chiều dài của các tiêu chí tra cứu bạn mong muốn không vượt quá giới hạn.

2. Hàm lấy giá trị của ô trong Excel

-Bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn hàm Value. Với hàm này có thể sử dụng cho các phiên bản Excel như Excel 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 và cả Excel cho MAC, iPhone, Android.

-Cú pháp: VALUE (text)

Text là chuỗi kí tự, có thể là ngày tháng, thời gian hay hằng số.

Text phải được đặt trong cặp dấu ngoặc kép (” “) hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản bạn muốn chuyển đổi.

-Ví dụ:

Ta có cột Số là giá trị của mã nhân viên, nếu muốn lọc 2 số cuối của mã nhân viên ra, vậy làm như thế nào ?

Ta sẽ sử dụng Value kết hợp với Right để cắt 2 số cuối. Công thức sẽ là =RIGHT (C5,2)

Ta có công thưc: =VALUE (RIGHT (A4,2))

Cuối cùng là kéo chuột sao chép công thức xuống các ô còn lại ta sẽ được kết quả.

3. Hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel

-Với trường hợp này ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện ký tự trong excel

-Ta có công thức: COUNTIF(range;criteria)

Range: phạm vi các ô để đếm.

Criteria: các tiêu chí kiểm soát các ô nào sẽ được tính

-Ví dụ: Cho một bảng danh sách các tên của các bạn trong một lớp và các ngày đi trực tuần của mỗi bạn, đếm xem số lần mỗi bạn đi trực:

Nhập công thức: =COUNTIF(B3:B17;B3)

Kết quả sau khi nhấn Enter sẽ là:

Những lưu ý cần biết:

Hàm COUNTIF trong Excel đếm số lượng ô trong phạm vi phù hợp với tiêu chí được cung cấp.

Các tiêu chí không phải là số cần được đặt trong dấu ngoặc kép nhưng tiêu chí số thì không.

Hàm này được áp dụng cho tất cả các bản microsoft excel tất cả các năm.

4. Hàm IF có 3 điều kiện – hàm IF với điều kiện là chữ

-Đối với những trường hợp dùng hàm if có 3 điều kiện thì ta có công thức: =IF(Điều gì đó là True, thì làm gì, nếu không thì làm gì khác)

-Một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là True, kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False.

-Ví dụ: Ta sẽ có bảng chuyển đổi các điểm kiểm tra của học viên thành điểm theo chữ cái tương đương.

-Giải thích cho cú pháp này:

Nếu Điểm Kiểm tra (trong ô D2) lớn hơn 89 thì học viên nhận điểm A

Nếu Điểm Kiểm tra lớn hơn 79 thì học viên nhận điểm B

Nếu Điểm Kiểm tra lớn hơn 69 thì học viên nhận điểm C

Nếu Điểm Kiểm tra lớn hơn 59 thì học viên nhận điểm D

Các trường hợp khác học viên nhận điểm F

-Lưu ý: Hàm trong Excel đều yêu cầu dấu ngoặc tròn mở và dấu ngoặc tròn đóng (). Excel sẽ cố gắng giúp bạn xác định điểm bắt đầu và kết thúc bằng cách tô màu cho các phần khác nhau trong công thức khi bạn chỉnh sửa công thức.

5. Hàm Sumproduct tính tổng nhiều điều kiện

Hàm sumproduct là gì?

-Sumproduct là một hàm rất hữu ích khi nói đến việc so sánh dữ liệu ở hai hay nhiều dải ô và việc tính toán dữ liệu có nhiều điều kiện.

-Ta có công thức : SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], …)

Trong đó, mảng 1, mảng 2, … là các dải ô liên tục hay là các mảng có chứa thành phần bạn muốn nhân, rồi cộng lại.

Số mảng tối thiểu là 1. Trong trường hợp này, hàm SUMPRODUCT chỉ đơn giản tính tổng các thành phần mảng rồi trả về tổng số.

Số mảng tối đa là 255 trong Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, và Excel 2007, và 30 trong các phiên bản trước của Excel.

-Ví dụ: Giả sử có danh sách các món hàng ở cột A, doanh số bán dự kiến ở cột B, và doanh số bán thực ở cột C. Bạn muốn tìm xem có bao nhiêu món bán ít hơn dự kiến.

-Đối với trường hợp này, ta có cú pháp: =SUMPRODUCT(-(C2:C10<B2:B10))

Trong đó C2:C10 là doanh số thực

B2:B10 là doanh số dự kiến.

-Nhưng nếu bạn có nhiều hơn một điều kiện thì sao? Ví dụ bạn muốn đếm số lần Táo bán ít hơn dự kiến thì ta phải thêm một điều kiện nữa vào công thức SUMPRODUCT:

=SUMPRODUCT((C2:C10<B2:B10)*(A2:A10=”apples”))

-Một số lưu ý đối với hàm này:

Tất cả mảng trong công thức SUMPRODUCT phải có cùng số hàng và số cột , nếu không thì bạn sẽ nhận lỗi #VALUE!.

Nếu bất cứ câu lệnh mảng nào chứa giá trị phi số, chúng sẽ được xử lý như số 0.

Nếu mảng là phép thử logic, thì nó sẽ trả về giá trị TRUE và FALSE. Thông thường, cần phải đổi các giá trị TRUE và FALSE này thành 1 và 0 bằng cách sử dụng toán tử đơn phân (-).

6. Hàm so sánh trong excel

-Đây là hàm cuối cùng trong thủ thuật Excel cho dân văn phòng ở bài viết này, chúng tôi sẽ nói đến hàm EXACT

-Chúng ta dùng hàm Exact để so sánh hai chuỗi văn bản và trả về TRUE nếu chúng hoàn toàn giống nhau, FALSE nếu khác. Hàm EXACT phân biệt chữ hoa, chữ thường nhưng bỏ qua khác biệt về định dạng.

-Ta có công thức: EXACT(text1, text2)

Text1 Bắt buộc. Chuỗi văn bản thứ nhất.

Text2 Bắt buộc. Chuỗi văn bản thứ hai.

-Ví dụ: Hàm Exact trong trường hợp này sẽ so sánh 4 cặp chuỗi văn bản khác nhau.

-Ta có cú pháp:

-Kết quả trả về là:

-Chú ý: Vì hàm Exact trong Excel phân biệt chữ hoa chữ thường, hàm trong ô C2 sẽ trả về kết quả là FALSE.