Top 10 # Xem Nhiều Nhất Thủ Thuật Google Sheet Mới Nhất 3/2023 # Top Like

I. Giới thiệu về Google sheet

Google Sheet là một công cụ miễn phí.

Google Sheet được sử dụng gần giống như Excel.

II. Một số thủ thuật

1. Phím tắt trong Google sheet

Một số phím tắt hay dùng:

Copy: Ctrl + C or Ctrl + Insert

Cut: Ctrl + X

Paste: Ctrl + V

Paste format only: Ctrl + Alt + V

Redo: Ctrl + Y

Chúng ta có thể search các phím tắt của các chức năng ngay trên Keyboard Shortcuts

2. Chèn ảnh vào ô

Có 2 cách:

Dùng hàm Image: =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,1) – ảnh tự thay đổi kích thước để vừa với ô =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,2) – ảnh tự giãn ra để hiển thị đầy ô =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,3) – ảnh giữ nguyên kích thước nguyên bản =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,4) – ảnh với kích thước tự chọn

3. Tạo QR Code

QR code là mã vạch 2 chiều dùng để mã hoá 1 thông tin như là số điện thoại, địa chỉ email hoặc URL hoặc 1 số thông tin khác.

Để thực hiện việc mã hoá này chúng ta sẽ sử dụng hàm Image.

4. Lấy giá trị duy nhất trong cột

Dùng hàm Unique

Công thức: = Unique (bôi đen số ô muốn lấy giá trị unique) Ví dụ: Unique (A2:A15)

5. Lấy thông tin và dữ liệu từ 1 trang web

Dùng hàm IMPORTXML

Cách sử dụng: Ví dụ: cần lấy giá của 1 sản phẩm trên Tiki về Google sheet

e. Quay lại Google sheet, gắn link sản phẩm vào cột Link sản phẩm và input công thức

IMPORTXML(A2,”//*[@id=’__next’]/div[1]/main/div[2]/div[2]/div/div[3]/div/span[1]”)

ở ô cần cho hiển thị giá

f. Giá sản phẩm sẽ được tự động hiển thị và chúng ta có thể dễ dàng theo dõi được giá cả sản phẩm realtime

6. Nhận dạng ngôn ngữ

Google sheet có khả năng nhận dạng ngôn ngữ do được tích hợp với các dịch vụ của Google.

7. Translate

Dùng hàm GOOGLETRANSLATE()

Cách sử dụng: Phần trong () gồm 3 tham số:

Đoạn văn bạn muốn dịch

Ngôn ngữ của đoạn văn bạn muốn dịch

Ngôn ngữ bạn muốn dịch ra Ví dụ: GOOGLETRANSLATE (A1, ja, en)

8. Thêm ký tự đặc biệt

9. Kiểm tra URL

Dùng hàm isurl (ô muốn kiểm tra) Ví dụ:

10. Làm gọn văn bản

Dùng các hàm:

UPPER – chuyển tất cả các dữ liệu thành viết hoa

LOWER – chuyển tất cả các dữ liệu thành chữ thường

TRIM – loại bỏ hàng đầu và trống trong dữ liệu

Ví dụ: cho case dùng hàm UPPER

Nói đến phần mềm văn phòng chắc chắn chúng ta không thể bỏ qua bộ Microsoft Office. Tuy nhiên, nếu bạn cần tìm đến những công cụ xử lý công việc văn phòng trực tuyến thì bộ ứng dụng của Google chắc chắn sẽ đáp ứng các nhu cầu soạn thảo, xử lý bảng tính hay trình chiếu của chúng ta.

1. Đóng băng hàng và cột trong Google Sheet:

Trong quá trình chúng ta tiến hành xử lý nội dung bảng tính, sẽ có những cột hoặc bảng chúng ta muốn sử dụng ở chế độ luôn hiển thị để thuận tiện cho việc theo dõi. Vì thế, chúng ta cần tiến hành đóng băng cột hoặc hàng đó lại.

Tại giao diện chính trên bảng dữ liệu Google Sheet, chúng ta nhấn chọn vào tab View và chọn Freeze.

Tiếp đến khi chúng ta di chuột vào Freeze sẽ có thêm các tùy chọn cho cột hoặc hàng. Tại đây, bạn có thể lựa chọn đóng băng bất cứ hàng hoặc cột nào nếu muốn. Bắt đầu tính từ hàng 1 cột 1. Với trường hợp chúng ta đã chọn 1 ô trước khi thực hiện thao tác nhấn View, tùy chọn sẽ đổi thành đóng băng hàng hoặc cột từ đầu đến ô đã chọn (Up to current row/Up to current column).

2. Thực hiện tính tổng nhanh trên Google Sheet:

Như đã nói Google Sheet giống như bản Excel trực tuyến, nên chúng ta có thể thực hiện các phép tính trên Google Sheet như khi làm việc với Excel. Và hàm tính tổng SUM là hàm vô cùng quen thuộc khi xử lý bảng số liệu.

Và cách tính tổng truyền thống trên Google Sheet đó là gõ công thức vào một ô trống =SUM(H29:H32), với H29 là ô bắt đầu và H32 là ô kết thúc của dãy số tính tổng như hìn dưới. Ngay sau đó, kết quả tính tổng cũng sẽ được hiển thị ngay.

3. Tạo form đăng ký trên Google Sheet:

Với những ai có nhu cầu tạo phiếu khảo sát câu hỏi, đơn đăng ký thì Google Sheet sẽ giúp chúng ta làm việc đó. Cách thực hiện rất đơn giản.

Trước hết, chúng ta cần mở một file Google Sheet mới. Sau đó, nhấn vào mục Tools và chọn Create a form.

Xuất hiện giao diện mới. Tại đây, người dùng sẽ nhập tên tiêu đề cũng như nội dung mô tả cho form mới này. Các nội dung sẽ tự động được lưu lại trên bảng điều tra này.

Tiếp đến, chúng ta sẽ điền câu hỏi vào phần Untitled Question, lựa chọn dạng câu trả lời như trắc nghiệm (Multiple choice), tích vào câu trả lời (Checkboxes), hoặc tự viết câu trả lời (Short answer),…. Sau đó, chúng ta có thể thay đổi các tùy chỉnh thiết lập cho giao diện form.

4. Chèn hình ảnh vào ô trên Google Sheet:

Nếu chèn hình ảnh vào trong nội dung bảng tính thì rất đơn giản, tuy nhiên nếu chèn hình ảnh vào ô thì chúng ta sẽ thực hiện theo thao tác khác.

Tại ô cần chèn ảnh, gõ =image(“URL ảnh muốn chèn”). Hình ảnh sẽ tự động điều chỉnh kích thước với ô đó.

Chẳng hạn tôi sẽ chèn hình ảnh vào ô với công thức sau :

Ngay sau đó, hình ảnh sẽ xuất hiện trong nội dung của ô.

Ngoài ra, chúng ta có thể tự động điều chỉnh kích thước ảnh với các công thức:

5. Định dạng có điều kiện trên Google Sheet:

Để làm nổi bật nội dung ở cột hay ở ô nào đó, chúng ta sẽ sử dụng đến tính năng định dạng có điều kiện trên Google Sheet.

Đầu tiên bạn cần ấn Form và chọn Conditional formatting.

Ngay bên phải giao diện sẽ xuất hiện một hộp thoại với các mục trình bày theo điều kiện. Tại đây, bạn có thể lựa chọn những cột hoặc hàng muốn định dạng theo điều kiện Apply to range, chọn điều kiện để lọc Format cells if, chọn màu cho cột định dạng theo quy luật,…

Chẳng hạn với ví dụ dưới, tôi sẽ khoanh vùng hàng từ E6:E8 với điều kiện nội dung chữ trong hàng bắt đầu bằng từ Hướng dẫn. Và sau đó chọn màu cho những dòng có điều kiện đó. Kết quả sẽ cho thấy 2 dòng được đánh dấu với điều kiện đã cho. Cuối cùng nhấn Done để lưu lại.

Những thủ thuật trên khá đơn giản với những thao tác không quá phức tạp. Những tính năng cũng như các thao tác này sẽ giúp chúng ta có thể sử dụng thành thạo Google Sheet hơn, tăng hiệu suất làm việc và thao tác nhanh hơn khi thực hiện xử lý dữ liệu với Google Sheet.

Khi bạn bắt đầu với một ứng dụng mới như Google Sheets, bạn muốn biết tất cả mẹo và thủ thuật mà bạn có thể sử dụng nhiều nhất từ nó. Càng biết nhiệu bạn càng sử dụng các ứng dụng càng hiệu quả hơn.

Bảng tính có rất nhiều chức năng mà bạn chưa biết hết cách sử dụng chúng. Rất dễ để sử dụng nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tìm hiểu nhiều hơn về chức năng và đặc điểm của ứng dụng mà bạn chọn.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 20 thủ thuật mà Google Sheets giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

1. Thêm ảnh vào Sheets

Ai đó nói rằng bảng tính Google chỉ có dòng và cột chứa dữ liệu? Bạn có thể thêm ảnh vào bảng tính để thêm chút sáng tạo và phong cách.

Để sử dụng tính năng này, hãy thử dùng chức năng =IMAGE. Chỉ cần thả địa chỉ URL của hình ảnh mà bạn muốn sử dụng trong bảng và đóng nó ra để thêm nó ngay bên trong của bảng tính.

2. Kéo dữ liệu từ Google Sheets khác

Một trong những chức năng phổ biến là người dùng bảng tính sẽ kết nối với bảng tính khác.

Chức năng mà bạn sẽ muốn thử ở đây được gọi là IMPORTRANGE. Với chức năng IMPORTRANGE, bạn thực sự có thể kết nối với toàn bộ dữ liệu trên Google Sheet và dữ liệu khác. Tốt nhất là hãy cập nhật nó.

Để sử dụng chức năng này, hãy thử cú pháp bên dưới:

3. Tìm hiểu công thức bên ngoài ứng dụng

Công cụ yêu thích của tôi giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng ứng dụng và Sheets cũng không quá nặng nề. Bạn có thể nhập một chức năng và Sheets sẽ hiển thị cú pháp sử dụng cho từng chức năng cùng với mẹo của Google Sheets để sử dụng nó.

Để sử dụng tính năng này, chỉ cần gõ công thức bắt đầu với dấu bằng, sau đó nhập tên. Tiếp theo mở dấu ngoặc đơn, bạn có thể thấy thông tin hiển thị thêm hướng dẫn bạn cách sử dụng.

Chỉ cần bắt đầu nhập một công thức và nó sẽ hiện lên hướng dẫn phía bên phải của Sheets.

4. Kết nối các Sheets với các dịch vụ khác

Bởi Sheets hoạt động trực tiếp trên trình duyệt web và kết nối theo mặc định, nó kết nối với các dịch vụ khác dựa trên nền web. Hãy tưởng tượng có thể lấy dữ liệu từ các nguồn khác như Twitter, Instagram và nhiều dịch vụ khác.

Bạn có thể làm việc đó nhờ khả năng kết nối dịch vụ như IFTTT và Zapier. Thay vì tải dữ liệu từ các dịch vụ này và định dạng lại nó thì bạn có thể sử dụng các dịch vụ này để làm trung gian và tự động chia sẻ dữ liệu giữa các dịch vụ.

5. Khóa các ô để ngăn chặn những thay đổi không mong muốn

Sheets là công cụ tuyệt vời cho sự hợp tác, bạn có thể dễ dàng mời người dùng khác làm việc cùng trên bảng tính. Tuy nhiên, bạn có thể phải thực hiện các bước sau để chắc chắn

6. Làm gọn văn bản bằng công thức

Có bao giờ văn bản của bạn bừa bộn, kiểu như chữ hoa hoặc chữ thường cần gọn gàng hơn không? Sheets có chức năng cho phép bạn làm việc đó mà không cần phải gõ thủ công dữ liệu lại.

UPPER – chuyển tất cả các dữ liệu thành viết hoa

LOWER – chuyển tất cả các dữ liệu thành chữ thường

TRIM – loại bỏ hàng đầu và trống trong dữ liệu

7. Lọc bảng tính để tìm dữ liệu cụ thể

Bộ lọc có thể giúp bạn tinh chỉnh những gì tích cực đang hiển thị trong bảng tính và nó thực sự tiết kiệm khi bạn làm việc để thiết lập dữ liệu khổng lồ.

Chỉ cần nhấn nút bộ lọc filter (Hiển thị bên dưới) để thêm bộ lọc vào bảng tính. Sau đó, nhấp vào nút filter trên các cột và tinh chỉnh những giá trị đang hiển thị.

Nhấp vào biểu tượng bộ lọc Filter trên thanh công cụ để bắt đầu lọc dữ liệu trên bảng tính.

8. Sử dụng AI để tạo biểu đồ và báo cáo

Đôi khi, Google Sheets thông minh hơn cả người dùng. Đó là việc Google ngày càng gia tăng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động tạo ra các báo cáo và biểu đồ. Thay vì tạo ngay từ đầu, bạn có thể gõ hướng dẫn bằng tiếng anh cho tạo biểu đồ và báo cáo.

Để sử dụng bảng tính Google, nhấp vào nút Explore ở góc dưới bên phải trên Sheets. Sau đó, chỉ cần nhìn vào các tùy chọn cài sẵn hoặc thử gõ tên một biểu đồ, bạn đã có thể tạo ra nó một cách dễ dàng.

Xem nhanh ảnh chụp bên dưới để nắm được mẹo này:

9. Hãy thử sử dụng các phím tắt thông dụng

Các chuyên gia cho biết rằng một trong những phần quan trọng nhất của Google Sheets là học những bí mật để điều hướng nó. Tôi luôn luôn nói rằng bất cứ cái gì đều có thể thực hiện được với con chuột, nhanh hơn cả bàn phím.

Hãy xem toàn bộ hướng dẫn bên dưới với những mẹo và thủ thuật về phím tắt trên Google Sheets:

10. Chuyển đổi tập tin sang Sheets

=GOOGLETRANSLATE("je ne sais quoi","fr","en")

Mẹo này trên Google Sheet có thể là hoàn hảo nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào có thể bắt đầu để chuyển đổi tập tin của bạn từ định dạng Microsoft Excel. Ngay cả khi bạn bắt đầu với bảng tính định dạng .XLSX, bạn có thể chuyển đổi chúng sang định dạng trên Sheets và bắt đầu sử dụng chúng ngay lập tức.

11. Dịch văn bản mà không cần ứng dụng khác

Bạn có thể sử dụng chức năng này thay vì sao chép và dán văn bản trở lại và tìm trên trên Google Translate. Chỉ cần sử dụng chức năng này ngay trên ô thay vì phải gõ lại.

12. Sử dụng các Macro để thực hiện các tác vụ lặp lại

Một macro có nhiệm vụ lặp đi lặp lại và làm cho nó lặp lại dễ dàng. Nếu bạn thực hiện các bước tương tự lặp đi lặp lại nhiều lần thì bạn nên thử tính năng này.

Cho dù đó là cột đang áp dụng định dạng hoặc sắp xếp lại giống nhau cùng lúc. Tùy chọn này thực sự hữu ích để tiết kiệm thời gian. Chỉ cần thực hiện công cụ macro từ trình đơn Tools này để lặp lại tác vụ.

13. Mời đồng nghiệp làm việc trên bảng tính của bạn

14. In ấn bảng tính dễ dàng

Không phải lúc nào bảng tính đều xuất hiện trên màn hình. Đôi khi, bạn sẽ muốn in bảng tính để xem và phân tích.

Bảng tính cũng khá khó để in ấn. Bởi vì, không có giới hạn về khung của hàng và cột hàng, trong khi việc in ấn giới hạn về kích thước trang.

Thủ thuật tốt nhất của Google Sheets là tiết kiệm thời gian. Đó là lý do tại sao tôi sử dụng Format Painter để định dạng ô và sử dụng phong cách tương tự vào các ô khác.

Bắt đầu bằng cách tô sáng các ô mà bạn muốn sao chép định dạng. Sau đó, nhấp chuột vào format painter và đơn giản là kéo qua các ô mà bạn muốn áp dụng các định dạng.

Tô sáng các ô mà bạn muốn sao chép định dạng, sau đó nhấp chuột vào format painter và kéo qua các ô để định dạng.

16. Sử dụng Pivots để phân tích dữ liệu dễ dàng

Nếu bạn là một người dùng của Microsoft Excel, thủ thuật này của Google Sheets thực sự giúp bạn thực hiện việc chuyển đổi. Tôi thích Pivot Tables để thực hiện với bảng dữ liệu lớn và có ý ích. Về cơ bản, pivots là một dạng kéo và thả các công cụ để xây dựng báo cáo.

17. Xóa dữ liệu định dạng

Việc định dạng mang lại ý nghĩa với dữ liệu. Bảng tính càng lớn thì lợi ít mang lại càng nhiều và làm cho việc đọc dễ dàng hơn. Sử dụng các tính năng như: canh chỉnh, trang trí viền, font chữ sẽ giúp người xem tìm những cách đơn giản bằng cách lướt nhanh trên bảng tính một cách trực quan.

18. Nhập từ Form sang Sheets

Bảng tính là một cách tuyệt vời để tổ chức và phân loại. Tuy nhiên, nó có thể làm mất thời gian để thêm dữ liệu vào. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể sử dụng một công cụ giống như một form để lấy dữ liệu từ một định dạng khác đã phân loại.

=GOOGLEFINANCE("AMZN","price",date(2017,2,7))

May mắn thay, Google có xây dựng sẵn tính năng tự động nhập vào bảng tính. Bất kỳ phản hồi nào bạn nhận sẽ được thêm vào Google Sheet của bạn.

Tìm hiểu về tiến trình này bằng cách tham khảo hướng dẫn bên dưới:

19. Cập nhật dữ liệu tài chính

Ngoài ra, hãy kiểm tra đầy đủ các hướng dẫn để nắm các mẹo và thủ thuật cho Google Sheets và Google Finance làm việc với nhau:

20. Bảo vệ toàn bộ bảng tính từ Edits

Không chỉ bạn có thể bảo vệ các ô cụ thể hoặc theo sắp xếp, bạn có thêm bảo vệ đối với toàn bộ các tab trong bảng tính. Đây là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn đã có một sheet đơn hoặc nhiều mà bạn không muốn chúng thay đổi. Hãy xem xét cách sử dụng mẹo này khi bạn đang chia sẻ bảng tính của bạn.

Hãy nhớ kiểm tra hướng dẫn tôi chia sẻ ở trên bài viết này về Sheets, hãy nắm toàn bộ thông tin để bảo vệ các sheets.

Tóm lại

Tôi đã liên kết với nhiều tài nguyên học tập khác trong hướng dẫn này. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề để tìm hiểu về công cụ bảng tính dựa trên nền tảng điện toán đám mây của Google. Nếu bạn cần thêm những thông tin cơ bản hoặc muốn bắt đầu, hãy xem bất kỳ các hướng dẫn sau đây:

Google Drive là kho lưu trữ đám mây dung lượng tương đối cao, hỗ trợ nhiều tính năng và công cụ hữu ích, đáng để bạn cân nhắc khi chọn lựa sử dụng. Tuy nhiên, khi lượng dữ liệu lưu trữ đã tăng cao, vấn đề quản lý sẽ không còn dễ dàng như ban đầu. Lúc này, những thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn quản lý thư mục và các tập tin thuận tiện hơn trên Google Drive.

Thay đổi quyền truy cập của từng đối tượng với thư mục được chia sẻ

Google Drive cho phép thiết lập quyền chia sẻ dễ dàng qua nhiều phương án khác nhau, đặc biệt có thể chia sẻ cho nhóm đối tượng sử dụng địa chỉ email trong lúc cấp quyền. Tuy nhiên, với thư mục đang chia sẻ, người dùng có thể thiết lập giới hạn sử dụng tập tin hay thư mục một cách riêng lẻ với từng thành viên trong danh sách. Thao tác chia sẻ thư mục thực hiện như thông thường cùng email người nhận, sau đó mở từng tập tin và thiết lập quyền truy cập mong muốn với từng địa chỉ email.

Thống kê số lượng tập tin trong thư mục

Với Google Drive, thống kê số lượng cũng như định dạng tập tin trong thư mục không dễ dàng như việc xem Properties thư mục trên Windows. Bạn hãy bấm chuột phải lên thư mục, chọn Download, tiếp đến bấm All Items để Drive hiển thị tổng số lượng tập tin trong thư mục (bao gồm cả thư mục con), sau đó bấm Cancel nếu mục đích chỉ là thống kê số lượng tập tin trong thư mục. Ngoài ra, bạn có thể tải về phần mềm Google Drive (ht tps ://dr i v e . chúng tôi riêng biệt cho Windows và có thể xem trực tiếp số lượng tập tin dễ dàng.

Tìm kiếm trên Drive

Bản thân Google là công cụ tìm kiếm tuyệt vời, và khả năng tìm kiếm này cũng được tích hợp trong dịch vụ Drive của hãng. Với công cụ tìm kiếm có sẵn, bạn có thể nhập từ khóa với nhiều lựa chọn có sẵn như tìm theo thể loại tập tin, thiết lập chia sẻ và quyền quản trị. Ngoài ra, các thủ thuật áp dụng với công cụ tìm kiếm Google thường dùng cũng có thể sử dụng với Drive.

Xóa tập tin trùng lặp

Hiện tượng trùng lặp file vẫn xảy ra thường xuyên cả trên Windows lẫn Drive. Trên Windows có nhiều thủ thuật để loại bỏ các tập tin bị lặp, và phương án để loại bỏ các file bị lặp ở đây là tận dụng các công cụ trên Windows áp dụng cho dữ liệu trên Drive. Bạn cần phải cài đặt phần mềm Google Drive từ hãng và đồng bộ dữ liệu xuống máy tính, sau đó sử dụng phần mềm loại bỏ tập tin trùng lặp trên Windows. Các ứng dụng phổ biến là dupeGuru (http://gg.gg/ i9jo), Duplicate Files Finder (http://gg.gg/i9jp)… Đường dẫn đến dữ liệu trên Drive thường là C:UsersTên người dùngGoogle Drive.