Top 10 # Xem Nhiều Nhất Thủ Thuật Sử Dụng Outlook 2007 Mới Nhất 6/2023 # Top Like

Sử dụng Word 2007 trong 5 phút Microsoft Word 2007 ra đời đánh dấu một thế hệ mới trong dòng sản phẩm ứng dụng văn phòng của hãng Microsoft. Trong phiên bản mới này, các nhà thiết kế tái cấu trúc hầu hết giao diện của bộ Office theo một phong cách hoàn toàn mới. Tuy nhiên, hầu hết các chức năng đều được giữ lại và có thay đổi chút ít so với phiên bản 2003. Những tính năng chính yếu gần như được bảo tồn 100%. Có mới hay chăng là cách sắp xếp và thể hiện tính năng đó trên chương trình. Tuy vậy, Word 2007 vẫn còn quá khó sử dụng đối với nhiều người. Nhiều người sử dụng kêu ca rằng họ không thể sử dụng Word 2007. Nhưng thực tế nếu bạn chịu khó tìm hiểu, bạn sẽ thấy cấu trúc mới trong phiên bản 2007 tiện lợi hơn rất nhiều so với phiên bản 2003 trước đó. Do sự thay đổi quá lớn về giao diện nên đa số người sử dụng không tìm ra được vị trí các nút lệnh quen thuộc và cả cách cấu hình cho Word cũng có sự đổi khác rất rõ. Để khai thác được Word 2007, người sử dụng không những phải bỏ một ít thời gian làm quen với giao diện mới mà còn phải biết cấu hình đúng cho Word hoạt động suông sẻ. Cấu hình đúng Word trước khi sử dụng sẽ giúp bạn tránh nhiều được nhiều lỗi không mong muốn mà những lỗi này có thể ngốn hết thời gian làm việc hay nghiêm trọng hơn chúng có thể hủy cả công sức làm việc hay làm cho văn bản của bản kém đi phần chuyên nghiệp. Khác với Word 2003, để truy cập vào phần cấu hình của Microsoft Word phiên bản 2007, bạn nhấp chuột vào nút có biểu tượng Office nằm ngay góc trên bên trái của màn hình Word, tiếp tục nhấp chọn Word Options ở cuối góc phải của hộp thoại vừa hiện ra. Khi truy cập được vào hộp thoại cấu hình, chúng ta sẽ cấu hình lần lượt từng thành phần quan trọng trong Word và giải thích những lỗi có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Thẻ Popular: Show mini toolbar on Selection: Đây là menu nhỏ mà bạn thường thấy khi quét chọn một đoạn văn bản. Menu này rất tiện dụng và tiết kiệm thời gian cho bạn. Tuy vậy, một số người lại thấy sự xuất hiện của menu này là “vướng” tầm nhìn của họ. Bạn có thể chọn tùy chọn này để sử dụng thanh công cụ này hay bỏ tùy chọn để tắt nó đi. Enable Live Preview: Chức năng live preview giúp bạn xem trước các định dạng thực thi lệnh tạm thời trước khi bạn quyết định thực thi lệnh hay không. Bạn có thể thấy rõ chức năng này trong khi chèn bảng, chèn các style,… Tính năng này rất được ưa thích. Bạn hãy chọn tùy chọn này nếu nó không được chọn. Xem trước Table được chèn vào văn bản: Nếu bạn không phải làm việc với các Macro của word thì bỏ chọn tùy chọn Show Developer tab in Ribbon. Đây là thẻ dành cho những nhà viết macro (một loại ngôn ngữ lập trình có tên là Visual Basic for Application). Vì thế thẻ này có thể chiếm không gian làm việc của bạn. Trong phần Popular này, bạn có thể tùy chọn màu gao diện cho Word. Ngay tại mục Color Scheme, bạn có thể chọn màu đen (black), màu trắng bạc (Sliver) thay cho màu xanh mặc định.Thẻ Display: Trong thẻ Display này, bạn chú ý đến 2 tùy chọn phía trên cùng. Nếu bỏ tùy chọn này, những trang trong word sẽ được nối liền lại với nhau mà không cách bởi header và footer. Những biên trên và biên dưới cũng được lược bỏ đi. Tùy chọn này giúp bạn nhìn vào văn bản sẽ thấy sự liền lạc giữa các trang. Chọn tùy chọn này sẽ rất tiện lợi khi bạn mới soạn thảo phiên bản nháp. Để bỏ chế độ này, bạn chỉ cần dùng chuột nhấp kép vào biên nối liền giữa các trang. Các trang văn bản nằm kề cận nhau Show highlighter marks: Nếu bạn nhận được một văn bản với quá nhiều điểm được tô màu dạ quang, bạn sẽ làm gì khi không muốn nhìn thấy chúng trong bản in ra giấy? Tùy chọn này chính là cách để làm ẩn các màu dạ quang trong văn bản cũng như trong bản in. Nó sẽ rất có ích trong công việc và sớm hay muộn bạn cũng sẽ nhờ đến chức năng này.Thẻ Proofing: Trong thẻ này, chức năng khá hay nhưng cũng rất phiền hà là chức năng AutoCorrect. Cho dù Word có thông minh đến đâu thì nó cũng không thể đúng trong mọi trường hợp nó tự động sửa lỗi cho mình. Do đó, bỏ đi một số tính năng nhỏ của AutoCorrect sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn nhiều. Đầu tiên bạn nhấp vào nút AutoCorrect trong thẻ Proofing này. Khi hộp thoại AutoCorrect xuất hiện, tiếp tục nhấp chọn thẻ AutoCorrect, bỏ tùy chọn Replace text as you type. Nhấp tiếp tục vào thẻ Math AutoCorrect

Qua thời gian email trong Outlook của chúng ta ngày càng nhiều với rất nhiều dự án khác nhau, vậy để quản lý chúng thế nào cho hiệu quả, truy xuất tìm kiếm dễ dàng khi cần… Bài viết này tôi sẽ chia sẻ một số thủ thuật mà tôi đã đang áp dụng trong công việc của mình:

1. Tạo thư mục dự án, công việc để lưu và quản lý email

Qua thời gian email tải về máy vi tính trong Outlook của bạn ngày càng nhiều, dung lượng file database Outlook có thể tới mấy chục Gb. Nếu không có cách quản lý Email qua từng năm, từng dự án thì sau này sẽ rất khó để tìm kiếm lại các thông tin cũ. Nhưng rất may trong Outlook cũng có chức năng tạo cây thư mục tương tự như thư mục trong ổ cứng của chúng ta vậy. Thao tác tạo cây thư mục rất đơn giản:

Khi có email mới hoặc thậm chí là cả email gửi đi tôi thường kéo thả vào thư mục dự án tương ứng, để sau này tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhiều bạn còn rất cầu kỳ, cẩn thận đánh số thứ tự kèm tên dự án trong cây thư mục này.

2. Tạo một Contact Group mail để sử dụng nhiều lần

Đối với vị trí quản lý hoặc trưởng bộ phận/ trưởng nhóm thường phải gửi email cho nhiều người, lặp đi lặp lại nhiều lần thì chúng ta có thể tạo sẵn trước một Contact Group mail để khi cần gửi email cho nhiều người chỉ cần gõ tên Group này ra mà không cần gõ lại toàn bộ email của tất cả mọi người, việc làm này khiến chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bên dưới là hướng dẫn tạo Group này:

+ Trong tab Home bạn bấm vào mũi tên cạnh New Email/ More Items/ Contact Group hay bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + L để mở hộp thoại Contact Group:

+ Trong ô Name: Điền tên Group (nên điền ít ký tự và không trùng lặp với các group khác để dễ dàng gõ nhóm mail ra).

+ Tiếp theo bạn Add email các thành viên vào nhóm, số lượng thành viên add vào nhóm là không hạn chế.

Tạo Contact Group mail Điền tên và email thêm các thành viên vào nhóm Sau khi hoàn thành Group, từ lần sau khi gửi email mới bạn chỉ cần gõ tên Group vào trong phần người gửi To sau đó chọn Group xuất hiện bên dưới.

3. Tạo chữ ký số trong Outlook

Chữ ký số là phần chữ ký cuối thư mà chúng ta thường thấy, ở đây có các thông tin như: Họ và tên, chức vụ, số điện thoại, email, địa chỉ công ty, logo và đôi khi là các thông điệp của công ty muốn gửi đến khách hàng… Các công ty hiện nay còn quy định rõ ràng mẫu chữ ký số để thống nhất trong toàn công ty, giúp quảng bá công ty rất hiệu quả.

Sau khi chọn được Group, nếu bạn muốn xóa bớt một số thành viên thì bấm vào dấu cộng để mở danh sách email các thành viên ra và xóa người mình muốn. Bạn vẫn hoàn toàn thêm được bất kỳ người nào khác vào danh sách gửi này.

Để tạo được chữ ký số trong Outlook bạn tạo một thư mới ( Ctrl + N), trong giao diện gửi thư bạn bấm vào Signature/ Signature … để vào tab quản lý chữ ký:

Hy vọng các bạn sớm thành thạo các kỹ năng sử dụng và quản lý Email bằng Outlook này – đây đều là những kỹ năng thực tế của người đi làm, để áp dụng vào công việc của mình hiệu quả hơn.

Điền tên chữ ký Soạn thảo nội dung chữ ký trong khung soạn thảo sau đó bấm OK Chọn chữ ký muốn sử dụng cho thư (ở đây tôi có 2 chữ ký khác nhau, tùy đối tượng người gửi mà chúng ta có thể áp dụng các chữ ký khác nhau cho phù hợp) Victor Vuong,

Thủ thuật sử dụng Outlook là các bí quyết, hướng dẫn chuyên dụng giúp người sử dụng dịch vụ email này có thể có được những trải nghiệm tốt hơn. Các thủ thuật này thường không được nhắc đến nhiều trong các tài liệu hướng dẫn chính thức mà chủ yếu được tích lũy và chia sẻ bởi những người dùng sau một thời gian dài chiêm nghiệm. Do đó, bạn rất nên trang bị cho mình các thủ thuật sử dụng Outlook nếu quan tâm đến nhà cung cấp email này.

Trong bài viết này TINOMAIL sẽ chia sẻ với bạn “Top 5 thủ thuật sử dụng Outlook hiệu quả”!

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

Top 5 thủ thuật sử dụng outlook 2020 hiệu quả

Các phím tắt thường sử dụng trong Outlook

Một trong các thủ thuật đầu tiên mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là các phím tắt. Sử dụng các phím tắt này sẽ giúp cho quá trình sử dụng dịch vụ email của bạn nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Ctrl + R: Trả lời email

Alt + R: Trả lời tất cả trong email hoặc chuyển sang tuần xem lịch làm việc.

Alt + W: Email chuyển tiếp hoặc chuyển đổi sang chế độ xem lịch hàng tuần.

Ctrl + M: F9 để gửi / nhận tất cả email.

Alt + S: Gửi email.

Ctrl + G: mở “Đến ngày” hộp thoại để nhảy vào bất kỳ ngày trong lịch.

Ngoài ra bạn có thể chuyển đổi giữa mail, lịch, danh bạ, và các mục khác trong cửa sổ chuyển hướng bằng cách nhấn Ctrl + [số vị trí của mục].

Đánh dấu các thư quan trọng

Với các thủ thuật sử dụng Outlook, bạn có thể sử dụng tính năng Flag for Follow Up để gắn cờ cho các email, thư và tác vụ để giúp phân loại chúng hoặc đánh dấu các thư quan trọng – thư ưu tiên.

Tạo email mẫu

Hoặc cách nhanh hơn là trên Windows Explorer, bạn kích đúp chuột vào file OFT để tạo một message mới từ template (mẫu) đó.

Tự động CC khi gửi email

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này.

Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động CC. Nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.

Đây là một thủ thuật sử dụng Outlook cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.

Quản lý email bằng màu sắc

Trong trường hợp hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, bạn có thể áp dụng cách “tô màu” email để dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.

Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

Nếu bạn chưa có tài khoản email Outlook, bạn có thể tham khảo cách tạo tài khoản email này tại bài viết: Outlook Mail là gì? Cách tạo tài khoản Outlook Mail miễn phí và cách sử dụng

–

TINOMAIL – HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP

Hotline: 0912 222 222 – Email: hi@tinomail.com

Website: http://tinomail.com

Dù hiện có rất nhiều trình soạn thảo văn bản mới nhưng Microsoft Word vẫn là phần mềm phổ biến nhất. Ngoài những kỹ thuật căn bản, bạn đọc tham khảo một số mẹo nhỏ sau để có thể thật sự làm chủ công cụ soạn thảo đa năng này. Cấu hình các tùy chọn dán

Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word.

Trong bốn menu đổ xuống, bạn có thể chọn Keep Source Formating nếu muốn giữ định dạng gốc của đoạn văn bản bạn vừa sao chép, hoặc tự động thay đổi dịnh dạng cho phù hợp với văn bản hiện tại.

Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justification

Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.

Tự động cách khoảng

Trong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canh Tab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn văn bản lùi vào so với các dòng còn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ít dùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).

Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên.

Đánh số trang

Việc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word, thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh số trang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tính năng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.

Sao lưu thanh công cụ Quick Access

Thanh truy cập nhanh (Quick Access) như đã nói ở trên đó là môt menu chứa những lệnh thường dùng. Nếu bạn đã mất nhiều thời gian để tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệ điều hành bạn không phải làm lại thanh công cụ này. Hoặc đơn giản là bạn có thể mang thanh công cụ đã tạo trên máy tính của bạn sang máy tính của cơ quan có cài đặt MS Word 2007.

Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: Documents and Settings [tên máy tính hoặc người dùng] Settings Local Application Data Microsoft Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đường dẫn C: Users [tên máy tính hoặc người dùng] AppData Local Microsoft Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên chúng tôi bạn có thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.

Hủy bỏ định dạng

Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).

Có nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cung cấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (và nó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap của Window 7).

Di chuyển nhiều đối tượng bằng Spike

Khi soạn thảo, động tác cắt, dán là những thao tác thường dùng nhất. Thế nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng văn bản. Trong MS Word 2007 có một tính năng ít được biết đến, tính năng này giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành.

Đầu tiên bạn chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (bạn có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.

Cách làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thao tác cắt dán thông thường khi bạn muốn di chuyển nhiều đối tượng văn bản cùng một lúc.