Top 8 # Xem Nhiều Nhất Thủ Thuật Trong Mail Outlook Mới Nhất 6/2023 # Top Like

Các bạn thân mến, hôm nay tôi giới thiệu với các bạn về cách dùng Rules trong outlook 2010. Thực ra Rules đã có trong tất cả các phiên bản của Outlook, nhưng với Outlook 2007 và Outlook 2010 có nhiều điểm cải tiến hơn.Trường hợp 1: bạn cài nhiều tài khoản mail trên outlook và bạn muốn quản lý mail đến của mỗi email trong 1 thư mục riêng. Ví dụ: tôi có 2 email: [email protected] và [email protected] và tôi muốn nếu khách hàng gởi mail vào support thì mail đó sẽ tự động vào thư mục (folder) support, khách hàng gởi vào mail [email protected] thì mail đó sẽ tự động vào thư mục payment. Trong trường hợp này với Outlook 2003 bạn phải dùng Rules để đẩy mail vào, nhưng với Outlook 2010, mọi việc rất đơn giản.

Bước 3: danh sách 2 email đã tạo được nhìn thấy như hình bên dưới, bạn chọn vào từng account tương ứng và nhấn vào nút Change Folder bên dưới, một cửa số xuất hiện và bạn chỉ cần chọn Folder mình muốn mail này đổ vào. Ở đây tôi đang chọn [email protected] nên tôi chọn Folder support trong Inbox, sau đó nhấn OK, kết quả hiển thị như Bước 4

Bước 4: Kết quả cuối cùng, bạn chỉ cần làm tương tự như vậy cho các account còn lại.

Trường hợp 2: bạn thường xuyên lên hệ với 1 hay 1 vài khách hàng, bạn muốn quản lý tất cả mail họ gởi cho bạn trong 1 Folder để dễ dàng xem lại khi cần. Đây là yêu cầu rất thường hay xảy ra cho các bạn thường xuyên dùng mail. Với trường hợp này, các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo Folder trong Inbox như đã hướng dẫn bên trên. Ở đây tôi ví dụ với email [email protected] và tôi quản lí các mail của người này gởi đến tôi trong thư mục Sales trong Inbox.

Step 1: Select a template: là bước cho phép bạn chọn cách tương tác với mail đó như thế nào: di chuyển mail đến của ai đó vào Folder hay đánh dấu để tiện theo dõi (follow-up),…

Ở đây, khu vực step 1 bạn chọn Move messages from someone to folder.

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới. Tiếp theo bạn nhấn vào liên kết Specified, mục này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn Folder nào để khi mail của email vừa chọn gởi đến sẽ di chuyên vào. Trong ví dụ này, toi đã tạo Folder Sales trong Inbox và tôi muốn chỉ định mail [email protected] sẽ di chuyển vào đó khi gởi cho tôi.

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới

Nếu bạn chưa có mail nào gởi đến từ đại chỉ cần quản lý thì đến giai đoạn này, bạn chỉ cần nhấn nút Finish để hoàn thành mà không cần quan tâm các bước sau. Trong trường hợp có một số mail từ email bạn muốn quản lý đã nằm sẵn rải rác trong inbox, thay vì bạn phải Move từng mail thủ công bằng tay, bạn có thể dùng chức năng sau.

Bạn nhấn Next 3 lần sẽ xuất hiện màn hình bên dưới. Bạn đánh dấu vào ô Run this Rules now on messages already in “Inbox”, điều này có nghĩa là bạn ra lênh cho nó copy các mail được gởi đến từ email bạn cần quản lý đang nằm trong Inbox vào thư mục bạn đã chỉ định. Sau đó nhấn nút Finish, Rules sẽ tự động copy các mail nằm trong Inbox vào thư mục chỉ định.

Sau khi hoàn thành, kết quả như hình bên dưới. Bạn làm tương tự như vậy cho các Rules khác nếu có.

Nguồn: chúng tôi

XHTTOnline: Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm… mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy. Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD.

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.

5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế (xem hình 3).

6. TRong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới

– Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name. – Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm). – Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 5).

Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. 7. TRong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính (thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng việt, xem hình 6).

8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK (xem hình 7).

9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.

Bước 4. Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một. Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẫu tin REcord (xem hình 8).

Bước 5 : Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công !

Bí quyết sử dụng Outlook Mail là các thủ thuật, mẹo hay giúp cho các nhân viên văn phòng tại các công ty, doanh nghiệp hiểu và ứng dụng phần mềm này tốt hơn, mang lại các hiệu quả nhất định trong quá trình kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ “Tổng hợp các bí quyết sử dụng Outlook Mail” một cách đầy đủ và rỏ ràng nhất để bạn tiện tham khảo và thực hiện.

Nếu các bạn cần một dịch vụ email theo tên miền riêng chuyên nghiệp thì chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện điều này.

Lọc các email quan trọng để riêng

Bí quyết sử dụng Outlook Mail này được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng.

Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

Lên lịch gửi mail

Nếu bạn là nhân viên văn phòng chủ yếu làm việc và hoạt động trong giờ hành chánh nhưng lại có các email cần gửi đi ngoài khung giờ này (ví dụ như khi bạn gửi email cho khách hàng trái múi giờ, các email cần gửi đi vào khoảng đêm hay sáng sớm…), bạn có thể sử dụng tính năng hẹn giờ gửi mail của Outook.

Cụ thể, sau khi soạn thảo nội dung thư xong, bạn bấm chọn thẻ Options rồi chọn Delay Delivery.

Cuối cùng, bạn bấm Send và để nguyên Microsoft Outlook ở trạng thái hoạt động, qua thời điểm bạn thiết lập thì thư mới được gửi đi.

Bí quyết sử dụng Outlook Mail này có thể được áp dụng với phiên bản Outlook 2003, 2007, 2010.

Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop

Thông thường, Outlook sẽ có tính năng gửi thông báo đến bạn khi có email đến. Tuy nhiên, sẽ thật khó để tập trung làm việc khi có quá nhiều thông báo email không quan trọng được gửi đến liên tục.

Bạn có thể hoàn toàn giới hạn các thông báo này, chỉ giữ lại thông báo email quan trọng thông qua các thao tác như sau.

Đầu tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mục Mail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.

Như vậy là bạn đã hoàn thành thiết lập gửi thông báo lên màn hình chỉ áp dụng cho một số đối tượng người gửi quan trọng. Cực kì đơn giản đúng không?

Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi Outlook

Trong trường hợp bạn muốn Outlook xác nhận lại trước khi xóa hoàn toàn những email trong thư mục này, hãy chọn nút Advanced Options và chọn “Warn before permanently deleting items”.

Tạo một mục mới từ clipboard

Sao chép bất kỳ văn bản hoặc đoạn văn bản nào từ Clipboard của bạn, sau đó trên Outlook bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới (hoặc note hoặc bất kỳ mục nào đó, phụ thuộc vào thư mục bạn đang xem) có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.

Còn nếu bạn chưa có tài khoản email Outlook, bạn có thể tham khảo cách tạo tài khoản email này tại bài viết: Outlook Mail là gì? Cách tạo tài khoản Outlook Mail miễn phí và cách sử dụng

–

TINOMAIL – HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP

Hotline: 0912 222 222 – Email: hi@tinomail.com

Website: http://tinomail.com

Về cơ bản, cách dùng Outlook 2013 không có nhiều khác biệt so với các phiên bản Outlook trước đó. Nhưng có một số tính năng mới được thêm vào giúp cho trải nghiệm người dùng trên Outlook tốt hơn.

Giao diện Outlook 2013

Thay đổi cửa sổ trả lời – chuyển tiếp

Theo mặc định khi bạn trả lời hay chuyển tiếp 1 email nào đó trong các phiên bản trước thì một cửa sổ mới sẽ được mở ra. Tuy nhiên với Outlook 2013 thì khi bạn bấm vào trả lời/chuyển tiếp 1 tin nhắn từ bên trong cửa sổ đọc thì sẽ được chuyển sang khung trả lời như vị trí của khung đọc. Nhiều người dùng có thể cảm thấy không thích với cửa sổ trả lời thư như thế này, muốn trở về khung trả lời tại 1 cửa sổ mới thì thực hiện 1 số thay đổi như bên dưới chuyển về phong cách cũ.

Từ giao diện Outlook 2013, truy cập bản tùy chọn bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Mail, kéo xuống dưới mục Replies and forwards. Gỡ bỏ đánh dấu khỏi dòng Use inline replies when replying or forwarding. Cuối cùng bấm Ok và trở ra kiểm tra kết quả. Từ đây khi bạn bấm vào nút trả lời hay chuyển tiếp thì sẽ được đưa đến cửa sổ riêng giống các phiên bản trước. Lưu ý rằng khi bạn tạo 1 thư mới thì vẫn được mở ra với cửa sổ mới theo mặc định, tùy chỉnh ở đây chỉ có tác dụng khi bạn trả lời hoặc chuyến tiếp 1 nội dung bất kỳ.

Thay đổi đơn vị đo nhiệt độ trong Outlook 2013

Một tính năng khá thú vị trong Outlook 2013 là có hiển thị thông tin nhiệt độ thời tiết được nằm phía trên cùng của bảng lịch. Và mặc định thông tin thời tiết được hiển thị là ở New York và nó không phụ thuộc vào múi giờ cấu hình trong Outlook. Bạn bấm vào mũi tên bên cạnh địa điểm và chọn Add location rồi nhập địa điểm cần nhập vào. Công cụ này rất hữu ích khi bạn có kế hoạch cho các chương trình và sự kiện. Ví dụ như bạn có thể xem trước được thời tiết của những ngày tiếp theo trước khi lên kế hoạch cho 1 chương trình, sự kiện nào đó và chắc chắn ngày đó có nhiệt độ tốt, trời không mưa hay âm u. Tuy nhiên, theo mặc định thì thông tin thời tiết hiển thị theo độ F(Fahrenheit) – đơn vị nhiệt độ ít ai để ý hay sử dụng đối với Việt Nam. Để chuyển sang đơn vị đo nhiệt độ thông thường là C thì bạn hãy thực hiện theo 1 vài bước đơn giản sau.

Từ cửa số Outlook, truy cập bảng tùy chon bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Calendar và kéo xuống dưới cuối trang để tìm mục chỉnh sửa thời tiết – Weather. Bạn chuyển sang hiển thị bằng đơn vị C (Celsius) bằng cách chọn sang nó rồi bấm Ok. Cài đặt thời tiết sẽ thay đổi từ F sang C ngay lập tức.

Thay đổi chế độ xem trước nội dung

Theo mặc định Outlook sẽ hiển thị 1 dòng mô tả của mỗi email để người dùng có thể xem trước và tìm email dễ dàng. Tính năng này rất tốt nhưng có thể tiết lộ chút ít thông tin nhạy cảm bên trong các email đó mà bạn không muốn người khác nhìn thấy. Nếu bạn cần bảo mật thì có thể tắt chế độ xem trước trong Outlook, và ngược lại nếu người dùng muốn mở rộng nội dung tin nhắn cần xem trước thì có thể bổ sung thêm.

Khi chọn thay đổi hiển thị, Outlook sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng cho thư mục hiện hành hoặc là tất cả email trong thư. Chỉ cần chọn 1 trong 2 cái mà bạn muốn và sau đó quá trình sẽ bắt đầu. Sự thay đổi sẽ như thế này, ở đây tác giả thực hiện với quá trình tắt bỏ và hiển thị 3 dòng xem trước.

Thay đổi Font và màu của thư chưa đọc

Theo mặc định trong Outlook 2013 thì các là thứ chưa đọc sẽ có thông báo màu xanh và được in đậm lên. Tuy nhiên như thế vẫn khó phát hiện đối với những người không quen. Để đơn giản hóa việc tìm kiếm để xem các tin nhắn mới đến, người dùng có thể tùy chỉnh việc thay đổi màu sắc văn bản hoặc có thể thay đổi Font hiển thị cho những thư chưa đọc.

Đối với Outlook, mặc định hiển thị cho thư là văn bản màu đen trên nền trắng. Và tin mới chưa đọc sẽ được in đậm nhưng chỉ hiển thị trong phần mô tả. Để làm nổi bật các tin nhắn mới, người dùng có thể thường xuyên thay đổi màu sắc hoặc font chữ cho các email này.

Tại giao diện Outlook đang sử dụng, chuyển sang thẻ View và chọn View Settings bên trong thẻ View này. Trong cửa sổ View Settings, bạn tìm chọn và bấm vào nút Conditional Formating. Tại cửa sổ tùy chọn thiết lập, bạn chọn vào mục Unread messenges, sau đó bấm vào nút Font để thay đổi phông chữ, kiểu chứ và màu hiển thị cho các lá thư chưa đọc.

Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thay đổi phông chữ mà màu sắc cho nhiều những loại thư khác nhau như: thư chưa đọc, nhóm thư…

Thêm đường viền giữa các Email

Trong phiên bản Outlook 2013, mặc định các email trong hộp thư đến hiển thị trên nền trắng mà không có bất kỳ dải phân cách nào giữa các email. Điều này làm cho việc tìm kiếm và quản lý email trong Outlook trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi các thiết lập mặc định trong Outlook, và tùy chọn hiển thị đường phân cách giữa các Email, điều này sẽ giúp cải thiện khả năng hiển thị bằng cách cho phép người dùng tùy chọn phân biệt giữa các Email dễ dàng hơn.

Từ giao diện sử dụng của Outlook, bạn chuyển sang thẻ View, rồi bấm vào nút View Settings.