Muốn sử dụng bảng tính trong Excel một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất hãy tham khảo một số thao tác về định dạng Font mặc định, cách đánh số tự động, cách lấy giá trị trên một vùng, hoặc thao tác với ô, cột, dòng của bảng tính….
a, Định dạng Font mặc định
– Style name: tên loại thuộc tính mà bạn sử dụng.
– Style includes: danh sách kèm theo thuộc tính các định dạng cần thiết
– Modify…: chỉnh sửa lại các thuộc tính định dạng
– Add: nhấn Add để lưu lại các thay đổi cần thiết trong một style.
– Delete: Xoá một style không cần thiết.
b, Bôi đen bảng tính
Một số cách để đánh số tự động:
a, Cách 1 (có thể áp dụng cách này cho những dãy số không liền nhau):
– Nhập 2 số đầu tiên của dãy số
– Bôi đen hai ô vừa nhập
– Đưa trỏ chuột vào phía dưới phải của vùng vừa bôi đen (đặt con trỏ giống như sao chép công thức: xuất hiện con trỏ chuột là dấu cộng màu đen)
– Giữ chuột và kéo cho đến số cần thiết.
b, Cách 2:
– Nhập số đầu tiên của dãy số
– Đưa trỏ chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập
– Giữ phím Ctrl + kéo chuột cho dãy số cần nhập
Vì ngày tháng là một dạng đặc biệt của kiểu số nên nếu bạn muốn điền nhanh ngày tháng thì cũng có thể sử dụng các cách trên.
Bảng tính Excel cho phép bạn lấp đầy giá trị số vào một vùng dữ liệu xác định trước (với tính năng này bạn cũng có thể điền số tự động được)
– Nhập giá trị vào ô đầu tiên
– Bôi đen vùng cần điền (có thể là cột hoặc dòng hoặc một vùng)
Rows: Điền giá trị theo dòng
Columns: Điền giá trị theo cột
Linear: theo tuyến tính (chiều dọc hoặc ngang)
Growth: điền dãy số theo cấp số nhân
Date: điền giá trị kiểu ngày tháng
AutoFill: tự động điền số hoặc ngày tháng theo Step value là 1
– Date unit: chỉ áp dụng với điền giá trị kiểu ngày tháng
Day: tuần tự tăng, giảm theo ngày
Weekday: tuần tự tăng, giảm theo ngày làm việc trong tuần (trừ ngày thứ 7 và Chủ nhật)
Month: tuần tự tăng, giảm theo tháng
Year: tuần tự tăng, giảm theo năm
– Step value: gõ vào giá trị bước nhảy (số âm: bước nhảy giảm, số dương: bước nhảy tăng
– Stop Value: giá trị tối đa của dãy số
Ngoài ra bạn có thể lấp đầy các giá trị nhanh hơn mà không cần vào hộp thoại Series: Vào
– Right: Lấp đầy sang phải
– Up: Lấp đầy lên trên
– Left: Lấp đầy sáng trái
– Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.
c, Ẩn/Hiện dòng
Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau
d, Chiều cao của dòng
Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:
b, Xoá dòng
– Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.
b, Xoá cột
c, Ẩn/Hiện cột
a, Thêm cột
Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau
d, Độ rộng của cột
Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:
a, Chèn thêm ô
b, Xoá bớt ô
– Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại
Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau
– Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng
– Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựa chọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.
c, Di chuyển và đổi tên Sheet
– Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.
d, Xoá bỏ sheet
– Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi xoá sheet nào bạn phải chắc chắn.