Thủ thuật đầu tiên trong danh sách này là Focused Inbox, một trong những tính năng quan trọng mà Diều Hâu khuyên bạn nên sử dụng. Focused Inbox thường được kích hoạt theo mặc định mỗi khi chúng ta mở Outlook trên trình duyệt.
Trong trường hợp tính năng này chưa được bật, bạn có thể kích hoạt Focused Inbox bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên cùng bên trái của màn hình, sau đó nhấn công tắc chuyển đổi tại mục ” Focused Inbox “.
Tuy nhiên, đôi khi bạn vẫn phải tự lọc Inbox (Hộp thư đến) của mình bởi tính năng Focused Inbox không thể phân loại được toàn bộ email một cách chính xác. Trong trường hợp này, tính năng Filter (Lọc) sẽ là một giải pháp cho bạn.
Để sử dụng, bạn chọn vào mục ” Filter ” ở góc trên cùng bên phải (tại cột những email đến). Bạn có thể lọc theo những email chưa đọc (Unread), đến tôi (To me), được gắn cờ (Flagged), đề cập (Mentions), tệp đính kèm (Attachments), sắp xếp (Sort) theo ngày, từ người gửi,…
2. Tính năng “Always move to Focused Inbox” và “Always move to Other inbox”
Như đã đề cập ở trên, tính năng Focused Inbox trong Outlook không hoạt động ổn định vì có thể chuyển những email quan trọng vào mục “Other (Khác)” và ngược lại. Để giải quyết tình trạng này, ngoài việc sử dụng tính năng Filter như đã đề cập, bạn cũng có thể sử dụng tính năng ” Always move to Focused Inbox” và ” Always move to Other inbox “. Đây sẽ là cách để bạn chuyển những email từ một người gửi cụ thể vào mục “Focused” hoặc “Other”.
Để sử dụng ” Always move to Focused Inbox“, bạn chọn vào một email bất kỳ (từ một người gửi cụ thể) trong phần ” Other“. Sau đó, chọn vào mục "Move to" → chọn "Always move to Focused Inbox". Khi đó, những email trong tương lai từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị tại mục “Focused”.
Cách dùng của ” Always move to Other inbox” cũng tương tự. Bạn chọn vào một email bất kỳ (từ một người gửi cụ thể) trong phần “Focused”. Sau đó, chọn vào mục "Move to" → chọn "Always move to Other Inbox". Khi đó, những email về sau từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị tại mục “Other”.
3. Tính năng lên lịch gửi email
Quay trở lại với Outlook, để sử dụng tính năng lên lịch gửi email trong Outlook cũng rất đơn giản. Sau khi đã soạn thảo xong email của mình, bạn bấm vào biểu tượng mũi tên bên cạnh mục "Send" → chọn "Send later". Cuối cùng, bạn chỉ cần định ngày và giờ mà mình muốn gửi.
4. Sử dụng các phím tắt
Bạn muốn tiết kiệm thời gian khi sử dụng Outlook? Tại sao không sử dụng một số phím tắt thay vì phải kéo chuột và nhấp chọn? Cũng giống như Word, Excel hay PowerPoint, Outlook trên nền tảng web có một số phím tắt cho những chức năng mà người dùng hay sử dụng. Với những phím tắt này, bạn sẽ có thể tiết kiệm thời gian và có thể hoàn thành thêm một số công việc khác trong ngày.
Một số phím tắt thông dụng thường được nhiều người sử dụng:
N: Tạo thư hoặc sự kiện lịch mới
Ctrl + R hoặc R: Trả lời thư email
Ctrl + Enter: Gửi thư email
Ctrl + B: Áp dụng định dạng in đậm cho văn bản
Ctrl + I: Áp dụng định dạng nghiên cho văn bản
Ctrl + U: Gạch chân văn bản
Shift + Delete: Xóa vĩnh viễn thư hoặc mục được chọn
5. Tính năng chuyển đổi ngôn ngữ
Đây chắc chắn là tính năng dành cho những ai không quá rành tiếng Anh. Để có thể chuyển đổi toàn bộ giao diện của Outlook sang tiếng Việt hay các ngôn ngữ khác, bạn truy cập vào biểu tượng bánh răng cài đặt (Settings). Trên thanh tìm kiếm, bạn gõ "Language" và sau đó chọn vào "Language and region (Ngôn ngữ và vùng)". Cuối cùng, bạn chọn tiếng Việt hoặc ngôn ngữ mình muốn và bấm ” Save ” ở góc dưới bên phải.
6. Tính năng tìm kiếm (Search)
7. Tính năng tạo chữ ký
Việc tạo chữ ký mang đến cho email của bạn một dấu ấn cá nhân.
Để thiết lập chữ ký trong email, hãy chuyển đến menu cài đặt, gõ "Chữ ký" trong thanh Tìm kiếm (Search). Sau đó, bạn chọn vào mục ” Chữ ký email ” và từ đây bạn có thể tạo chữ ký để tự động thêm vào email của mình. Bạn có thể chọn đưa chữ ký vào các email mới hoặc các email mà bạn chuyển tiếp hoặc trả lời.
8. Tính năng tự động gửi thư phản hồi (Automatic replies)
Cuối cùng trong danh sách thủ thuật hôm nay là tính năng tự động gửi thư phản hồi. Để sử dụng chức năng này, bạn vào Cài đặt, gõ "Trả lời" trên thanh tìm kiếm, rồi bấm vào mục "Trả lời tự động". Tại giao diện ” Trả lời tự động“, bạn bật tính năng này lên tại mục ” Automatic replies on “.
Bạn cũng có thể thiết lập để Outlook tự động gửi email phản hồi trong khoảng thời gian nhất định với nội dung do bạn soạn sẵn và bấm Lưu.
Ngoài ra, còn có 3 mục mà chúng ta cần chú ý đó là:
Block my calendar for this period: Chặn tính năng lịch trong khoảng thời gian nhất định.
Automatically decline new invitations for events that occur during this period: Tự động từ chối những lời mời sự kiện trong khoảng thời gian nhất định.
Decline and cancel my meetings during this period: Từ chối các cuộc họp trong khoảng thời gian nhất định.