Tổng Hợp Thủ Thuật Hay Trong Word
Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong MS Word. Tuy nhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu với nó. Điều này về lâu dài sẽ có những tác động rất xấu đến mắt và sức khỏe của bạn. MS Word có một cách giúp bạn tránh được sự tác động của nền sáng trắng này khi làm việc. Đó là thay đổi màu nền và màu chữ mặc định từ nền trắng chữ đen thành nền xanh chữ trắng.
Bạn có thể làm như sau: vào Tools/Options…, chọn thẻ General trong hộp thoại xuất hiện và đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK. Với cách này, màn hình soạn thảo sẽ trở nên rất dễ chịu mà vẫn đảm bảo tốt sự tương phản cần thiết giữa nền và chữ.
Lưu ý: văn bản khi in vẫn giữ nguyên dạng nền trắng chữ đen.
– Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”…
Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là… tự nhiên.
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools/ Options… từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence andword spacing automatically và nhấn OK hai lần.
Khi tạo một file văn bản bằng MS-Word hoặc file bảng tính bằng MS-Excel, chúng ta có thể bảo mật bằng cách thiết lập mật khẩu. Sau một thời gian, có thể bạn sẽ quên mật khẩu đã thiết lập, vậy phải làm thế nào ?
Trước khi xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) về máy.
Link download: Free Word and Excel password recovery
Sau khi cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau:
– Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan về chương trình và địa chỉ website.
– Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, chỉ đến vị trí của file word hoặc excel cần phục hồi mật khẩu (chú ý file word có phần mở rộng là .doc còn file excel có phần mở rộng là .xls, lựa chọn tại khung File of Style).
– Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khi chúng ta không có một danh sách mật khẩu từ trước (ứng dụng trong trường hợp trên). Trong đó:
+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi chọn là số từ 0-9 hoặc ký tự a-z (có thể là chữ hoa hoặc chữ thường) và những ký tự đặc biệt khác.
+ Khung From ( length) quy định số lượng ký tự có thể có trong mật khẩu. Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm. Mật khẩu ngắn, đơn giản thì FWEpr tìm càng nhanh và ngược lại.
Lúc này, đoạn text đã được “hoàn trả” dưới dạng một bức ảnh, và bạn có thể thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực hiện tất tần tật những thứ có thể làm với một tấm ảnh (ảnh).
Bạn thường soạn thảo văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đó. Thay vì vắt óc ngồi nhớ ra từ đồng nghĩa để “thay đổi không khí”, hãy dùng đến sự trợ giúp của MS Word. Có lẽ bạn chưa biết MS Word có “tàng trữ” từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha.
Như chúng ta đã biết, công dụng của phím Insert là bật tắt chế độ ghi đè trong Microsoft Word hay các chương trình xử lý văn bản tương tự, nhưng mấy khi bạn dùng tới nó. Tại sao bạn không vô hiệu hóa phím Insert luôn cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn có thể làm theo cách sau:
– Mở Word, vào menu Tools/Macro/Record New Macro.
– Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing.
– Nhấn nút Keyboard.
– Quay lại hộp thoại chính, một thanh công cụ Stop Recording sẽ xuất hiện. Bạn phải nhấn chọn Stop ngay lập tức.
Như vậy, bạn đã tạo một Macro có công dụng “không làm gì cả” cho phím Insert. Lần sau, khi bạn nhấn Insert, nó sẽ chẳng làm gì cả.
Nếu bạn nhấn phím Insert mà nó vẫn làm một điều gì đó, có nghĩa trong quá trình tạo Macro, bạn đã làm một thao tác thừa nào đó trước khi nhấn Stop. Bạn phải tạo lại Macro này và nhớ xóa Macro vừa tạo ra bằng cách vào Tools/Macro/Macros, chọn Macro vừa tạo và nhấn Delete
Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính toán trong văn bản của mình. Biết vậy nên MS Word được trang bị một công cụ để chiều lòng các “thượng đế”, đó là trường (field), dùng để tính cả ở trong bảng lẫn mọi nơi trên văn bản.
– Tính toán trong bảng: Khi bạn dùng lệnh Table/Formula tức là bạn đã chèn một trường tính toán. Trường tính toán bắt đầu bằng dấu bằng. Cách thức hoạt động của công thức (hoặc hàm) cũng như địa chỉ tham chiếu đến các ô trong bảng tương tự như trong Excel.
Nếu nhìn thấy công thức =SUM(LEFT) hoặc =SUM(ABOVE) cứ trơ như đá khi bạn sao chép hoặc thay đổi giá trị của các ô, bạn chớ vội tưởng công thức này chỉ có giá trị một lần và sao chép sang vị trí khác thì không dùng được.
Ví dụ về cách tính toán trong ms word
Bạn đang băn khoăn không biết phải soạn một lá thư mời họp (họp chi đoàn của lớp chẳng hạn) như thế nào mới đúng kiểu? Tại sao bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn một “thuật sĩ” để làm điều này.
Đầu tiên, vào File New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK. Hộp thoại Agenda Wizard xuất hiện, nhấn Next. Tại bước này, bạn chọn một trong ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn và nhấn Next.
Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục đầu tiên và nhấn Next.
– Nhấp chuột phải vào chữ Agenda ở góc trên cùng bên trái, chọn Edit Text và thay bằng chữ khác.
– Chọn dòng minutes ở khung kế bên và thay bằng thời gian bắt đầu cuộc họp.
– Ở phía dưới, chọn từng dòng và thay bằng đơn vị tổ chức cuộc họp, đại biểu, thư ký…
– Chọn dòng chữ Agenda topics và thay bằng chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ con số trong khung này.
– Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes bằng chữ Kính mời và gõ vào nội dung thư mời.
Bây giờ, bạn chỉ việc lưu lại và in ra là xong.
Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.
Nếu bạn làm việc trong môi trường không an toàn vì điện áp thì hiện tượng treo máy hoặc tự khởi động lại đột ngột là điều khó có thể tránh khỏi, để an toàn hơn cho công việc soạn thảo văn bản của mình bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” dữ liệu với cách thực hiện như sau:
b. Vào Insert/Reference/Index and Tables…
c. Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
Show levels: Số cấp độ Heading.
Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.
Bạn muốn nghe nhạc CD trong khi soạn thảo văn bản Word, điều này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong khi soạn thảo văn bản. Thật đơn giản với plug-ins CD. Plug-ins này sẽ tích hợp một CD player trên Word và hoạt động như một máy tăng tốc Word. Giúp cho quá trình xử lý văn bản của bạn ngoài tính chất khởi động nhanh chóng, còn thêm cả chức năng giải trí.
Hoạt động như một CD Player trên Word, plug-ins này hoàn toàn độc lập với các tính năng khác.
Sau khi cài đặt, ngoài tính năng thưởng thức âm nhạc ngay trên word, bạn còn được tặng thêm liều thuốc tăng tốc cho word. Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ. Tốc độ xử lý văn bản hầu như đều được cải thiện. Nếu với cấu hình máy yếu, bạn có thể nhờ plug-ins này trợ giúp sức trong khi khởi động word. Thật nhanh chóng và hoàn toàn thuận tiện.
Plug-ins này bạn có thể download tại địa chỉ: http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe
Một khó khăn thường gặp khi chỉnh sửa bảng tính trong Word đó là bạn không thể biết được kích thước chính xác của các ô và các dòng. Thường thì khi vẽ bảng, trên Ruler xuất hiện các ô vuông đánh dấu kích thước nhưng liệu những ô vuông này có đủ để bạn tính toán chính xác bề ngang của cột và chiều cao của hàng?
Nhưng bạn có cảm thấy bực mình khi cứ phải nhấn đi nhấn lại phím Ignore mỗi lần Word báo lỗi các acronym – từ được cấu tạo bằng những chữ đầu của một nhóm từ, ví dụ NATO, ASEAN – không?
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây. Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn:
Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.