Top 11 # Xem Nhiều Nhất Thủ Thuật Word Excel Mới Nhất 5/2023 # Top Like

Các thủ thuật xử lý bảng trong MS WORD và MS EXCEL

1. Tăng hiệu quả trình bày bằng cách xoay chữ theo chiều thẳng đứng Để tăng hiệu quả trình bày, Ms Word và MS Excel đều cho phép bạn xoay các dòng tiêu đề theo chiều thẳng đứng. Thực hiện như sau : MS WORD: bạn dùng chuột phủ chọn dòng tiêu đề muốn xoay thẳng đứng, nhắp phím phải chuột để hiện menu ngữ cảnh, sau đó chọn lệnh Text Direction … Cửa sổ Text Direction – Table Cell sẽ mở ra, bạn chọn hướng xoay của chữ trong phần Orientation sau đó nhắp nút OK để thấy kết quả vừa chọn.(Xem hình 1)

MS EXCEL: Bạn nhắp phím phải chuột vào ô muốn thay đổi chiều xoay của chữ, chọn lệnh Format Cells từ menu ngữ cảnh. Trong hộp thoại Format Cells, bạn chọn thẻ Alignment và chọn hướng xoay của chữ trong khung Orientation và điều rất lý thú là bạn có thể xoay chữ theo mọi góc bất kì bằng cách kéo chuột trực tiếp trong khung Orientation. Còn nếu xoay chữ thật chính xác, bạn có thể gõ vào khung Degrees một giá trị cụ thể, có thể là dương hoặc âm. Nếu giá trị của góc xoay là dương, dòng chữ của bạn sẽ xoay lên. Nếu giá trị góc xoay là âm, dòng chữ của bạn sẽ xoay xuống . (Xem hình 2)

2. Tạo bảng trong bảng Trong Word, tại một ô nào đó của bảng đã tạo bạn vẫn có thể tạo tiếp một bảng khác theo kiểu “bảng lồng trong bảng”. Điều này giúp cho việc tạo bảng của bạn rất linh động và hình thức trình bày của bảng sẽ trở nên đa dạng hơn rất nhiều. Cách thực hiện như sau: Nhắp phím phải chuột tại ô bạn muốn chèn thêm bảng mới, chọn lệnh Insert Table … từ menu ngữ cảnh, sau đó bạn ấn định số cột và số dòng của bảng sắp chèn thêm vào. Sau khi nhắp tiếp nút OK để đóng hộp thoại, bạn đã thấy xuất hiện một bảng mới tại vị trí đã chọn. 3. Tự động lặp lại dòng tiêu đề của bảng Trong tài liệu soan thảo của bạn, khi các bảng biểu (table) có quá nhiều hàng trải dài qua nhiều trang sẽ làm cho người đọc rất khó theo dõi nội dung. Để khắc phục điều này, bạn nên lặp lại dòng tiêu đề của bảng vào đầu mỗi trang. Thông thường, nhiều người thường dùng cách làm thủ công là dùng lệnh COPY/PASTE để tái lập các dòng tiêu đề này nơi đầu trang mới. Thật ra bạn không cần phải tốn công như vậy bởi Ms Word và MS Excel đều trợ giúp bạn công việc này một cách hoàn toàn tự động. Cách thực hiện như sau: MS WORD: bạn quét chọn ( bôi đen ) dòng tiêu đề muốn lặp lại ở các trang sau. Nhắp phím phải chuột và chọn lệnh Table Properties từ menu ngữ cảnh. Trong cửa sổ vừa mở, bạn chọn thẻ Row, sau đó đánh dấu chọn vào ô ” Repeat as header row at the top of each page” . Nhắp nút OK để đóng hộp thoại lại. Bây giờ , mỗi khi sang trang kế tiếp, bảng biểu của bạn sẽ luôn có dòng tiêu đề ở đầu trang. (Xem hình 3)

Cách phục hồi lại file Excel 2016 khi chưa kịp save:

Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Kéo màn hình xuống cuối và bấm chọn Recover Unsaved Workbooks

Bước 3: Các file tự động được lưu ở mục này.

Cách 2: Lấy lại file Excel từ OneDrive:

Cách thực hiện này chỉ có thể áp dụng khi bạn đồng bộ hoặc sao lưu tài liệu trong máy tính bằng OneDrive.

Truy cập vào Bước 1: onedrive.live.com

Bước 2: Tìm file tài liệu bạn đã xóa mà muốn khôi phục lại, nhấp chuột phải, sau đó chọn Version history.

Tìm đến file tài liệu bạn cần khôi phục, nhấp chuột phải lên nó, chọn Version history.

Bước 3: Lúc này bạn sẽ thấy danh sách những thư mục mà OneDrive đã lưu trữ. Bạn có thể xem lại từng mục rồi chọn đúng thư mục cần khôi phục để ghi đè lên phiên bản hiện tại hoặc bám tải xuống bản sao.

Phục hồi lại File Word, Excel 2010 chưa kịp save:

Trong Microsoft đã trang bị cho cho người dùng tính năng cho bộ sản phẩm office văn phòng. Giúp bạn khôi phục lại những file chưa kịp lưu. Để sử dụng tính năng này bạn cần thực hiện theo đúng quy trình sau:

Sử dụng AutoSave và AutoRecover cho Microsoft và phải đang kích hoạt.

Mở ứng dụng Office.

Chọn Tab File.

Chọn Recent.

Để khôi phục Word 2010 bạn chọn Recover Unsaved Documents, khôi phục Excel 2010 chọn Recover Unsaved Workbooks, với PowerPoint 2010 là Recover Unsaved Presentations

Khi phục hồi file Word, Excel bằng tính năng này, những thư mục lưu trữ các bản nháp. Phần Draft văn bản sẽ được hiển thị. Người dùng tìm đến File cần sử dụng và chọn open, khi đã tìm được file dữ liệu cần khôi phục thì chọn Save As vào thư mục bạn muốn lưu trên máy tính.

Thư mục lưu trữ file nháp có thể lưu trữ ở những địa chỉ khác nhau, tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, người dùng không nên thay đổi đường dẫn lưu File nhá này của office, các file sẽ được lưu trữ 4 ngày từ thời gian tạo file.

Phục hồi file Word, Excel 2016 chưa được lưu trong vài giây:

Nếu bạn từng gặp trường hợp thoát khỏi file nhưng chưa kịp lưu thì giờ đây bạn không còn phải khó chịu về tình trạng này nữa. Bạn có thể khôi phục lại nhanh chóng với những chia sẻ sau.

Khi bạn đang thực hiện đánh máy một file Word, Excel vô tình bạn bấm vào đấu đóng lại file. Lúc này sẽ có một cửa sổ hiện lên hỏi bạn có muốn lưu file không? Nếu không đọc nhanh bạn sẽ chọn Don’t save. Thật tệ phải không?

Sử dụng nhấp đúp vào file cần mở. Ở dưới Ribbon. Bạn sẽ thấy xuất hiện dòng chữ This is a recovered file that is temporarily stored on your computer, bấm vào Save As và lưu lại file này, chọn Save.

Tuy nhiên, trường hợp không thể phục hồi file Word, Excel và gặp sự cố khi mở lại file, có thể các file này đã bị hỏng. Lúc này bạn thao tác nhấp vào file danh sách và nhấp tiếp vào mũi tên drop-down bên cạnh open, bạn chọn tiếp Open and Repair để khắc phục sự cố.

Khôi phục tài liệu chưa kịp lưu trong Microsoft Office 2019

Việc đầu tiên bạn cần làm là mở Microsoft Office mà bạn đang sử dụng. Lúc này bạn sẽ thấy bảng điều khiển Microsoft Office Document Recovery. Bảng điều khiển này sẽ liệt kê những file chưa được save trước khi xảy ra những sự cố hệ thống.

Bạn chọn file muốn khôi phục từ danh sách và lưu lại trên máy tính của bạn.

Khôi phục file trong Microsoft Office 2019 thủ công

Bên cạnh cách làm trên thì để khôi phục tài liệu trong Microsoft Office 2019 thủ công thì chúng tôi còn giúp bạn khôi phục nhanh bằng thủ công như sau:

Tiếp nối bài viết các thủ thuật trong Excel trước đó. Hôm nay mình sẽ điểm ra một số phím tắt trong Excel mà các bạn nên áp dụng trong công việc. Vậy phím tắt lọc dữ liệu trong Excel như thế nào

Phím tắt lọc dữ liệu trong Excel

Ctrl + Shift + L

Đây là một cách cực kỳ nhanh chóng giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, mình sẽ chỉ cho các bạn phím tắt để lọc dữ liệu sau khi đã filter.

Alt + “trỏ xuống”: phím tắt này được dùng khi bạn đã tạo filter cho dòng được lọc. Sau đó bạn có thể di chuyển nút trỏ xuống để lựa chọn vùng để lọc dữ liệu.

Space : nút này được kết hợp với phím tắt phía trên để chọn dữ liệu lọc theo mong muốn.

Cách sắp xếp số thứ tự trong Excel

Ngoài các phím tắt ra thì việc tạo thêm 1 cột và sắp xếp số thứ tự trong Excel cũng thường xuyên phải làm.

Trước tiên, bạn dùng phím tắt Ctrl + Shift + L để tạo bộ lọc của vùng dữ liệu, sau đó dùng phím Alt + “trỏ xuống”, tiếp đến ấn phím “trỏ xuống”, và Space để chọn sort A to Z.

Vậy là bạn có thể sắp xếp số thứ tự trong Excel thông qua việc kết hợp phím tắt trên.

Ngoài ra, còn 1 cách khác để tạo số thứ tự từ 1 đến N (N là số mà bạn mong muốn) như sau:

Bước 1: dòng đầu tiên của cột STT bạn gõ 1

Bước 2: Ctrl + Shift + “trỏ xuống” – để chọn vùng mà bạn sẽ tạo số thứ tự trong file

Bước 3: Alt + H + F + I + S + Tab + nhập số N mà bạn muốn

Vậy là hoàn thành thao tác sắp xếp số thứ tự từ 1 đến N.

Cách chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel và ngược lại

Như trong bài chia sẻ trước đó của mình về các thủ thuật trong Excel, mình có giới thiệu đến các bạn tính năng của Paste Special. Vậy để chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel các bạn vui lòng làm theo các bước sau:

Bước 1: Ctrl + C: Sao chép bảng cần xoay và chọn vùng để dán dữ liệu vừa mới sao chép.

Bước 2: Alt + E + S: kích hoạt chức năng Paste Special trong Excel

Bước 3: E + Enter : tính năng transpose của Paste Special, giúp bạn chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang hoặc ngược lại.

Lưu ý: trước khi sử dụng tính năng paste special trong Excel, bạn vui lòng sử dụng phím tắt Ctrl + Shift để chuyển đổi unikey từ tiếng việt sang tiếng anh. Sau khi copy, dán dữ liệu thành công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt này để chuyển từ tiếng anh sang tiếng việt nhanh chóng.

Cách copy công thức xuống dòng dưới hàng loạt

Ctrl + D: Để copy công thức xuống dưới dòng hàng loạt trong khi file đang filter hoặc không bạn có thể dùng phím tắt sau

Ctrl + R: phím tắt này dùng để copy công thức theo chiều ngang hàng loạt.

Phím tắt hàm sum trong Excel

Thay vì gõ hàm Sum trong Excel, bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Alt + “+” để tạo ra hàm subtotal hay sum cho cột mà bạn muốn tính tổng.

Phím tắt chuyển sheet trong Excel

Ctrl + PgDn (pagedown): dùng để tịnh tiến, di chuyển qua sheet bên phải

Ctrl + PgUp (pageup): dùng để di chuyển qua sheet bên trái

Phím tắt tạo folder mới

Bên cạnh chia sẻ các phím tắt sử dụng trong Excel, mình cũng chia sẻ cho các bạn phím tắt tạo folder mới bằng cách ấn tổ hợp phím

Ctrl + Shift + N

Nếu bạn có nhu cầu học về kỹ năng Excel nâng cao, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các khóa học phù hợp với trình độ và định hướng nghề nghiệp của các bạn.

Bạn sẽ dễ dàng di chuyển đoạn văn bản trong Word bằng bàn phím, bổ sung bộ điền từ tự động hay chỉ đơn giản là gỡ bỏ siêu liên kết trong nội dung cắt dán.

Điền từ ngẫu nhiên

Bạn muốn điền kín vài đoạn văn bản vào một tài liệu Word. Rất đơn giản, trong MS Word 2003 và cả MS Word 2007, bạn điền dòng “=random()” vào văn bản. Ngay lập tức, bạn sẽ nhìn thấy 3 đoạn văn bản có nội dung như “The quick brown fox…..” (với Word 2003) hay 3 đoạn văn bản với nội dung bất kỳ (với Word 2007). Riêng với Word 2007, bạn bổ sung thêm dòng “=lorem()”.

Bạn có thể lặp lại nhiều lần các dòng lệnh trên để có đủ số lượng văn bản “vô nghĩa” mong muốn.

Nếu đã thực hiện các thao tác trên nhưng tính văn điền văn bản tự động vẫn chưa hoạt động thì bạn phải thực hiện vài chỉnh sửa với cài đặt Word đồng thời kích hoạt 1 tùy chọn. Trong MS Word 2007, bạn làm như sau:

1. Nhấn nút Office, sau đó nhấn Word Options.Proofing.AutoCorrect Options.<

2. Đánh dấu chọn mục Replace text as you type.

Gỡ bỏ siêu liên kết

Bạn thường chép các đoạn văn bản, hình ảnh, nội dung email hay các nội dung online khác xuống tài liệu Word; tuy nhiên bên cạnh thông tin cần thiết, bạn cảm thấy phiền toán bởi các liên kết đến trang web hay địa chỉ email.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn nhấn phải chuột lên từng khoản mục, sau đó chọn Remove Hyperlink từ trình đơn ngữ cảnh. Tuy nhiên, sẽ mất thời gian nếu có nhiều khoản mục cần làm sạch liên kết.

Theo: pcworld

Vũ Ngọc Vinh @ 10:30 17/04/2011 Số lượt xem: 249